Budowa portalu to nie tylko stworzenie systemu informatycznego. Ważniejsze okazuje się przekonanie do nowego narzędzia pracowników.
Przyjęcie koncepcji budowy portalu korporacyjnego w firmie oznacza przejście do fazy jej praktycznej realizacji. Ta powinna być prowadzona równocześnie w dwóch obszarach. W pierwszym pracownicy działów technicznych mają za zadanie stworzenie sprawnego systemu informatycznego. W drugim — zarząd firmy i twórcy portalu powinni prowadzić akcję promocyjną, mającą na celu przekonanie do nowego narzędzia pracy przyszłych użytkowników.
Prace techniczne...
Przed rozpoczęciem budowy systemu informatycznego portalu w firmie należy przeprowadzić dokładne rozeznanie w infrastrukturze sprzętowej oraz aplikacyjnej.
— Niewiele przedsiębiorstw ma zunifikowaną platformę sprzętową i aplikacyjną. Z reguły są one bardzo zróżnicowane — wyjaśnia Krzysztof Gawroński, konsultant ds. portali korporacyjnych w Sun Microsystems Poland.
Jednak ich różnorodność nie jest problemem — integracja z systemem portalu nie powinna stwarzać większych trudności. Kłopoty mogą pojawić się przy aplikacjach specyficznych, tworzonych na zamówienie i dostosowanych do indywidualnych potrzeb firmy.
— W przypadku takich programów — np. starszych systemów kadrowo-płacowych — warto zastanowić się nad tym, czy ich ewentualna integracja z portalem jest opłacalna ekonomicznie i czy nie lepiej umieścić je poza jego strukturą — radzi Łukasz Sadalski, specjalista ds. sprzedaży oprogramowania portalowego w firmie IBM Polska.
Zdaniem Krzysztofa Gawrońskiego, ważnym etapem budowy portalu jest stworzenie centralnej bazy personalnej.
— Z reguły dane o pracownikach są umieszczane w wielu różnych aplikacjach. Stworzenie spójnej bazy danych z dokładnymi informacjami o użytkownikach portalu to kluczowa sprawa przy jego budowie. Bez niej portal korporacyjny nie będzie dobrze funkcjonować — podkreśla Krzysztof Gawroński.
...i organizacyjne
Warunkiem decydującym o sukcesie wdrożenia portalu, ważniejszym niż czynniki technologiczne, jest przekonanie do niego pracowników. Stworzenie nowego narzędzia, które nie będzie wykorzystywane, oznacza bowiem fiasko całego przedsięwzięcia.
— Pozyskanie zaufania przyszłych odbiorców portalu często okazuje się dużo większym problemem niż tworzenie samego środowiska informatycznego. Ludzie z natury nie lubią zmian, bo oznaczają one konieczność nauki nowych rozwiązań. Dlatego trzeba położyć szczególny nacisk już w początkowej fazie realizacji projektu wdrożeniowego na przekonanie i przygotowanie pracowników do pracy w nim — uważa Paweł Szczerba, dyrektor rozwoju rozwiązań portalowych w firmie Matrix.pl.
Twórcy portalu powinni także zdecydować, kto odpowiadał będzie za jego obsługę i redakcję po uruchomieniu. Czy stworzyć odrębną komórkę organizacyjną w firmie, czy też rozdzielić te kompetencje między poszczególne działy firmy? Opinie są podzielone...
— W firmie powinien zostać stworzony specjalny zespół do redakcji portalu. Powinien liczyć on maksymalnie do pięciu osób, a w jego skład, oprócz informatyków, powinni wejść także redaktorzy, zajmujący się aktualizowaniem treści oraz osoby, które zajmowałyby się badaniem i oceną użyteczności portalu wśród pracowników — uważa Krzysztof Gawroński.
Innego zdania jest Andrzej Wierzbowski, konsultant ds. portali korporacyjnych w firmie Bazy i Systemy Bankowe.
— Lepszym rozwiązaniem jest przeniesienie tego zadania do wszystkich działów firmy. Jeden pracownik z każdego działu odpowiada wtedy za aktualizowanie wiadomości w portalu związanych z jego komórką organiza- cyjną — uważa Andrzej Wierzbowski.