Wdrożenie systemu ERP nie jest inwestycją, której dokonuje się raz na zawsze. Takie oprogramowanie musi się zmieniać i rozwijać wraz z firmą.
Systemy klasy ERP dzieli się na 3 poziomy, zależnie od ich wielkości i funkcjonalności.
— Poziom 1 to największe systemy, takie jak SAP R/3, przeznaczone dla dużych korporacji. Systemy te są bardzo złożone, wdrożenie trwa latami, koszty liczy się na miliony dolarów. W tym przypadku trudno mówić o zastąpieniu systemu większym — rzadko która firma decyduje się na przejście na alternatywny system z poziomu 1, głównie ze względu na koszty i zakres projektu. Poziom 2 to systemy przeznaczone dla firm średnich. Wdrożenie trwa od 2 miesięcy do kilku lat, zależnie od stopnia skomplikowania projektu i zakresu wdrożenia. Poziom 3 to rozwiązania najmniejsze — opowiada Marcin Sokołowski z firmy Epicor Software Poland.
Firmy dobierają poziomy systemów ERP zależnie od swojej wielkości, potrzeb oraz planów na przyszłość. Oprogramowanie ułatwia zarządzanie firmą, ale w pewnym momencie może stać się barierą na drodze jej dalszego rozwoju.
Usunąć przeszkodę
Aby tak się nie stało, użytkownik systemu musi sobie uświadomić, że wdrożenie to co prawda inwestycja na lata, ale prędzej czy później system trzeba będzie wymienić lub rozbudować.
— Konieczność wymiany lub aktualizacji systemów ERP co kilka lat wynika przede wszystkim z rozwoju wykorzystujących je firm. Rozwój ten z jednej strony jest wynikiem presji rynku i konkurencji, z drugiej zaś naturalnym procesem. Przedsiębiorstwa wprowadzają nowe produkty, sięgają po nowe rynki, wytyczają nowe kierunki rozwoju. W wyniku tych zmian system ERP wdrożony kilka lat wcześniej i spełniający w tamtym momencie wszystkie wymagania firmy nie pasuje do aktualnych potrzeb. Dlatego klienci decydują się na modyfikację lub wdrożenie nowej wersji systemu, tak aby ponownie spełniał on wszystkie ich oczekiwania — tłumaczy Grażyna Limbach, kierownik działu aplikacji Oracle w Matrix.pl.
Ulepszyć zamiast zmieniać
Nie zawsze trzeba decydować się na tak dramatyczny i kosztowny krok, jak całkowita wymiana systemu. Czasami wystarczy go po prostu rozbudować.
— Każdy system ma swoje ograniczenia. Granica między tym, kiedy już trzeba zmienić system, a tym, kiedy jeszcze można rozwijać istniejący, jest bardzo subiektywna i zależy od wielu różnych czynników. Uważam, że system można wykorzystywać tak długo, jak długo nie hamuje on dalszego rozwoju firmy — mówi Marcin Sokołowski.
Przy pracach modernizujących trzeba jednak uważać, aby nie przesadzić. Zbyt duża liczba modyfikacji utrudnia utrzymanie sprawności systemu.
— Trudno oczekiwać, aby system przestarzały technologicznie łatwo dopasowywał się do zmieniającej się rzeczywistości. Posłużmy się przykładem — fiata 125p można modyfikować w nieskończoność, tylko jakim kosztem i po co? Może jednak lepiej kupić coś nowszego — tłumaczy Marcin Sokołowski.
O tym, aby w przyszłości ułatwić klientowi zmianę lub modernizację systemu ERP, dostawcy oprogramowania myślą już przy jego wdrożeniu.
— Największym wyzwaniem z punktu widzenia Matrix.pl, jako firmy wdrażającej systemy ERP, jest wcześniejsze określenie, w jakim kierunku będą się zmieniały rynki, na których prowadzą działalność nasi klienci, i jakie będą w związku z tym ich oczekiwania. Szczególne znaczenie ma szybkość dostosowania wdrażanych przez nas systemów ERP do zmieniającej się sytuacji formalnoprawnej, co jest niezbędne do zapewnienia ciągłości pracy użytkowników systemu — mówi Grażyna Limbach.
Na wyrost
Przy dużej liczbie modyfikacji, które, utrudniają utrzymanie systemu w pełnej sprawności, klienci, zamiast zmieniać go na nowszą wersję oprogramowania z tego samego poziomu, decydują się na zakup programu z poziomu wyższego.
— W takim przypadku firmy decydują się na wdrożenie większego, bardziej funkcjonalnego systemu, który będzie realizował większość potrzeb firmy i będzie niejako na wyrost, to znaczy wraz z rozwojem firmy będzie można wykorzystywać funkcjonalność „zaszytą” w systemie i dokładać kolejne moduły, których firma nie wykorzystywała dotychczas — mówi Marcin Sokołowski.
Specjaliści przyznają, że takie przepływanie klientów do większych systemów jest zjawiskiem naturalnym i korzystnym. Bo wymiana systemu, który nie spełnia już oczekiwań klienta, to może i kłopot, ale także dowód na to, że firma się rozwija.