E-mail nie zastąpi spotkań
Polacy nie lubią zebrań. Kojarzą je z nudą i monologami szefów. Często uważają je za stratę czasu. Jednak według fachowców, dobrze przeprowadzone spotkanie motywuje do pracy, pozwala pracownikom na podzielenie się własnymi pomysłami, dowartościowuje ich i ośmiela. Przy organizacji zebrania ważny jest cel, który chce się dzięki niemu osiągnąć.
Zebranie może mieć charakter czysto informacyjny. Może też służyć opracowaniu planu wyjścia z sytuacji kryzysowej.
— Niezależnie od celu spotkania prowadzący powinien odpowiednio się do niego przygotować i zaplanować jego przebieg — przekonuje Piotr Kociołek z firmy Beaver Consulting.
Ważne, kto prowadzi
W spotkaniach firmowych niemałą rolę odgrywa prowadzący. To on stymuluje dyskusję. Jeżeli zespół ma opracować nową strategię marketingową, moderator musi tak nim pokierować, aby wyciągnąć kwitesencję pomysłów.
— Nie wszyscy są jednakowo śmiali. Trzeba o tym pamiętać i dać szansę wypowiedzenia się nie tylko gadułom. Dobre pomysły rodzą się również w głowach mniej sprawnych werbalnie osób — twierdzi Joanna Pommersbach, kierownik w firmie szkoleniowej Yes-Consensus.
Metodologia prowadzenia zebrania często przesądza o osiągnięciu założonego celu.
— Techniki burzy mózgów, 3- -minutowe wypowiedzi każdego uczestnika muszą być pogrupowane tak, aby z natłoku pomysłów powstał jeden sensowny projekt — tłumaczy Joanna Milczanowska, dyrektor do spraw szkoleń w firmie Eskadra.
Jej zdaniem, pracownicy chcą przychodzić na zebrania, które organizowane są w sposób, który pozwala w najkrótszym czasie osiągnąć założony cel.
Krótko a treściwie
Według fachowców, w Polsce panuje swoista „zebraniomania”. Spotkania organizuje się z błachych powodów. Stąd frustracja pracowników, uważających częste „nasiadówki” za stratę czasu.
— W wielu firmach organizowane są cotygodniowe, wielogodzinne zebrania. Często są one jedynie okazją krasomówczych popisów dla kilku osób. Brak w nich konkretów. Często wymieniane są poglądy na sprawy zupełnie nie mające związku z firmą — dodaje Piotr Kociołek.
Zaznacza, że aby zorganizować zebranie, trzeba mieć ku temu powód. Zanim się je zorganizuje, trzeba się zastanowić, czy jest ono konieczne i czy jest to najlepsze rozwiązanie. W niektórych firmach konieczne jest codzienne poranne zebranie. Zdaniem Joanny Pommersbach, nie ma w tym nic złego, jeżeli jest ono zwięzłe i treściwe.
— W niektórych firmach co rano mają miejsce tzw. zebrania na stojąco. Dział zaraz po przybyciu do firmy zbiera się na kilkanaście minut i omawia, kto się czym w danym dniu zajmuje. Odbywa się to przed rozpoczęciem pracy, zanim pracownicy usiądą przy swoich biurkach — potwierdza Joanna Pommersbach.
E-mailem anonimowo
Istnieje zagrożenie, że funkcję informacyjną zebrania przejmie Intranet. Większość informacji pracownicy otrzymują za pośrednictwem poczty elektronicznej. Według fachowców z branży, zebrania są nadal potrzebne.
— E-mail ma szansę wyprzeć tradycyjne zebrania informacyjne. Jednak regularne spotkania zespołu mają również swoje znaczenie integracyjne. Pracownicy mają okazję się zobaczyć i porozmawiać — wyjaśnia Joanna Milczanowska.
— Nie wszystko da się załatwić za pośrednictwem Intranetu czy telefonu. Ważny jest kontakt osobisty. Spotykając się na zebraniach przestajemy być anonimowi — dodaje Piotr Kociołek.