Czytasz dzięki

Faktury w formie elektronicznej: must have podczas pandemii

MAGDALENA SZCZEPAŃSKA, doradca podatkowy, Senior Manager, Doradztwo Podatkowe WTS&SAJA, NATALIA SĘK, Senior Consultant, Doradztwo Podatkowe WTS&SAJA
opublikowano: 03-11-2020, 22:00

Wprowadzanie narzędzi wspierających prowadzenie biznesu online w czasach pandemii jest dla przedsiębiorców niezbędne.

Jednym z takich narzędzi jest elektroniczne fakturowanie. Prowadzenie ksiąg bez konieczności posługiwania się dokumentami w formie papierowej, usprawnienie procesu obiegu faktur czy otrzymywania potwierdzeń odbioru faktur korygujących — to tylko nieliczne korzyści płynące z wdrożenia elektronicznego fakturowania. Wiąże się ono także z przechowywaniem faktur w takiej formie, co pozwala na redukcję kosztów związanych z przechowywaniem tradycyjnych faktur.

Ustawa o VAT wprowadza warunki, które muszą zostać spełnione, aby odejść od tradycyjnej papierowej formy fakturowania. Zgodnie z art. 106n ustawy o VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Nie jest konieczna szczególna forma takiej akceptacji. Może ona wynikać z umowy zawartej między stronami. Bez względu na formę faktury muszą cechować się autentycznością pochodzenia, integralnością treści oraz czytelnością (art. 106m ustawy o VAT). O ile czytelność nie budzi wątpliwości, o tyle pierwsze dwie cechy rozumiane są odpowiednio jako pewność co do podmiotu sprzedawcy/wystawcy oraz brak możliwości edycji faktury (np. poprzez nieedytowalny format PDF). Ustawodawca wskazuje podatnika jako odpowiedzialnego za określenie sposobu ich zapewnienia. Może to zrobić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, pozwalających na ich weryfikację, co w przypadku elektronicznego fakturowania wymaga odpowiednich procedur. Ważną kwestią jest też przechowywanieelektronicznych faktur w podziale na okresy, zapewniając ich łatwe odszukanie i umożliwiając dostęp organom podatkowym (art. 112a ustawy o VAT). Przepisy nie wskazują jednak precyzyjnie, jak w konkretnych przypadkach spełnić warunki ustawowe i zapewnić zgodne z ustawą o VAT wystawianie, dostarczanie i przechowywanie faktur elektronicznych.

Zdrowy Biznes
Bądź na bieżąco z informacjami dotyczącymi wpływu pandemii koronawirusa na biznes oraz programów pomocowych
ZAPISZ MNIE
×
Zdrowy Biznes
autor: Katarzyna Latek
Wysyłany nieregularnie
Katarzyna Latek
Bądź na bieżąco z informacjami dotyczącymi wpływu pandemii koronawirusa na biznes oraz programów pomocowych
ZAPISZ MNIE
Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa. Nasz telefon kontaktowy to: +48 22 333 99 99. Nasz adres e-mail to: rodo@bonnier.pl. W naszej spółce mamy powołanego Inspektora Ochrony Danych, adres korespondencyjny: ul. Ludwika Narbutta 22 lok. 23, 02-541 Warszawa, e-mail: iod@bonnier.pl. Będziemy przetwarzać Pani/a dane osobowe by wysyłać do Pani/a nasze newslettery. Podstawą prawną przetwarzania będzie wyrażona przez Panią/Pana zgoda oraz nasz „prawnie uzasadniony interes”, który mamy w tym by przedstawiać Pani/u, jako naszemu klientowi, inne nasze oferty. Jeśli to będzie konieczne byśmy mogli wykonywać nasze usługi, Pani/a dane osobowe będą mogły być przekazywane następującym grupom osób: 1) naszym pracownikom lub współpracownikom na podstawie odrębnego upoważnienia, 2) podmiotom, którym zlecimy wykonywanie czynności przetwarzania danych, 3) innym odbiorcom np. kurierom, spółkom z naszej grupy kapitałowej, urzędom skarbowym. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania wyrażonej zgody. Ma Pani/Pan prawo do: 1) żądania dostępu do treści danych osobowych, 2) ich sprostowania, 3) usunięcia, 4) ograniczenia przetwarzania, 5) przenoszenia danych, 6) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz 7) cofnięcia zgody (w przypadku jej wcześniejszego wyrażenia) w dowolnym momencie, a także 8) wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Podanie danych osobowych warunkuje zapisanie się na newsletter. Jest dobrowolne, ale ich niepodanie wykluczy możliwość świadczenia usługi. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie się odbywało przy wykorzystaniu adekwatnych, statystycznych procedur. Celem takiego przetwarzania będzie wyłącznie optymalizacja kierowanej do Pani/Pana oferty naszych produktów lub usług.

Z perspektywy podatników pojawiają się w tym zakresie uzasadnione wątpliwości. Istnieje bowiem ryzyko zakwestionowania przez organy podatkowe, np. podczas kontroli, prawa do odliczenia VAT z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, gdyby któraś z przesłanek nie została spełniona bądź gdyby sposób ich przechowywania był niezgodny z aktualnym podejściem organów podatkowych. Dlatego podatnicy licznie wnioskują o interpretacje indywidualne. Stanowisko organów podatkowych w tej kwestii na przestrzeni ostatnich lat ugruntowało przychylną dla podatników linię interpretacyjną.

Organy potwierdzają zarówno sposób zapewnienia cech pożądanych dla faktur, sposób ich przechowywania w formie elektronicznej, prowadzenie archiwizacji elektronicznej bez konieczności przetrzymywania wersji papierowej faktur, jak i zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymywanych faktur elektronicznych.

Szereg korzyści, które niesie za sobą odejście od tradycyjnej formy fakturowania na rzecz elektronicznej, nie pozostawia wątpliwości co do słuszności tego rozwiązania. Ujednolicone, pozytywne dla podatników stanowisko organów podatkowych umożliwia wdrożenie elektronicznego fakturowania na podstawie przesłanek prezentowanych w wydanych dotychczas interpretacjach indywidualnych. Niemniej w celu zabezpieczenia w szczególności prawa do odliczenia VAT z faktur otrzymywanych i przechowywanych w formie elektronicznej, warto wystąpić z wnioskiem o indywidualną interpretację prawa podatkowego w swojej sprawie.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: MAGDALENA SZCZEPAŃSKA, doradca podatkowy, Senior Manager, Doradztwo Podatkowe WTS&SAJA, NATALIA SĘK, Senior Consultant, Doradztwo Podatkowe WTS&SAJA

Polecane