E-teczki coraz bliżej

opublikowano: 10-09-2018, 22:00

Wraz z elektronizacją akt pracowniczych wejdzie w życie zasada, że pracodawca przelewa wynagrodzenie na konto.

Za kilka miesięcy działy HR będą mogły zlikwidować papierowe archiwa, a pozyskane dane przenieść do swoich systemów IT w formie elektronicznych teczek pracowników. Nowe prawo, które zacznie obowiązywać w przyszłym roku, oznacza dla pracodawców oszczędności — nie będzie im już potrzebna duża powierzchnia biurowa na przechowywanie takiej dokumentacji w formie papierowej. Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii szacuje, że dzięki digitalizacji akt osobowych, oraz innym innowacjom wprowadzanymprzez nowe przepisy, koszty w spółce, która zatrudnia np. ok. 500 pracowników, mogą zmniejszyć się nawet o ok. 200 tys. zł rocznie.

Wymierne korzyści prowadzenia teczek pracowniczych w systemach IT to nie tylko odzyskanie powierzchni przeznaczonych na przechowywanie dokumentacji, ale też np. eliminacja kosztów wynajmowania archiwów zewnętrznych. Co ważne, jednocześnie skrócony zostanie okres obowiązkowego archiwizowania akt przez pracodawców — z obecnych 50 lat do 10 (z wyjątkami), licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie czyjś stosunek pracy w danej firmie. Zgodnie z nowymi przepisami, również wynagrodzenia mają być wpłacane bezpośrednio na rachunki bankowe zatrudnionych. Jedynie na wniosek pracownika pieniądze będą wypłacane do rąk własnych.

Katarzyna Jaśniewicz, menedżer produktu Teta HR w Unit4 Polska zauważa, że pracodawcy już są zainteresowani przebudowaniem systemów informatycznych pod kątem zbliżających się zmian. Jej zdaniem, programy te powinny m.in. ułatwić proces digitalizacji akt pracowniczych na etapie transformacji dotychczasowej papierowej dokumentacji na cyfrową. Ponadto ważne jest, aby przyjęte rozwiązania dawały możliwość udostępnienia teczek pracownikom, aby ci mieli wgląd do własnych danych bez wizyty w dziale HR — także wtedy, gdy znajduje się on z dala od miejsca, w którym ktoś wykonuje obowiązki zawodowe.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Iwona Jackowska

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Inwestora / Wyniki spółek / E-teczki coraz bliżej