Dotacje UE Dofinansowane projekty podlegają kontroli
Urzędnicy mogą przez lata sprawdzać, co firma zrobiła z dofinansowaniem. Trzeba się liczyć z kontrolą.
Jaki związek ma data rozgrywek EURO z kończonymi inwestycjami dotowanymi przez Unię Europejską? Taki, że gdy cała Polska będzie kibicowała piłkarzom, do firm odbierających dziś dofinansowanie może zastukać urzędnik i spytać o wsparty projekt.
Instytucje przyznające dotacje mogą przepro-wadzić taką kontrolę w ciągu pięciu lat. Lepiej więc skrupulatnie wypełniać warunki umowy, a po otrzymaniu pieniędzy pilnować dokumentacji i założeń inwestycji. W skrajnym przypadku zamiast emocjonować się mistrzostwami, będziemy musieli zwracać dotację.
Kontrola za kontrolą
Nic za darmo — przyjmując od Unii pieniądze, przedsiębiorca zobowiązuje się, że za określoną kwotę zrealizuje inwestycję. Dzięki temu jego firma ma się stać bardziej wydajna, zatrudniać więcej osób, poprawić warunki BHP. Gwarantuje też, że przedsięwzięcie będzie rzetelnie dokumentował i opatrzy kupiony sprzęt stosowną tabliczką.
Instytucji, które mogą sprawdzić realizację zobowiązań, jest wiele, m.in. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Komisja Europejska, Ministerstwo Gospodarki, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości czy regionalna instytucja finansująca. Różne są też rodzaje kontroli. Pierwszy to kontrola dokumentów — przechodzi ją każdy, kto składa sprawozdanie z realizacji inwestycji i wniosek o płatność. Drugi to kontrola na miejscu — urzędnicy sprawdzają, czy to, co jest w dokumentach, odpowiada stanowi faktycznemu.
— Może być to kontrola doraźna, często inspirowana donosem, a wtedy jest niezapowiedziana, lub wynikać z rocznego planu kontroli — tłumaczy Marzena Chmielewska z PKPP Lewiatan.
Trzeci rodzaj to wizyty monitorujące po zakończeniu projektu. Sprawdza się przede wszystkim, czy cel inwestycji nie został zmieniony oraz czy przedsiębiorca właściwie archiwizuje dokumentację.
Oddaj, gagatku
Warto także pamiętać, że urzędy skarbowe i urzędy kontroli skarbowej mogą sprawdzić, jak wykorzystaliśmy dotację i jak rozliczyliśmy realizację projektu od strony podatkowej.
— Szczególne zainteresowanie inspektorów może budzić rozpoznanie jako kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z ubieganiem się o wsparcie — np. kosztów doradztwa, ekspertyz. Mogą też sprawdzić, czy właściwie potraktowaliśmy odpisy amortyzacyjne od środków trwałych sfinansowanych dotacją, bo w zakresie tej części inwestycji, która została pokryta wsparciem, przedsiębiorca nie ma prawa do rozpoznania kosztu —przestrzega Hanna Filipczyk, manedżer z Accreo Taxand.
Jakie kary grożą w razie nieprawidłowości?
— Zależą one od skali uchybień. Może to być zarówno zalecenie dokonania zmian, np. uporządkowanie archiwum, jak i rozwiązanie umowy oraz konieczność zwrotu dotacji z odsetkami, jeśli np. przedsiębiorca inaczej zrealizował inwestycję lub odmówił poddania się kontroli — twierdzi Marzena Chmielewska.
Jak więc ustrzec się problemów?
— Dobrze jest na początku określić procedury dotyczące archiwizowania dokumentów, monitorowania wskaźników i ich dokumentowania oraz konsekwentnie je stosować. Ważne jest także przekazywanie pełnej i wiarygodnej informacji o projekcie w sprawozdaniach. Jeśli mamy problem, np. opóźnienie niewynikające z naszych zaniedbań, warto o tym informować opiekuna projektu i wspólnie uzgadniać rozwiązania — uważa Marzena Chmielewska.
Gdzie się można rozłożyć
Najczęściej wykrywane nieprawidłowości przy rozliczaniu pieniędzy z Brukseli:
- ujemne różnice kursowe wliczone w koszty kwalifikowane
- sprawozdanie z realizacji projektu złożone po terminie
- uchybienia w procedurze uproszczonej
- brak wizualizacji
- błędy w ewidencji księgowej
- niezgodności w numerach rachunków bankowych
- koszty poniesione przed terminem realizacji projektu lub po nim
Urzędnicy patrzą na zgodność cyfr
Urzędnicy skontrolowali mój projekt raz — w tra-kcie jego rozliczania. Nie mieli zastrzeżeń. Kontrola skupia się na dokumentach, dotyczy w praktyce tylko kwestii formalnych związanych z wykonaniem projektu.
Kontroler, jak każdy prawdziwy urzędnik, zupełnie nie wgłębia się w meritum sprawy — nie sprawdza zasadności inwestycji, nie analizuje jej rezultatów. Interesuje go wyłącznie zgodność cyfr, które znajdują się na dokumentach. Dlatego ważne, aby wszystko pod tym względem zapięte było na ostatni guzik.
Jestem gotowy na kontrolę obecnie i będę gotów przez pięć lat od zakończenia inwestycji. Kupiona maszyna pracuje, dokumentację mam, firma się rozwija.
Przemysław Jastrzębski
prezes firmy Viki Family, która otrzymała 280 tys. zł unijnego dofinansowania