Andrzej Zelek: Drukowanie długo pozostanie ogniwem niezastąpionym
ZMNIEJSZYĆ STRATY: Połowa kosztów to czas spędzany przez użytkowników na obsłudze sprzętu komputerowego, nie związanej z wykonywanymi zadaniami — szacuje Andrzej Zelek. fot. ARC
Zgodnie ze światową tendencją podnoszenia jakości pracy i produktu przy równoczesnej minimalizacji nakładów, również w Polsce powszechne stało się dążenie do ograniczania wszelkiego rodzaju kosztów. Jak często jednak potrafimy prawidłowo oszacować koszty administracyjne i biurowe? Przy próbach wyceny produkowanej dokumentacji jednym z istotnych elementów okazuje się koszt wydruku. Wbrew pozorom — nie są to tylko wydatki na zakup drukarki, toneru i papieru.
ELEKTRONICZNE formy przedstawiania i przekazywania informacji nie wyprą całkowicie potrzeby drukowania. Statystyka dowodzi, że liczba stron corocznie wzrasta. Zwłaszcza rosnąca liczba informacji w sieciach oznacza więcej okazji do drukowania ich na papierze. Nie ma wątpliwości — drukowanie będzie jeszcze długo odgrywało kluczową rolę i każdy odpowiedzialny za koszty firmy powinien zastanowić się nad właściwym wyborem rozwiązań drukujących.
ILE DRUKOWANIE naprawdę kosztuje? Obliczając to bierzemy zwykle pod uwagę cenę zakupu drukarki, wykorzystanie toneru, a także konserwację oraz koszty gwarancji i serwisu. Mniej zwracamy uwagę na stopień trudności obsługi, możliwość zarządzania wieloma drukarkami z jednego miejsca, potrzebę inwentaryzacji zainstalowanych opcji oraz funkcje pozwalające na oszczędność papieru, m.in. poprzez wydruk obustronny lub drukowanie wielu stron na jednym arkuszu.
WIĘKSZOŚĆ interwencji wewnętrznego serwisu informatycznego firmy i do 30 proc. czasu pracy administratora dotyczy problemów związanych z drukowaniem. Szacuje się również, że połowa kosztów to czas spędzany przez użytkowników na obsłudze sprzętu komputerowego, nie związanej z wykonywanymi zadaniami. W ten oto sposób, serwis, modernizacje i inne ukryte koszty szybko przekraczają pierwotną cenę zakupu drukarki! Do tego dochodzą koszty przestojów, odnalezienia „magika” umiejącego naprawić, ponownego uruchamiania, błędnego uruchamiania, wydruków do góry nogami itp. Nic zatem dziwnego, iż producenci drukarek coraz częściej wyposażają swoje wyroby w pełen wachlarz funkcji przyjaznych użytkownikowi, dzięki którym klienci rozwiązują sami większość problemów bez uciekania się do pomocy przeciążonego serwisu.
ZWYKŁA zmiana numeru telefonu przeważnie oznacza wyrzucenie zapasu dotychczasowego papieru firmowego. Można takich strat uniknąć, korzystając z formularzy elektronicznych lub pamięci błyskowej drukarek — na przykład Lexmark. Tworząc i przechowując elektroniczne wzory można wyeliminować koszty składowania formularzy i ponownego produkowania ich w drukarni. Łatwo można oszacować oszczędności, stwarzane przez możliwość elektronicznej produkcji i natychmiastowej modyfikacji wszelkich firmowych druków. Weźmy też pod uwagę druk wielobarwny. Dostęp do kolorowej drukarki sieciowej w sposób praktyczny, bezproblemowy i tani umożliwia np. tworzenie atrakcyjnych ofert i prezentacji przez wszystkich zainteresowanych pracowników.
OCZYWIŚCIE wyborowi odpowiednich drukarek musi towarzyszyć efektywne nimi zarządzanie. Nie chodzi tylko o oszczędność czasu administratorów i użytkowników sieci. Równie ważne jest, iż nowoczesne rozwiązania pozwalają ograniczyć ilość produkowanej makulatury i odpadów (w tym opakowań po tonerach, zużytych części itp.) oraz usprawnić pracę firmy. Analitycy potwierdzają, że poprzez skoordynowanie systemów informatycznych i wybór najlepszych dostawców oprogramowania i sprzętu można uzyskać znaczne oszczędności, a co za tym idzie — wymierną poprawę efektywności każdego przedsiębiorstwa.
Andrzej Zelek jest dyrektorem generalnym spółki PrintMark w Krakowie, przedstawiciela firmy Lexmark