Firmy potrzebują świeżego spojrzenia

opublikowano: 31-07-2013, 00:00

Mała zmiana może znacznie usprawnić organizację pracy i wymianę informacji w firmie. Tylko trzeba się na nią otworzyć.

Nie zatory, słaby popyt czy biurokracja, ale brak umiejętności dostosowywania się do zmian ogranicza rozwój wielu firm. Często bardzo trudno im uwolnić się od nieefektywnych procesów i starych przyzwyczajeń, które ciążą coraz bardziej w miarę wzrostu firmy.

— Przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy, że mała zmiana w sposobie organizacji pracy czy wymiany informacji może pozytywnie wpłynąć na funkcjonowanie całej firmy i zwiększyć jej konkurencyjność na rynku — mówi Jacek Wysocki, dyrektor linii biznesowej zarządzanie dokumentacją w Krajowej Izbie Rozliczeniowej (KIR).

Przyjrzeć się pracownikom

Aby usprawnić funkcjonowanie firmy, czasem wystarczy kilka niewielkich zmian w sposobie zarządzania albo organizacji procesów biznesowych. Tylko trzeba najpierw obszary potencjalnego usprawnienia znaleźć, a w tym celu koniecznejest dokładne przyjrzenie się swojej firmie. Taki wewnętrzny audyt pozwala świeżym okiem spojrzeć na procesy biznesowe, które zachodzą w danym przedsiębiorstwie.

— Dzięki krytycznej ocenie własnych procesów można ulepszyć obieg informacji w firmie i wyeliminować zbędne czynności. To prowadzi do skrócenia czasu produkcji czy obsługi klienta oraz oszczędności pieniędzy i innych zasobów — przekonuje Anna Wiącek, partner w firmie doradczej Goldenberry.

Przyjrzeć się warto m.in. swoim pracownikom. Identyfikacja ich mocnych stron pozwoli każdemu z nich powierzać zadania, które najbardziej będą odpowiadać jego potencjałowi. To wpłynie na wydajność całej firmy. Konieczne jest także przyjrzenie się najbardziej czasochłonnym i generującym koszty procesom, choćby obiegowi dokumentów w firmie, który można przenieść z papieru do komputera. Rezygnacja z papieru może zoptymalizować wydatki związane z wystawianiem i dystrybucją faktur, oszczędzić czas i miejsce przeznaczane na obsługę takich archiwów.

— Dzięki wdrożeniu e-faktur pracownicy nie muszą stać na poczcie, aby wysłać fakturę papierową, czy wyszukiwać odpowiedniego dokumentu w dziesiątkach segregatorów — mówi Jacek Wysocki.

Nie wszystko samodzielnie

Jeśli dokumenty znajdą się już w komputerze, można też pomyśleć o wypróbowaniu programu do zarządzania projektami online. Takie narzędzie wspomaga organizację pracy i pozwala zapanować nad bałaganem informacyjnym.

— Chaos powstaje szczególnie wtedy, gdy nad projektem pracuje większa liczba osób, które na co dzień nie mają możliwości porozmawiania ze sobą twarzą w twarz — mówi Marcin Lipiec, kierownik projektów w agencji interaktywnej Ideo.

Na rynku dostępne są aplikacje (np. Basecamp, Collabtive), które umożliwiają z poziomu jednego panelu administracyjnego koordynowanie wielu projektów — prowadzenie kalendarza, komentowanie, wysyłanie wiadomości, edytowanie dokumentów i śledzenie wprowadzonych w nich zmian. Przy tym członkowie zespołu mogą pracować zdalnie — cała korespondencja i wszystkie dane w systemie dostępne są online.

Warto też pomyśleć o skoncentrowaniu się na kluczowej działalności przedsiębiorstwa. Niech specjaliści, których zatrudniamy, zajmą się tym, co do nich należy, a to, co nie jest kluczową działalnością firmy, można powierzyć zewnętrznym specjalistom w danej dziedzinie. Jeśli tylko zlecimy to odpowiednim osobom czy podmiotom, bilans podobnej strategii biznesowej może się okazać znacznie bardziej efektywny niż model, w którym firma ze wszystkimi obszarami działalności chce radzić sobie sama.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Sylwia Wedziuk

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu