Przepisy dotyczące pracy zdalnej powinny być precyzyjne, przejrzyste i mniej sformalizowane – uważa Konfederacja Lewiatan. W jej opinii zabrakło tego w niektórych rozwiązaniach przewidzianych w projekcie nowelizacji Kodeksu pracy, skierowanym do konsultacji przez Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii (MRPiT).
Projektowana nowela ma uregulować pracę zdalną na stałe i znacznie bardziej szczegółowo niż przepisy wprowadzone doraźnie w czasie pandemii COVID-19. Zapowiada wprowadzenie kilku podstaw do jej wykonywania. Będzie możliwa, gdy pracodawca i pracownik tak uzgodnią, a także na polecenie pracodawcy w szczególnych sytuacjach, jak stan nadzwyczajny, epidemia czy gdy firma z przyczyn od niej niezależnych nie będzie w stanie czasowo zapewnić pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu jej wykonywania, np. na skutek pożaru. Ponadto pracownik wychowujący małe bądź niepełnosprawne dziecko uzyska prawo pracowania w takim trybie na swój wniosek, natomiast wszyscy zatrudnieni do okazjonalnego świadczenia pracy w ten sposób, maksymalnie do 12 dni w roku kalendarzowym.
Podstawy do pracowania zdalnie
Projekt nowelizacji zakłada, że reguły wykonywania pracy zdalnej będą określane w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a związkami zawodowymi. Jeżeli w ciągu 30 dni nie dojdzie do zawarcia takiego porozumienia, firma będzie mogła samodzielnie określić te zasady, uwzględniając ustalenia podjęte w trakcie wcześniejszych rozmów.
– Projektodawca wykorzystuje w tym zakresie sprawdzone metody. Od strony technicznej rozwiązanie to przypomina m.in. konsultacje treści regulaminu zwolnień grupowych. Jeżeli zaś u danego pracodawcy nie działają organizacje związkowe, będzie on zobowiązany uzgodnić treść regulaminu z przedstawicielami pracowników – mówi Edyta Defańska-Czujko, ekspertka ds. prawa pracy Business Centre Club (BCC).
Jej zdaniem, niezależnie, czy pracodawca dojdzie do porozumienia ze związkowcami, czy nie, zasady wykonywania pracy zdalnej będą musiały zostać wewnętrznie uregulowane, jeśli firma zakłada możliwość jej stosowania.
– Pracodawcy powinni przy tym wiedzieć, że projektowana nowela określa kwestie, które należy ująć w porozumieniu bądź regulaminie – zwraca uwagę ekspertka BCC.
Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także, gdy nie zawarto porozumienia, albo nie wydano regulaminu. W takim przypadku pracodawca powinien określić jej zasady odpowiednio we wspomnianym poleceniu albo w porozumieniu z konkretnym pracownikiem.
Według Związku Przedsiębiorców i Pracodawców (ZPP) w projekcie brakuje jednak klarownej systematyki, która pozwalałaby jednoznacznie ustalić, które z projektowanych regulacji normujących prawa i obowiązki stron stosunku pracy dotyczą świadczenia jej na podstawie porozumienia lub regulaminu, a które na skutek polecenia, wniosków rodziców oraz bezpośrednich ustaleń z pracownikiem. Zdaniem ZPP, dla większej przejrzystości każda z tych sytuacji powinna być uregulowana w oddzielnym artykule i z odpowiednimi odniesieniami, aby zainteresowani mogli z tych przepisów korzystać bez wątpliwości interpretacyjnych. Ponadto takie usystematyzowanie przepisów pozwoli uniknąć sporów.
Podejmowanie decyzji przez firmę
W opinii ZPP złożonej w trakcie konsultacji związek zwraca też uwagę, że wniosek pracownika o pracę zdalną w zasadzie nie będzie dla firmy wiążący, z wyjątkiem wniesionego przez osobę wychowującą dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia bądź niepełnosprawne. Przepis ten jednak nie uwzględnia sytuacji, w której dwoje rodziców zajmuje się wychowaniem. ZPP uważa, że nie ma konieczności, aby oboje w tym samym czasie pracowali zdalnie. Proponuje, żeby pracodawca miał obowiązek rozważyć zapytanie pracownika o możliwość świadczenia pracy zdalnej. Pozwoli mu to podjąć decyzję, uwzględniając potrzeby i szczególną sytuację podwładnego oraz możliwości i potrzeby kadrowe przedsiębiorstwa.
Lewiatan natomiast postuluje o umożliwienie odmowy opiekunowi dziecka nie tylko z uwagi na organizację pracy w firmie i rodzaju wykonywanych zadań, jak to jest w projekcie. Powinny też mieć znaczenie umiejętności pracownika i jego podejście do obowiązków wykonywanych w systemie zdalnym.
Niezależnie od tego, na jakiej podstawie ktoś zostanie skierowany do takiej pracy, pracodawca musi liczyć się z określonymi dodatkowymi wydatkami, których uregulowanie budzi niemało obaw przedsiębiorców. Będą musieli pokryć koszty instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji niezbędnych narzędzi pracy, energii elektrycznej, dostępu do łączy telekomunikacyjnych, a także inne bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot zostanie określony w porozumieniu lub regulaminie, poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Jakie koszty czekają pracodawców
– O ile dostarczenie narzędzi pracy, w praktyce zwykle służbowych laptopów czy telefonów, oraz przeszkolenie z ich obsługi w zasadzie jest normą także wobec pracowników w biurze, o tyle pokrycie wydatków związanych z wykonywaniem pracy zdalnej może być problematyczne. Należy założyć, że najczęściej pracodawcy będą ustalać określony ryczałt, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika zdalnego – prognozuje Edyta Defańska-Czujko.
Lewiatan opowiada się za doprecyzowaniem sposobu wyliczania kosztów. Zdaniem konfederacji pracodawca powinien mieć prawo nie rozliczać ich w odniesieniu do poszczególnych pracowników. W jej ocenie przewidziana w projekcie możliwość ustalania ryczałtów powinna oznaczać, że na poziomie zakładowym można przyjąć pewną kwotę w stosunku do grupy pracowników czy całej załogi. Powinna ona bazować na przeciętnych, zwyczajowo ponoszonych kosztach w danych okolicznościach.
– Proponujemy doprecyzowanie szczególnie kwestii rozliczania kosztów pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie na wniosek pracownika – mówi Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy Lewiatana.
Projekt ustawy przewiduje też, że jeśli ktoś używa materiałów i narzędzi pracy niezapewnionych przez pracodawcę, wtedy przysługuje ekwiwalent pieniężny. Można go jednak zastąpić ryczałtem w wysokości odpowiadającej przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika. ZPP zwraca jednak uwagę, z braku jednoznacznego uregulowania skutków wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu w podatku dochodowym, przedsiębiorca może być narażony na dodatkowe ryzyko podatkowe. Można się więc spodziewać masowego występowania przez firmy o indywidualne interpretacje podatkowe.
Związek rekomenduje wprowadzenie przepisów, które tę sytuację uregulują.
Zdaniem ZPP należałoby też określić ryczałtowy ekwiwalent dla pracowników na zużycie m.in. prądu, wody czy korzystanie z internetu i uwzględnić go w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Związek proponuje, aby to była określona stawka bądź kwota miesięcznej rekompensaty. Ponadto mogłaby być ona niższa od bazowej, gdy ktoś pracuje zdalnie tylko przez część miesiąca. W takim przypadku wartość wypłacanego ekwiwalentu byłaby ustalana w wysokości 1/30 określonej kwoty za każdy dzień świadczenia pracy w formie zdalnej.
– Projektodawca podkreśla, że przekazanie materiałów i narzędzi do pracy zdalnej, a także pokrycie przez firmę jej kosztów nie będzie przychodem pracownika – mówi Bartosz Ulczycki, prawnik z Kancelarii DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy.
Przypomina też, że według interpretacji podatkowych fiskusa zwrot kosztów pracy zdalnej może być zryczałtowany i nie oznacza jego opodatkowani, ponieważ nie jest przychodem pracownika, gdyż zapewnienie mu niezbędnych narzędzi i materiałów należy do pracodawcy. Jednocześnie Bartosz Ulczycki również twierdzi, że kwestie podatkowe związane z pracą zdalną powinny znaleźć swoje miejsce w ustawie o PIT.