Elektroniczny podpis do odnowienia

Zaczął się ruch w odnawianiu uprawnień do korzystania z bezpiecznych podpisów elektronicznych. Między czerwcem a sierpniem wygasa większość certyfikatów przyznawanych użytkownikom maksymalnie na dwa lata.

Po kilkunastu latach

Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem ma w Polsce kilkunastoletnią historię. Wprowadzono go 16 sierpnia 2002 r., kiedy zaczęła obowiązywać ustawa o podpisie elektronicznym. Dzięki niej, każdej osobie fizycznej i przedsiębiorcy stworzono możliwość używania bezpiecznego e-podpisu, np. w kontaktach z urzędami administracji publicznej. Kwalifikowany podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny, a jego nieuprawnione użycie jest o wiele trudniejsze niż w przypadku formy tradycyjnej. Możliwości jego zastosowań stale przybywa. Może być wykorzystywany np. do uwierzytelniania integralności e-faktur i deklaracji podatkowych, podań i wniosków do urzędów. Jego posiadanie umożliwia uczestniczenie w przetargach i aukcjach elektronicznych, prowadzenie elektronicznej dokumentacji w zakładach opieki zdrowotnej, co znacznie upraszcza archiwizację i zmniejsza koszty funkcjonowania tych placówek. W tym roku, w związku z nowelizacją ustawy o otwartych funduszach emerytalnych (OFE), również decyzję, czy składki emerytalne mają być odprowadzane na konto w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) czy OFE, można zadeklarować bez wychodzenia z domu. Szczególne zapotrzebowanie na e-podpis pojawiło się w lipcu 2009 r., wraz z wejściem w życie przepisów, które zobowiązały płatników zatrudniających więcej niż 5 pracowników do składania deklaracji ZUS drogą elektroniczną. To dlatego najwięcej odnowień certyfikatów przypada na porę letnią.

Firmowe koszty

Procedury nie są skomplikowane, a koszt zestawu do e-podpisu (certyfikatu, karty kryptograficznej) wynosi niewiele ponad 200 zł. Najdrożej jest przy pierwszym zakupie (ponad 300 zł), obejmującym także czytnik i licencję na aplikację instytucji certyfikującej. Tyle np. trzeba zapłacić Krajowej Izbie Rozliczeniowej (KIR), która jest jednym z pięciu w kraju ośrodków uprawnionych do wydawania certyfikatów podpisów elektronicznych. Wydatki na odnowienie lub uzyskanie e-podpisu można sobie w pewien sposób zrekompensować.

— Są one związane z funkcjonowaniem podmiotu gospodarczego, należą więc do kosztów działalności operacyjnej — podkreśla Tomasz Puczek, samodzielny księgowy w firmie Twoja Księgowość.

— Dlatego wydatek ten można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w rozliczeniach podatków dochodowych — dodaje księgowy. Należy je uwzględnić za okres, w którym je poniesiono.

— Zalecamy rozpoczęcie procedury odnowieniowej na miesiąc przed upływem terminu ważności certyfikatu — mówi Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii Biznesowej podpis elektroniczny w KIR. Wniosek można złożyć osobiście albo online (na stronie elektroniczny podpis.pl). Zamówienie elektroniczne jest możliwe nawet w ostatnim dniu ważności certyfikatu.

— Odnowienie przez internet jest możliwe, pod warunkiem że czynności z tym związane zostaną potwierdzone ważnym e-podpisem. Klient jednak zawsze może otrzymać kolejny certyfikat praktycznie od ręki, w każdym z naszych oddziałów — podkreśla Elżbieta Włodarczyk.

W Unii bardziej jednolicie

Nadzór nad świadczeniem usług związanych z podpisem elektronicznym należy do kompetencji ministra gospodarki (MG). Według danych resortu, do pierwszych dni czerwca tego roku wydano w sumie prawie 950 tys. certyfikatów kwalifikowanych. MG prognozuje, że znacznie więcej osób sięgnie po e- -podpis, kiedy Unia Europejska zakończy prace nad rozporządzeniem eIDAS.

— Jest to nowy akt prawny, który zastąpi krajowe ustawy państw członkowskich, w tym również ustawę o podpisie elektronicznym — informuje biuro prasowe resortu.

Nowy akt jest dużo bardziej kompleksowy. Z wyjaśnień resortu wynika, że rozporządzenie unijne w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania posłuży m.in. do opracowania narzędzi pokrewnych do podpisu, takich jak np. pieczęć elektroniczna. W przyszłości e-podpis będzie szerzej stosowany i jego zakup będzie częścią wdrożeń elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Ideą tego rozporządzenia jest też wprowadzenie jednolitych zasad w Unii. — Nowe przepisy mają wejść w życie w 2016 r. Dzięki nim e-podpis będzie traktowany na równi we wszystkich krajach europejskich — podkreśla Elżbieta Włodarczyk. Według niej, unijne rozporządzenie zastosowane do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym będzie miało dodatkowy wpływ na upowszechnienie e-podpisu w administracji i wśród przedsiębiorców.

Preferencje przedsiębiorców

Resort gospodarki podkreśla, że podpis weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem jest narzędziem o wysokim poziomie bezpieczeństwa. Brak masowego stosowania tłumaczy m.in. względami praktycznymi. Na to zwracają uwagę także przedsiębiorcy, którzy często wolą pozostać przy rozwiązaniach tradycyjnych. Na przykład przy zawieraniu drobnych umów nie ma konieczności korzystania z podpisu, wystarcza zwykła wymiana e-maili, a kontrakty o dużej wartości są podpisywane w wyniku negocjacji prowadzonych zwykle w trakcie spotkań biznesowych. Poza tym, opatrzenie faktur podpisem elektronicznym uniemożliwia późniejsze zmiany lub ich antydatowanie. — Narzędzie elektroniczne w postaci podpisanych elektronicznie faktur jest zatem pod pewnymi względami mniej elastyczne i z tego względu przedsiębiorcy wolą papierowe rozwiązania — oceniono w MG. Resort jednak zapowiada, że państwo będzie szerzej prezentować walory narzędzi elektronicznych i dążyć do stopniowego przezwyciężania dotychczasowych przyzwyczajeń, np. przez wprowadzenie obowiązku stosowania elektronicznych faktur w umowach zawartych z administracją w związku z realizacją zamówień publicznych.