FIRMY UFAJĄ KONSULTANTOM
Przebieg wdrożenia zależy od rodzaju przedsiębiorstwa
ZACZĄĆ OD SIEBIE: Firma przygotowująca się do wdrożenia powinna zadać sobie pytanie — czy chce zmienić istniejące procesy i czy potrafi dysponować swoimi najlepszymi pracownikami. Ważne jest także wytypowanie szefa wdrożenia, posiadającego odpowiednie prawnienia i zdolnego do podejmowania szybkich i trafnych decyzji — mówi Jacek Purzycki zastępca dyrektora ds. informatyki i administracji z firmy Aqua. fot. AW
Pomyślne wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie zależy od dokładniego zaplanowania każdego etapu tego procesu. Dlatego przedsiębiorstwa chętnie korzystają z usług firm doradczych.
Wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie należy rozpocząć od dokładnego przygotowania firmy do całego procesu. Niekiedy konieczne może okazać się przeprowadzenie zmian organizacyjnych lub technologicznych. Warto przewidzieć możliwości późniejszego rozszerzenia systemu, przeprowadzić analizę ryzyka związanego z tym procesem oraz opracować rozwiązania ewentualnych problemów.
Dobra koncepcja
Istotnym elementem przygotowania firmy do wdrożenia jest opracowanie stosownej koncepcji. Chodzi o dokładną dokumentację zamierzeń i potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa.
— Jeżeli w trakcie wdrażania zdarzy się coś, czego nie przewidziano w specyfikacji, oznacza to, że na etapie przygotowań popełniono błąd. Jeśli usterka dotyczy szczegółu, z pewnością da się naprawić. Gorzej gdy błąd dotyczy istotnego problemu. Jeśli zabraknie cegły u podstawy ściany, mur runie — mówi Piotr Płatek, główny informatyk w BRAAS Polska.
Problemy mogą być różne. Firmie BRAAS Polska najwięcej czasu zajęło sformułowanie w dokumentacji procesów biznesowych zachodzących w firmie. Dla Boscha najtrudniejsze było pogodzenie polskiego prawa z wymogami kontrolingowymi stawianymi przez niemieckiego właściciela.
— Wdrożenie skomplikowanego systemu jest niemal niemożliwe bez problemów. Istotny jest sposób, w jaki się do nich podchodzi, tempo i koszt — twierdzi Jacek Purzycki zastępca dyrektora ds. informatyki i administracji z firmy Aqua.
Ważne szkolenia
W BRAAS Polska po przygotowaniu do wdrożenia rozpoczęto wstępne szkolenia pracowników.
— Przy szkoleniach największy nacisk położyliśmy na tzw. użytkowników kluczowych. To oni stanowią trzon całej operacji. Sami częściowo konfigurują system i mają decydujący wpływ na rozwiązywanie problemów — uważa Piotr Płatek.
Firma Aqua podzieliła wdrożenie na cztery etapy.
— Pierwszym z nich była analiza i reorganizacja procesów pracy. Następnie przyjęliśmy koncepcję ogólną i rozpoczęliśmy szkolenia. Kolejnym krokiem było ustalenie parametrów oraz koncepcji szczegółowej, ostatnim — testy i szkolenia użytkowników końcowych — opowiada Jacek Purzycki.
Rady konsultantów
Firmy wdrażające systemy wspomagające zarządzanie często korzystają z usług doradczych.
— Przez cały czas wdrożenia bacznie przysłuchiwaliśmy się radom firmy konsultingowej. Słuchaliśmy także pracowników korzystających z próbnej wersji zainstalowanego systemu — mówi Tomasz Stasiński, specjalista ds. informatyki i organizacji w Bosch-Siemens Polska.
Czas trwania wdrożenia systemu wspomagającego zarządzanie zależy od rozmiarów przedsiębiorstwa i ewentualnej konieczności dostosowywania programu do potrzeb firmy.
— Implementacja systemu wraz z niezbędnymi przygotowaniami zajęła nam 4 miesiące — twierdzi Tomasz Stasiński.
BRAAS wdrażał system przez rok i, jak zapewnia Piotr Płatek, proces przebiegł bardzo sprawnie.
Marcin Bołtryk