Czy firmy zrezygnują z drukowania

opublikowano: 12-05-2021, 20:00

Praca zdalna zwiększyła popyt na kompaktowe drukarki. Mimo to firmy nie powinny odstawiać do lamusa starych dobrych urządzeń wielofunkcyjnych.

Z tekstu dowiesz się:

  • co stanowi o wyższości kartki papieru nad ekranem laptopa,
  • dlaczego urządzenia MFP mogą być dobre także dla małej firmy,
  • w jakich branżach mimo powszechnej digitalizacji pozycja druku jest silna.

Zdalna praca wreszcie wyeliminuje papier? Nie tak prędko – twierdzi Michał Czeredys, prezes spółki Arcus. Przypomina pierwszy okres pandemii, nadspodziewanie korzystny dla dostawców drukarek – mniejsze zapotrzebowania na biznesowe modele przykrył duży popyt na produkty domowe. Według danych agencji badawczej Context w maju ubiegłego roku sprzedaż urządzeń drukujących zwiększyła się w Polsce o 40 proc., głównie za sprawą zakupów konsumenckich.

Mamy do czynienia ze swoistą konsumeryzacją druku, co oznacza, że sprzęt zaprojektowany pod kątem prywatnych użytkowników służy także do celów służbowych – mówi Michał Czeredys.

Z kolei Aleksandra Knecht, psycholog biznesu, podkreśla, że im dojrzalsi wiekiem są pracownicy, tym bardziej lubią dokumenty tradycyjne. Igreki czytają raporty na monitorze laptopa lub telefonu, a iksy wolą staromodny papier – zaznacza. Według nauki ten konserwatyzm wychodzi im na dobre.

– Oto dlaczego analogowa dokumentacja mimo powszechnej cyfryzacji kwitnie: bez względu na metrykę lepiej zapamiętujemy i przetwarzamy treści ze zwykłej kartki, broszury czy książki niż te na nośnikach cyfrowych – informuje specjalistka.

To samo, ale inaczej:
To samo, ale inaczej:
Firmy nie rezygnują z papieru, co nie znaczy, że obieg dokumentów może się oprzeć cyfrowym innowacjom – mówi Michał Czeredys, prezes spółki Arcus
Marek Wiśniewski

Wróćmy do konsumeryzacji druku: zjawisko to ułatwia działanie na odległość, ale nie jest wolne od wad.

Outsourcing dla małych i średnich

Pracownicy często wybierają drukarki za kilkaset złotych, tymczasem urządzenia tanie w zakupie są drogie w eksploatacji. Cena to tylko 10-20 proc. kosztów użytkowania w całym cyklu życia produktu. Pozostałe 80 proc. to wydatki na materiały eksploatacyjne, przeglądy, naprawy, energię elektryczną.

Budżetowy sprzęt charakteryzuje się niższą jakością, ergonomicznością i trwałością. Częściej się psuje niż urządzenia specjalistyczne, przez co nierzadko dochodzi do przerw w pracy – zwraca uwagę Michał Czeredys.

Kolejny problem z ekonomicznymi drukarkami polega na tym, że brakuje im wielu funkcji, które mają tzw. kombajny – duże, wysokowydajne produkty wielofunkcyjne (ang. multi function product – MFP). Chodzi np. o automatyczny druk dwustronny, monitorowanie kosztów i automatyzację przepływu dokumentów elektronicznych.

– Sprzęt pozbawiony tych funkcji przekłada się na mniejszą produktywność firmy i większe koszty działania przedsiębiorstwa – uważa przedstawiciel Arcusa.

Wyższość papieru nad ekranem

Czytanie jest związane z bodźcami zmysłowymi w dużo większym stopniu niż myślimy. Należałoby to brać pod uwagę, sięgając po lekturę na nośnikach elektronicznych. Najlepiej byłoby zachować to, co najwartościowsze, ze starych form, ale wiedzieć też, kiedy lepiej sprawdzają się nowe.

Maryanne Wolf
specjalistka w dziedzinie kognitywistyki z Tufts University (USA)

Do marca 2020 r. urządzenia MFP były standardem, ale po wyludnieniu się biur używamy ich mniej intensywnie. Czy są już niepotrzebne? Michał Czeredys odpowiada, że sprzęt ten wróci do łask, gdy po zniesieniu obostrzeń sanitarnych siedziby przedsiębiorstw ponownie ożyją. Stawką są oszczędności.

– Choćby poszczególne osoby drukowały mało, łączna liczba wydruków może być ogromna. Dlatego pogłoski o eliminacji urządzeń MFP są mocno przesadzone. Przez lata wspomagały one zarządzanie drukiem pod względem miesięcznego obciążenia rozłożonego na liczny zespół i nic się w tej dziedzinie nie zmieni – zapewnia Michał Czeredys.

Jego optymizm sięga dalej: boom na maszyny wielofunkcyjne ogarnie także małe i średnie przedsiębiorstwa.

– Segment MFP jest kojarzony z dużymi przedsiębiorstwami. To błąd. Zintegrowanie w jednej obudowie drukarki, skanera, faksu i kopiarki doceniają firmy o mniejszej powierzchni biurowej. Maszyny te są szybsze, łatwiejsze w obsłudze i lepiej skomunikowane niż małe urządzenia jednofunkcyjne. Dlatego inwestują w nie przedsiębiorstwa, których nie stać na rozbudowane działy IT – argumentuje menedżer.

No dobrze – ale czy wymęczone kryzysem mniejsze firmy stać jeszcze na jednostki MFP i w ogóle drukarki z górnej półki? Przemawia za tym moda na współdzielenie (podejście „używać zamiast kupować“).

– Po co inwestować we własny sprzęt, skoro można go dzierżawić? Klienci korzystają z technologii, do których wcześniej miały dostęp głównie korporacje. Wynajmując sprzęt, zapewniamy im również materiały eksploatacyjne i serwis, a nawet konsulting – podkreśla Michał Czeredys.

Zakres takich usług jest dużo większy: outsourcerzy biorą na swoje barki wszystkie zadania związane z instalacją maszyn, ich serwis i naprawy. Użytkownik może całą energię skierować na swój biznes, powierzając technologie profesjonalistom.

Sprzęt wielofunkcyjny sprawdza się również w warunkach reżimu sanitarnego, bo oferuje contactless printing – możliwość drukowania dokumentów bez dotykania panelu urządzenia.

– Przykładem są zaawansowane technologicznie urządzenia Kyocera, które pozwalają wyjść naprzeciw potrzebom związanym z bezpieczeństwem i higieną. Wystarczy, że zatrudniony podejdzie do urządzenia i dokona identyfikacji za pomocą karty zbliżeniowej, a wszystkie zadania, które wcześniej zlecił drukarce za pośrednictwem komputera lub smartfona, zostaną automatycznie wykonane – chwali Michał Czeredys.

Zarządzanie drukiem się opłaca
73proc.

Tyle firm uważa przewidywalność kosztów za jedną z głównych korzyści biznesowych związanych z zarządzaniem usługami druku. 70 proc. wymienia ograniczenie wydatków na drukowanie, a 75 proc. poprawę jakości tego procesu – wynika z badania HP Polska.

Daj pracownikowi wybór

Zakładając, że zmiany stylu pracy będą trwałe, a tryb hybrydowy stanie się normą, będziemy potrzebowali nowych narzędzi.

– Rozwiązania stacjonarne będą przenikać się z mobilnymi, wirtualne z analogowymi i prywatne ze służbowymi. Dotyczy to nie tylko druku, ale całej sfery IT – przewiduje Paweł Stapf, dyrektor ds. informatyzacji i zarządzania projektami technologicznymi w spółce Kogeneracja Zachód.

Natomiast dla Aleksandry Knecht jest ważne, by przy reorganizacji środowiska pracy przedsiębiorcy, menedżerowie i HR-owcy badali potrzeby pracowników.

– Przejawem budowania marki pracodawcy może być zaoferowanie ludziom najróżniejszych narzędzi i metod. Niech każdy używa tych, które najlepiej pasują do jego obowiązków i osobowości – zaznacza psycholog biznesu.

Jedno jest pewne: hasło „firma bez papieru” wszystkim się podoba, ale w praktyce niewielu z nas chce całkowicie zrezygnować z druku – pandemia tego nie zmieniła. W dającej się przewidzieć przyszłości będziemy więc korzystać równolegle z cyfrowego i papierowego obiegu dokumentów. Ta dwutorowość to coś więcej niż ukłon w stronę tradycjonalistów. To zrozumienie, że psu na buty zmiana, która odbywa się wbrew woli pracownika.

Gdzie papier trzyma się mocno

Jedną z branż, które doceniają druk, jest handel detaliczny. Wystarczy spojrzeć na obsługę sklepów wielkopowierzchniowych i małych placówek franczyzowych, która z pomocą mobilnych urządzeń tworzy etykiety regałowe, naklejki z kodem kreskowym oraz oznaczenia cenowe i informacje o promocjach.

  • Etykietowanie wspomaga sklepy m.in. w przestrzeganiu przepisów, które dotyczą bezpieczeństwa żywności. Używanie przejrzystych etykiet przy oznaczeniu artykułów spożywczych jest ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej, a niektóre z naszych przenośnych drukarek pomagają wyróżnić i oznaczyć alergeny, składniki oraz terminy ważności – wyjaśnia Tomasz Boroński, menedżer ds. rozwoju biznesu w spółce Brother.

Marketing to kolejna branża, w której perspektywy dla papieru i druku są obiecujące. Mimo że w ostatnich dwóch latach aż 95 proc. firm przesunęło wydatki do kanału online, jedna trzecia komunikacji biznesowej w dalszym ciągu odbywa się offline. Z przygotowanej przez Canona analizy „Insight Report” wynika, że dla 30 proc. nabywców usług komunikacyjnych druk pozostanie ważny lub będzie zyskiwał znaczenie w następnych latach. Tak uważają głównie przedstawiciele hotelarstwa, retailu i sektora użyteczności publicznej.

Od papieru uzależnieni są także polscy wydawcy książek. Wynika to z preferencji Kowalskich. Najnowsze badanie Biblioteki Narodowej pokazuje, że z e-booków korzysta tylko 5 proc. czytelników.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Polecane