Polscy przedsiębiorcy mają prawo do zwrotu podatku VAT zapłaconego w cenach towarów i usług nabytych za granicą w trakcie podróży służbowych. Jednak nie każde państwo zwróci nam VAT i nie za wszystkie wydatki.
Polskie firmy mogą sporo zaoszczędzić na wydatkach poczynionych za granicą w trakcie wyjazdów służbowych. Wiele kosztów związanych np. z transportem, podróżami, hotelami, wystawami, targami czy szkoleniami można ograniczyć, występując o zwrot zapłaconego w ich cenie podatku od towarów i usług (VAT). Nie przysługuje zwrot od wydatków poniesionych na potrzeby osobiste. Warunkiem uzyskania zwrotu jest obciążenie VAT-em w danym kraju konkretnej usługi. Oznacza to, że zwrot nie przysługuje, gdy stawka tego podatku jest na poziomie 0 proc.
Szacuje się, że z powodu niewystępowania o zwrot VAT-u, polscy przedsiębiorcy tracą rocznie około 18 mln EUR (65 mln zł).
Zwrot podatku gwarantują odpowiednie przepisy. 1 lipca 2001 r. wprowadzono w Polsce rozporządzenie (Dz.U. Nr 67 z 2001 r.) umożliwiające zagranicznym firmom otrzymanie zwrotu podatku zapłaconego w Polsce przy okazji nabycia towarów i usług. Dzięki temu rozporządzeniu w analogicznej, uprzywilejowanej sytuacji znalazły się polskie firmy ponoszące za granicą koszty np. wyjazdów służbowych.
— 13 Dyrektywa Rady Unii Europejskiej stanowi, że podatnicy nie zarejestrowani w UE mogą ubiegać się o zwrot podatku VAT w państwach unijnych, jeżeli same stosują podobne rozwiązania wobec unijnych podatników. Ograniczenia wynikają więc z niestosowania zasady wzajemności — mówi Jacek Buziewski, menedżer w zespole doradztwa podatkowego Ernst & Young.
Dzięki przepisom, które weszły 1 lipca 2001 r., możliwe jest odzyskanie zapłaconego w Polsce podatku.
— Dla polskich firm będących płatnikami VAT oznacza to prawo do odzyskania podatku naliczonego w krajach stosujących zasadę wzajemności — tłumaczy Joanna Kowalczyk, prezes Cash Back Polska,firmy świadczącej usługi pomocy w odzyskiwaniu VAT-u.
Kiedy jeszcze nie było w Polsce tych przepisów, niektóre kraje skutecznie odmawiały naszym przedsiębiorcom zwracania tego podatku.
— Nie zgadzały się na to Niemcy, będące przecież najważniejszym partnerem handlowym naszego kraju. Stanowiło to poważną barierę dla polskich firm, ponieważ podnosiło koszty. Podobnie reagowała np. Estonia. Teraz sytuacja jest znacznie lepsza i bardziej korzystna dla naszych przedsiębiorców. Powinni to wykorzystać — mówi Joanna Kowalczyk.
O zwrot podatku z zagranicy może wystąpić każda polska firma (osoba prawna, osoba fizyczna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej), nie mająca w danym kraju siedziby, miejsca zamieszkania ani nie prowadząca tam działalności gospodarczej. O zwrot występuje się do właściwego urzędu skarbowego za granicą. Aby odzyskać VAT, należy spełnić określone warunki.
— Po pierwsze należy skompletować dokumentację. Koniecznie trzeba wysyłać oryginały faktur z których wynika zwrot podatku. Kopie są odrzucane. Do faktur dołączamy zaświadczenie potwierdzające, że firma jest w Polsce zarejestrowanym podatnikiem VAT-u. Wnioski należy składać zazwyczaj do szóstego miesiąca, licząc od końca roku, w którym zapłacono podatek — informuje Michał Wysocki, radca prawny, wspólnik w kancelarii Chałas, Wysocki & Partners.
— Faktura powinna zawierać przynajmniej określenie stawki podatku, kwoty podatku oraz nazwę i adres podatnika. Złożone oryginały faktur są zwracane po dokonaniu zwrotu VAT— mówi Jacek Buziewski.
— Warto podkreślić, że urzędy skarbowe niektórych krajów zwracają VAT z kilku poprzednich lat, np. w Belgii i Holandii można złożyć wniosek z faktur z ostatnich pięciu lat. Okres objęty zwrotem nie jest krótszy niż kwartał, ale nie dłuższy niż rok — mówi Joanna Kowalczyk.
Każdy kraj określa kwotę minimalną do zwrotu. Poniżej tej kwoty podatek nie jest zwracany. Na przykład we Francji za rok kalendarzowy minimalna kwota wynosi 26 EUR (94 zł), a w Niemczech 256 EUR (922 zł).
— Zwrot powinien być dokonany w ciągu sześciu miesięcy od daty złożenia wniosku. Jednak w praktyce może to trwać dłużej. W przypadku Austrii ponad rok, a Włoch — nawet kilka lat — informuje Jacek Buziewski.
O zwrot podatku VAT firma może wystąpić samodzielnie lub skorzystać z pomocy pośrednika.