Dodatkowy urlop na naukę

Firma, która skieruje pracownika na szkolenie lub naukę, albo zgodzi się na jego udział w takich zajęciach, będzie musiała udzielić mu urlopu szkoleniowego. Właśnie weszła w życie ustawa z dnia 20 maja 2010 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. nr 105, poz. 655). Jeśli pracownik przystąpi do egzaminu zawodowego lub maturalnego, jego pracodawca udzieli mu sześć dni urlopu szkoleniowego. Z kolei 21 dni wolnego będzie przysługiwało podwładnemu na przygotowanie pracy dyplomowej i jej obronę.

Na pytania dotyczące nowego przepisu odpowiada Lidia Szczesna-Jędrych prowadzącą LSJ Kancelarię Prawną w Warszawie (www.lsj.com.pl), specjalizującą się w prawie pracy oraz w zagadnieniach prawa dot. nieruchomości

Pytanie: Jeśli postanowię wziąć udział w kilkudniowym szkoleniu, (który sama finansuję) to automatycznie otrzymuję na ten czas płatny urlop ?

Zgodnie z ustawą z dnia 20 maja 2010 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010, Nr 105, poz. 655) pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługuje urlop szkoleniowy. Nie oznacza to, że dzieje się to automatycznie bez jakiejkolwiek konsultacji z pracodawcą. Pracownik powinien złożyć do pracodawcy na piśmie stosowny wniosek, a pracodawca może się zgodzić lub nie na umożliwienie pracownikowi podnoszenie kwalifikacji zawodowych w ramach płatnego urlopu. Ustawodawca pozostawił ostateczną decyzyjność pracodawcy. Bez znaczenia dla udzielenie samego urlopu szkoleniowego jest to, kto finansuje szkolenie. Jeśli pracodawca wyrazi zgodę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, to konsekwentnie przepisy ustawy zmieniającej wskazują, że za dzień takiego urlopu szkoleniowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Wynagrodzenie przysługuje również za czas zwolnienia z pracy niezbędnego na dotarcie przez pracownika na zajęcia.


Pytanie: W jakiej formie ma być udzielona zgoda pracodawcy na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji ? Wystarczy ustna?

Ustawa nowelizująca Kodeks pracy z 20 maja 2010 roku wskazuje, że podnoszenie kwalifikacji następuje albo z inicjatywy pracodawcy, który kieruje pracownika na właściwe kursy czy szkolenia, albo za zgodą pracodawcy, który akceptuje decyzję pracownika o podjęciu dodatkowej edukacji. To stanowisko pracodawcy jest tutaj ważne. Pracodawca decyduje ostatecznie. Jeśli pracownik wystąpi o umożliwienie mu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, pracodawca może – oceniając zasadność takiego w kontekście interesów jego firmy – wyrazić zgodę na takie szkolenie lub też nie wyrazić takiej zgody. Ustawa nie wskazuje w jakiej formie powinna być udzielona zgoda pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji przez pracownika z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Dla celów dowodowych należy zachować formę pisemną. Forma ustna jest co do zasady też ważna, natomiast nie gwarantuje zarówno dla jednej jak i drugiej strony bezpieczeństwa na wypadek jakiegokolwiek sporu w tym zakresie.

Pytanie: Czy prawo to działa tylko wtedy, gdy pracodawca zawrze z pracownikiem umowę na piśmie? Jeśli tak, co w takiej umowie powinno się znaleźć ?

Umowa na piśmie pomiędzy pracownikiem i pracodawcą odnośnie szkolenia  co do zasady jest obowiązkowa, z jednym wyjątkiem. Ustawa wskazuje bowiem, że w przypadku gdy pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji, zawarcie takiej umowy jest wówczas fakultatywne. Brak pisemnej umowy nie pozbawia pracowników roszczeń wynikających z nowelizowanych przepisów ustawy kodeks pracy. Ustawa „działa” nawet w przypadku niezawarcia umowy w formie pisemnej, jeśli pracodawca zgodził się na podnoszenie kwalifikacji przez pracownika lub tez na takie szkolenie pracownika z własnej inicjatywy skierował. Umowa jest wymagana przepisami ustawy, ale jej brak nie wpłynie na konsekwencje wynikające ze znowelizowanej ustawy. Umowa służy uporządkowaniu kwestii związanych z wzajemnymi prawami i obowiązkami stron. Brak tej umowy nie wpływa na zakres regulacji określonych znowelizowaną ustawą.


Pytanie: Czy pracodawca jest zobowiązany do podpisania takiej umowy ? Kiedy nie jest ?

Pracodawca jest co do zasady zobowiązany w ustawie do zawarcia umowy. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, w której pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji. W takim przypadku, zawarcie umowy jest fakultatywne. W innych przypadkach jest obowiązek zawarcia umowy  z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe.


Pytanie: Jeśli firma wyraziła zgodę na piśmie, to czy będzie mogła odmówić udzielenia urlopu np. w sytuacji natłoku prac w przedsiębiorstwie? Kiedy może odmówić?

Ustawa zmieniająca kodeks pracy z 20 maja 2010 roku milczy w przedmiocie możliwości odwołania pracownika z urlopu szkoleniowego ze względu na wyjątkowe okoliczności po stronie pracodawcy, w sytuacji gdy uprzednio pracownik uzyskał zgodę na podnoszenie kwalifikacji. Udzielenie zgody na piśmie przez pracodawcę na kształcenie wiąże się z koniecznością respektowania uprawnień pracownika z tym związanych. Pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu na czas zajęć, choćby występował natłok prac.

Pytanie: Co dzieje się w przypadku, gdy pracownik w trakcie podnoszenia kwalifikacji lub po zakończeniu edukacji rozwiąże umowę o pracę? Czy musi zwrócić pieniądze za płatne urlopy? (zarówno w przypadku szkolenia na koszt firmy jak i na koszt własny).

Ustawa wskazuje na kilka przypadków związanych z obowiązkiem zwrotu przez pracownika kosztów poniesionych przez pracodawcę. Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe zwróci pracodawcy koszty w przypadku m.in. gdy rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, chyba że rozwiązał umowę o pracę z uwagi na działania mobbingowe ze strony pracodawcy (wtedy nie musi zwracać kosztów pracodawcy). Pracownik zwróci koszty pracodawcy również w przypadku, gdy rozwiązał z pracodawcą niezasadnie umowę z uwagi na rzekomy mobbing. Ustawa wskazuje również na obowiązek zwrotu kosztów w przypadku gdy to pracodawca rozwiąże z pracownikiem umowę z winy pracownika w trakcie podnoszenia kwalifikacji w okresie wskazanym z umowie „na szkolenie”, nie dłuższym niż 3 lata po zakończeniu zajęć. Obowiązek zwrotu kosztów przez pracownika istnieje też w sytuacji gdy pracownik nie podejmie podnoszenia kwalifikacji bez uzasadnionej przyczyny albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji. 
Odnośnie wysokości zwracanych kosztów należy stwierdzić, że pracownik zwraca koszty poniesione przez pracodawcę na cel związany z edukacją pracownik z tytułu tzw. „dodatkowych świadczeń”. Oznacza to, że wynagrodzenie za płatny urlop udzielony na szkolenie nie podlega zwrotowi. Zwrotowi podlegają natomiast koszty poniesione przez pracodawcę na szkolenie sensu stricte, czyli koszt zapłaty za edukację. Jest to bowiem „dodatkowe świadczenie”, które pracodawca dobrowolnie pracownikowi wyświadczył. Nie ma bowiem obowiązku w ustawie, aby pracodawca pokrywał koszty szkolenia. Jest to jedynie ukłon w stronę pracownika. Pracodawca ma jedynie obowiązek udzielenia płatnego urlopu szkoleniowego, o ile wyraził zgodę na to szkolenie.