Nie zatory, słaby popyt czy biurokracja, ale brak umiejętności dostosowywania się do zmian ogranicza rozwój wielu firm. Często bardzo trudno im uwolnić się od nieefektywnych procesów i starych przyzwyczajeń, które ciążą coraz bardziej w miarę wzrostu firmy.
— Przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy, że mała zmiana w sposobie organizacji pracy czy wymiany informacji może pozytywnie wpłynąć na funkcjonowanie całej firmy i zwiększyć jej konkurencyjność na rynku — mówi Jacek Wysocki, dyrektor linii biznesowej zarządzanie dokumentacją w Krajowej Izbie Rozliczeniowej (KIR).
Przyjrzeć się pracownikom
Aby usprawnić funkcjonowanie firmy, czasem wystarczy kilka niewielkich zmian w sposobie zarządzania albo organizacji procesów biznesowych. Tylko trzeba najpierw obszary potencjalnego usprawnienia znaleźć, a w tym celu koniecznejest dokładne przyjrzenie się swojej firmie. Taki wewnętrzny audyt pozwala świeżym okiem spojrzeć na procesy biznesowe, które zachodzą w danym przedsiębiorstwie.
— Dzięki krytycznej ocenie własnych procesów można ulepszyć obieg informacji w firmie i wyeliminować zbędne czynności. To prowadzi do skrócenia czasu produkcji czy obsługi klienta oraz oszczędności pieniędzy i innych zasobów — przekonuje Anna Wiącek, partner w firmie doradczej Goldenberry.
Przyjrzeć się warto m.in. swoim pracownikom. Identyfikacja ich mocnych stron pozwoli każdemu z nich powierzać zadania, które najbardziej będą odpowiadać jego potencjałowi. To wpłynie na wydajność całej firmy. Konieczne jest także przyjrzenie się najbardziej czasochłonnym i generującym koszty procesom, choćby obiegowi dokumentów w firmie, który można przenieść z papieru do komputera. Rezygnacja z papieru może zoptymalizować wydatki związane z wystawianiem i dystrybucją faktur, oszczędzić czas i miejsce przeznaczane na obsługę takich archiwów.
— Dzięki wdrożeniu e-faktur pracownicy nie muszą stać na poczcie, aby wysłać fakturę papierową, czy wyszukiwać odpowiedniego dokumentu w dziesiątkach segregatorów — mówi Jacek Wysocki.
Nie wszystko samodzielnie
Jeśli dokumenty znajdą się już w komputerze, można też pomyśleć o wypróbowaniu programu do zarządzania projektami online. Takie narzędzie wspomaga organizację pracy i pozwala zapanować nad bałaganem informacyjnym.
— Chaos powstaje szczególnie wtedy, gdy nad projektem pracuje większa liczba osób, które na co dzień nie mają możliwości porozmawiania ze sobą twarzą w twarz — mówi Marcin Lipiec, kierownik projektów w agencji interaktywnej Ideo.
Na rynku dostępne są aplikacje (np. Basecamp, Collabtive), które umożliwiają z poziomu jednego panelu administracyjnego koordynowanie wielu projektów — prowadzenie kalendarza, komentowanie, wysyłanie wiadomości, edytowanie dokumentów i śledzenie wprowadzonych w nich zmian. Przy tym członkowie zespołu mogą pracować zdalnie — cała korespondencja i wszystkie dane w systemie dostępne są online.
Warto też pomyśleć o skoncentrowaniu się na kluczowej działalności przedsiębiorstwa. Niech specjaliści, których zatrudniamy, zajmą się tym, co do nich należy, a to, co nie jest kluczową działalnością firmy, można powierzyć zewnętrznym specjalistom w danej dziedzinie. Jeśli tylko zlecimy to odpowiednim osobom czy podmiotom, bilans podobnej strategii biznesowej może się okazać znacznie bardziej efektywny niż model, w którym firma ze wszystkimi obszarami działalności chce radzić sobie sama.