Jeśli zakupu oprogramowania dokonamy teraz, możemy liczyć, że dostawca zaktualizuje je we własnym zakresie.
Część przedsiębiorców zastanawia się, czy z decyzją o zakupie potrzebnego oprogramowania zaczekać do wejścia do Unii Europejskiej, czy już teraz dokonać transakcji. Praktycznie nie ma różnicy, kiedy kupimy program księgowy czy system ERP, ponieważ większość dostawców software’u oferuje aktualizację w ramach tymczasowej gwarancji.
Zależy od producenta
W przypadku systemów Comarch-CDN, klienci posiadający oprogramowanie na gwarancji mają prawo do nowych wersji systemu przez okres 12 miesięcy od momentu zakupu (i możliwość przedłużenia gwarancji). Firma nie pobiera dodatkowych opłat za wersje przygotowane do zmian związanych z przystąpieniem Polski do Unii.
— Oczywiście liczymy, że w związku ze zmianami przepisów wielu klientów uaktualni systemy, które kupiło kilka lat temu, a które nie są na gwarancji. Z pewnością też wiele małych i średnich firm, które odkładały inwestycje w IT, podejmie teraz decyzje o zakupie systemu. Wreszcie wiele firm obsługiwanych dotąd przez lokalnych producentów, którzy nie sprostają nowym wyzwaniom, będzie musiało zmienić system — mówi Zbigniew Rymarczyk, prezes spółki CDN.
Spółka Insert zaoferowała dużo krótszy, bo trzymiesięczny, okres bezpłatnej aktualizacji firmowego oprogramowania. Licząc, że zmiany legislacyjne zakończą się w momencie akcesji, jest on wystarczający. Zwłaszcza że firma oferuje aktualizacje dla wszystkich programów ze swojej oferty.
— Obecnie — wbrew pozorom — jest najlepszy moment na inwestycje w programy rachunkowe, a trzymiesięczny okres pozwoli na dostosowanie systemów do nowych przepisów. Ewentualne późniejsze aktualizacje programów — w przypadku naszej firmy — będą dostępne za opłatą — informuje Tomasz Sokołowski, dyrektor ds. finansów i marketingu spółki Insert.
Sprawdź dostawcę
Przed zakupem programu warto upewnić się, że dostawca zapewnia aktualizacje i jest do nich przygotowany. Według przedstawicieli spółki Matrix.pl, należy sprawdzić w wersji demonstracyjnej funkcjonalności uregulowane przepisami UE. Jeśli ich nie będzie, producent musi poinformować o terminie uzupełnienia braków, a sam termin aktualizacji powinien być uzasadniony czasem potrzebnym na wprowadzenie zmian.
— Termin powinien się mieścić przed okresem konieczności skorzystania z danej funkcjonalności (np. nowy wzór deklaracji przed terminem wyznaczonym dla jej złożenia). Pojawiające się obecnie deklaracje niektórych producentów o dostosowaniu ich aplikacji do przepisów UE mają charakter reklamowy — mówi Ryszard Faszyński, kierownik zespołu zarządzania produktami w Matrix.pl.
Tomasz Dobrzański, analityk spółki Teta, radzi z kolei zapewnić sobie aktualizowanie programów przez wprowadzenia zapisów i gwarancji w umowach z dostawcą oprogramowania.
— Wybierając dostawcę, który długo działa na rynku, ma doświadczenie i odpowiednie zasoby pozwalające na bieżącą aktualizację oraz rozwój oprogramowania, minimalizujemy ryzyko zakupu produktów przestarzałych. Dobrym wyjściem będzie zakup oprogramowania od producenta, który może się pochwalić referencjami wśród klientów już działających na rynkach europejskich —uważa Tomasz Dobrzański.