Nie jesteś w punkcie zero i to twoja przewaga
Dzisiaj fiskus nie tylko wymaga cyfrowych danych, on buduje przepisy w logice cyfrowej. Przestaje myśleć o deklaracjach, zaczyna myśleć o strukturach danych. Nie zastanawia się, kiedy złożysz plik, tylko jak twój system przekaże mu dane automatycznie, a potem jak te dane zweryfikować w kontekście innych danych twoich danych i twoich partnerów biznesowych. To nie jest kosmetyczna zmiana. To rewolucja, która wymusza zmianę układu nerwowego firmy. I tu z pomocą wkracza koncepcja “digital by design”.
Digital by design, czyli strategia cyfryzacji
Digital by design to już nie moda, ale konsekwencja strategii państw i organizacji międzynarodowych. Już w Deklaracji z Tallina UE zobowiązała się, że usługi publiczne będą od podstaw cyfrowe („digital by default”). a OECD w swoim Digital Government Policy Framework wskazało „digital by design” jako filar nowoczesnego państwa. Prawo i procesy mają być projektowane z myślą o danych i automatyzacji. Raport Tax Administration 3.0 idzie jeszcze dalej: przepisy powinny być „zaszyte” w systemach, by podatki działały w tle, bez deklaracji i ręcznych poprawek. Taką logikę przyjęły też państwa. Dania wprowadziła zasadę „digital ready legislation”, a Australia i Wielka Brytania określiły standardy projektowania usług cyfrowych. Najnowszy przykład? Pakiet UE ViDA, który wymusza raportowanie niemal w czasie rzeczywistym.
Digital by design to koncepcja, że proces jest projektowany tak, jakby papier nigdy nie istniał. Zakłada się, że dane podatkowe powstają raz, przy źródle transakcji. Że są poprawne, ustrukturyzowane i dostępne do analizy w czasie rzeczywistym, a systemy komunikują się ze sobą przez API, a nie przez e mail z załącznikiem. W tej filozofii nie ma miejsca na „ręczne poprawki później”. Każdy wyjątek to koszt, ryzyko i opóźnienie.
Po co to robić? Bo inaczej wypada się z gry
Regulacje się zmieniają. Ale prawdziwa zmiana polega na tym, że sama definicja zgodności staje się cyfrowa. Przepisy tworzy się z myślą o automatyzacji. Administracje podatkowe idą w stronę modelu „seamless tax” czyli podatki w tle, pobierane w trakcie, a nie raportowane po fakcie.
Jeżeli twoje procesy nadal opierają się na Excelu, to najwyższy czas na digitalizację. Dział podatkowy w takim układzie nie jest wsparciem biznesu, a hamulcem, czy wręcz źródłem ryzyka. A w czasach presji na efektywność, nikt nie chce być hamulcem.
Poznaj program konferencji Forum Działów Podatkowych 2025 - 15 października 2025
Jak zastosować digital by design w dziale, który istnieje od lat?
Nie musisz wywracać wszystkiego. Masz ludzi, masz systemy, masz know-how. Problem w tym, że często są one poukładane jak stare instalacje w kamienicy: dokładane, łatane. rozbudowywane „po trochu”. Digital by design wymaga przebudowy logiki, a nie tylko kolejnej wtyczki.
- Poznaj swój kręgosłup danych
Zacznij od mapy skąd biorą się dane podatkowe, jak krążą i gdzie się psują. Czy reguły podatkowe są w systemach źródłowych, czy w głowach ludzi? Czy istnieje jedno źródło prawdy? Jeśli odpowiedzi brzmi „nie”, to masz poważny problem, bo roboty i AI nie naprawią chaosu, tylko go poglębią. - Zbuduj fundament i jedno źródło prawdy
Digital by design zakłada, że masz centralne, spójne repozytorium danych podatkowych. Nie chodzi o „jeden wielki system”, ale o spójną architekturę i integracje. Bo jeśli twoje dane siedzą w pięciu różnych bazach, to każda analiza jest loterią. - Zamień interpretacje w kod
Polityki podatkowe w Wordzie i checklisty w Excelu? To przeszłość. Reguły muszą być zakodowane w systemach: walidacje, alerty, blokady. Każda niepoprawna transakcja powinna zatrzymać się przy źródle. - Projektuj procesy od nowa, ale cyfrowo
Tu jest sedno filozofii digital by design. To nie „optymalizacja procesu papierowego”, tylko projektowanie procesów z myślą o danych, API i automatyzacji. Inaczej wpadniesz w pułapkę cyfrowych protez, czyli niby nowocześnie, a w środku stary mechanizm. - Wzmocnij ludzi, zmień im rolę
Cyfrowy dział podatkowy nie potrzebuje ludzi do przepisywania faktur. Potrzebuje analityków, którzy rozumieją ryzyka i interpretują zmiany prawa. To oznacza nowe kompetencje takie jak dane, automatyzacja, logika procesów. Bez tego nawet najlepszy system będzie bezużyteczny.
Największy hamulec? Przyzwyczajenia, nie technologia
Najtrudniej zmienić to, czego nie widać. Sposób myślenia „Tak robiliśmy zawsze” „Tak jest szybciej”. Są firmy, które mają SAP, a VAT liczą w Excelu, bo „ludzie nie ufają systemowi” albo nie chcą wydawać pieniędzy, aby go zmienić. Efekt? Podwójna praca, potrójne ryzyko.
Digital by design wymaga decyzji, żeby przestać nakładać cyfrowe protezy na stare procesy. Odwaga w zmianie nawyków jest dziś ważniejsza niż kolejne wdrożenie IT. Dlaczego warto? Bo to się przekłada na pieniądze.
To nie jest tylko podatkowy compliance. To szybsze zamknięcia, mniej korekt, mniejsze ryzyko kar. Ale też coś więcej, bo czyste dane podatkowe to paliwo dla analityki finansowej, które przygotują projekt deklaracji w minutę.
Przyszłość działów podatkowych to nie „więcej ludzi do wklepywania”, tylko procesy, które robią się same. Digital by design to nie projekt IT. Jeśli dział podatkowy nie stanie się częścią cyfrowego DNA firmy, stanie się jej wąskim gardłem. Nie zaczynasz od zera, ale musisz zmienić kierunek. Bo w tym wyścigu wygrywają ci, którzy projektują cyfrowo od początku. A jeśli nie podejmiesz wyzwania? Cóż, w nowym świecie podatków szybko przekonasz się, że stare sposoby już nie działają a Excel ma swoje ograniczenia.. A fiskus wykorzysta to bez litości, aby załatać medialne luki podatkowe.
Autor: Ernest Frankowski, CEO & Founder, IT9