Wiele korporacji nauczyło się już zarządzać podróżami służbowymi i optymalizować ich koszty. Tym bardziej że do dyspozycji mają coraz więcej nowoczesnych narzędzi ułatwiających ten proces oraz podmiotów, które doradzą, jak planować podróże. Mniejsze firmy wciąż najczęściej radzą sobie same — nie tylko rzadko korzystają ze zdobyczy techniki, ale nawet koszty generowane przez podróże służbowe rzadko ktokolwiek u nich liczy.
— Kiedy zdarza nam się namawiać firmy do przeliczenia, ile wydają na podróże, często są zaskoczone, jak bardzo jest to poważna pozycja w ich kosztach — mówi Marian Szypuła, prezes firmy Netmedia Business Travel, firmy zajmującej się optymalizacją budżetów i kompleksową realizacją podróży służbowych.
Dla małych
Podmioty zajmujące się podróżami służbowymi coraz częściej tworzą oferty skierowane do mniejszych firm. Niedawno na rynek weszła aplikacja Tripgate firmy Travelport. To system do zarządzania podróżami służbowymi, przygotowany z myślą o sektorze małych i średnich przedsiębiorstw.
— Pracownik za pośrednictwemTripGate nie tylko kupi bilet lotniczy, ale także zarezerwuje hotel, a w przyszłości również samochód w wypożyczalni — mówi Aleksandra Tomaszewska, dyrektor ds. sprzedaży w firmie Travelport. System do samodzielnego zarządzania podróżami służbowymi, z którego korzystać mogą mniejsze firmy, ma również w swojej ofercie Amadeus Polska. ePower Corporate zapewnia dostęp w czasie rzeczywistym do globalnej oferty przelotów, hoteli, wynajmu aut.
— Największym plusem ePower Corporate jest ogromna baza połączeń lotniczych, hoteli i firm wynajmujących samochody. Klient nie musi szukać tych usług na różnych portalach — wszystko ma w jednym miejscu — mówi Karolina Łoboda, kierownik ds. sprzedaży w MBT Business Travel, firmy, która kupiła licencję na produkt Amadeusa i dystrybuuje go wśród swoich klientów. Wystarczy wpisać zapytanie — i system pokaże możliwości. Klienci nie narzekają.
— Jedną z zalet systemu Amadeus ePower Corporate jest kompleksowa oferta w zakresie planowania wyjazdów, zakładająca organizację podróży z wykorzystaniem kilku różnych środków transportu — przyznaje Ewelina Bartnikowska z firmy Viessmann.
Jeden bilet w 368 cenach
Jednak technologia to nie wszystko. Uzupełniają ją firmy zarządzające podróżami służbowymi (Business Travel Management, czyli BTM), które dbają o optymalizację kosztów z nimi związanych.
— Dzięki narzędziom do samodzielnego zarządzania podróżami służbowymi firma zyskuje kontrolę nad wydatkami na podróże służbowe, a korzystając z usług profesjonalnego BTM, może dodatkowo zoptymalizowaćswój budżet poświęcany na ten cel — przekonuje Iwona Białobrzycka, zastępca dyrektora generalnego w Amadeus Polska. Takie podmioty oferują coś innego niż tradycyjne biura podróży. I nie chcą być z nimi mylone.
— My nie jesteśmy biurem podróży i firmy muszą to zrozumieć. Rola wielu takich biur najczęściej polega na wystawieniu biletu i pobraniu za to symbolicznej opłaty transakcyjnej. Ale jak coś nic nie kosztuje, to nic nie jest warte — przekonuje Marian Szypuła. Jego zdaniem, rolę firm BTM najlepiej porównać do doradcy podatkowego — PIT można wypełnić samodzielnie, ale jeśli budżet firmy jest większy, to bardziej opłaca jej się zatrudnić doradcę i więcej zyskać na optymalizacji podatkowej.
— Kiedyś sprawdziliśmy — bilet z Warszawy do Tokio można sprzedać za 368 cen. Naszą rolą jest, aby umiejętnie korzystając z technologii, wybrać cenę optymalną. Firma, która się tym nie zajmuje, weźmie pierwszą z brzegu cenę, bo nie potrafi znaleźć tych 368, a ponadto nie wie, która dla danej firmy w konkretnym przypadku jest optymalna. Jeśli pytanie trafiłoby do nas, moglibyśmy znaleźć taryfę nawet o 30-40 proc. niższą. Przy koszcie biletu rzędu 6 tys. zł różnica może być znacząca. Niektórzy znajdą bilet za 6 tys. zł i zażądają za jego wystawienie 5 zł. My znajdziemy przelot w cenie 4,5 tys. zł, ale weźmiemy za to 50 zł. Co się bardziej opłaca? — tłumaczy Marian Szypuła.
Kilka procent budżetu
Firma zajmująca się BTM może ustalić z klientem poziom oszczędności, jaki będzie w stanie wygenerować. Np. budżet rzędu 2 mln zł przeznaczany co roku na podróże służbowe może się zmniejszyć do 1,5 mln zł. To będzie kosztowało na pewno mniej niż zysk z podobnego układu.
— Jeśli generujemy oszczędności rzędu 20 proc. budżetu, to opłaty mogą sięgnąć 10-15 proc. oszczędności, które wygenerowaliśmy, czyli stosunkowo nieduży procent całego budżetu — twierdzi Marian Szypuła. Ale nie tylko firmy z milionowym budżetem mogą skorzystać na optymalizacji.
— Im większa firma i większe potrzeby w zakresie podróżowania, tym oszczędności z tytułu korzystania z rozwiązań BTM są większe. Ale nie opłacają się tylko korporacjom. Wszystko zależy od struktury podróży w firmie, a nie wielkości samej firmy. Jeżeli w przedsiębiorstwie jest co najmniej 10 osób, które regularnie podróżują, to wdrożenie systemu, takiego jak Amadeus, ePower Corporate będzie się opłacać — mówi Karolina Łoboda.
Zdaniem Mariana Szypuły, zoptymalizować w ten sposób budżet opłaca się firmom, które na podróże służbowe wydają co roku co najmniej 120-200 tys. zł. Ale te, które wydają mniej niż 120 tys. zł, też mogą odnieść korzyści z narzędzi do samodzielnego rezerwowania podróży służbowych.
— Firmy, które mają dostęp do naszego systemu, mają również dostęp do preferencyjnych stawek, które wynegocjowaliśmy z hotelami, liniami lotniczymi, firmami wynajmującymi auta. Dostarczamy im określoną liczbę klientów w danym czasie i dzięki temu możemy rozmawiać o zniżkach. Najbardziej skorzystać na tym mogą małe firmy, które w pojedynkę mają zbyt małą siłę zakupową, żeby cokolwiek wynegocjować — przekonuje Marian Szypuła.
Przed, w trakcie i po
Firmy BTM zapewniają obsługę przed podróżami, w trakcie podróży i po nich. Dlatego współpracę należy zacząć od ustalenia polityki podróży (czyli kto, kiedy, w jakiej klasie może latać i ile pieniędzy chcemy na to przeznaczyć), która potem przez system będzie egzekwowana. Taka kontrola niekoniecznie może się podobać pracownikom, którzy nie będą już mogli rezerwować noclegów, gdzie im się podoba, tylko np. w hotelach danej marki, gdzie BTM wynegocjowała lepsze stawki. Ale firma zyska.
— W wielu instytucjach i przedsiębiorstwach pojawia się problem braku kontroli nad pracownikami przy planowaniu przez nich wyjazdów służbowych. Wybierają oni bardziej ekskluzywne hotele czy droższe oferty przelotów albo decydują się na najtańsze, ale bardzo restrykcyjne taryfy lotnicze, które w przypadku zmian wiążą się z dodatkowymi opłatami pobieranymi przez przewoźnika — mówi Paweł Rek, dyrektor generalny Amadeus Polska i dyrektor regionalny Amadeus na Europę Środkową.
Plusem jest także fakt, że zarówno przed podróżą, jak i w jej trakcie można liczyć na całodobową pomoc firmy BTM. — Można do nas dzwonić 24h, choćby w sytuacji, kiedy opóźnia się lot, nie można dotrzeć na czas do hotelu albo w ostatniej chwili zmienia się plan podróży — postaramy się szybko znaleźć alternatywę — mówi Marian Szypuła.
Firma poinformuje również w sytuacjach awaryjnych, kiedy np. pracownik wybiera się na Filipiny, a tam właśnie trwają zamieszki. Po podróży, firma BTM w określonym okresie (np. pod koniec roku), jest w stanie wygenerować raport podsumowujący, ile i gdzie klient zaoszczędził, a także, gdzie można było zaoszczędzić.
— Na podstawie takich danych można wiele zrobić, m.in. zidentyfikować nowe obszary optymalizacji kosztów podróży — mówi Iwona Białobrzycka.
— Namawiamy firmy do tego, żeby zlikwidowały w swoich przedsiębiorstwach biura podróży. Wszystkie, w których podróże są istotną częścią działalności, mają u siebie takie małe biura. Pracownicy, zamiast robić to, za co są wynagradzani, siedzą i rezerwują hotele, szukają biletów. To bardzo przyjemne, ale zabiera czas pracy. Niech zajmie się tym wykwalifikowana kadra — apeluje Marian Szypuła. Ze spółką Netmedia Business Travel współpracuje już 1300 firm. Szczególnie trudno przekonać do takiej współpracy mniejsze firmy. Jednak, jak zapewniają specjaliści BTM, to tylko kwestia czasu. W Wielkiej Brytanii stopień zastosowania narzędzi do samodzielnej rezerwacji w firmach sięga już 80-90 proc. Zdarza się, że 99 proc. rezerwacji robią przez narzędzie typu self booking tools.
120 tys. zł Od tego poziomu rocznych wydatków na podróże służbowe opłaca się optymalizować koszty podróży służbowych dzięki systemom do samodzielnej rezerwacji podróży i współpracy z firmą typu BTM.
24 proc. Taką część wszystkich krótkoterminowych wyjazdów krajowych w pierwszych trzech kwartałach 2012 r. stanowiły delegacje służbowe, wynika z danych Instytutu Turystyki.
28 proc. A tylu wśród podróżujących za granicę Polaków jechało tam w celach służbowych.