Po 3 do 6 miesięcy system powinien zostać dostrojony, procedury zoptymalizowane i wtedy można oceniać, jakie efekty dało wdrożenie.
O sukcesie wdrożenia systemu wspomagania zarządzania (SWZ) decyduje wiele elementów. Punktem wyjścia jest jasno sprecyzowany cel biznesowy. Sponsorzy projektu powinni ustalić cele biznesowe do zrealizowania przez wdrożenie SWZ. Zdefiniowane już cele biznesowe determinują rodzaj wdrażanego systemu informatycznego. Określenie tych celów umożliwia również ocenę projektu po zakończonym wdrożeniu i uruchomieniu systemu.
Zarządzanie ryzykiem
Należy przyznać, że projekt wdrożeniowy, tak jak każda inwestycja, obarczony jest pewnym ryzykiem niepowodzenia. Ryzyko to rośnie wraz ze skomplikowaniem projektu lub złożonością organizacji podlegającej wdrożeniu.
Do głównych czynników ryzyka, jakie występują we wdrożeniu SWZ, należy zaliczyć: dostępność zasobów, liczba lokalizacji, liczba legislacji i języków, (jeżeli system wdrażany jest w kilku krajach jednocześnie), zakres funkcjonalny, termin realizacji systemu, liczba podmiotów zaangażowanych w projekcie, przeniesienie danych z zastępowanych systemów i baz danych, dopasowywanie (rozwiązania indywidualne) systemu standardowego do wymagań przedsiębiorstwa itp.
Sponsorzy projektu oraz osoby nim zarządzające powinni zidentyfikować wszelkie prawdopodobne elementy wpływające na ryzyko projektu. Po ich identyfikacji w planie podejścia do wdrożenia powinny zostać określone warunki, które pozwolą na minimalizację lub neutralizację elementów wpływających na ewentualny sukces lub niepowodzenie przedsięwzięcia.
Pracownicy
Czy pracownik należy do aktywów czy pasywów przedsiębiorstwa? Takie pytanie powinni zadać sobie wszyscy inwestujący w rozwój systemu informatycznego. Nie jest możliwe wdrożenie systemu bez aktywnego uczestnictwa kluczowych użytkowników w procesie wdrożenia. Jeżeli nasi pracownicy to aktywa, to nie wahajmy się obdarzyć ich zaufaniem i autorytetem w sprawach związanych z projektem. W czasie jego trwania osoby wybrane do grupy wdrożeniowej powinny wiedzieć, że mogą podejmować decyzje oraz usprawniać istniejące procedury, jeżeli jest to możliwe.
Członkowie grupy projektowej powinni poświęcać przynajmniej 60 proc. swojego czasu pracy na zadania związane z wdrażaniem systemu informatycznego. Ci ludzie powinni, chociaż częściowo, zostać odciążeni od wykonywania swoich codziennych obowiązków. Za organizację ich pracy odpowiada kierownictwo firmy. Jeżeli grupa projektowa nie będzie miała czasu na realizację postawionych zadań, to fakt ten negatywnie wpłynie na ich motywację. W skrajnych przypadkach może to doprowadzić do utraty cennych zasobów ludzkich w trakcie trwania projektu wdrożeniowego. A to z kolei może spowodować zatrzymanie projektu i wzrost kosztu wdrożenia. Często, w takim przypadku, należy powtarzać etapy wdrożenia, które już zostały zamknięte.
Zarząd firmy powinien ustalić, jakimi zasobami dysponuje i ile sił jest w stanie skierować do projektu. Oczywiście, celem numer jeden przedsiębiorstwa zawsze jest zarabianie pieniędzy, a nie wdrażanie systemu informatycznego. Dopiero celem numer dwa jest wdrożenie SWZ. Jeżeli zasoby własne nie wystarczają, zawsze można wspierać się zasobami zewnętrznymi lub pracownikami okresowymi: konsultanci zewnętrzni, biznesowi, konsultanci producenta oprogramowania itp.
Zaangażowanie kierownictwa
Każdy projekt wdrożeniowy powinien mieć swojego sponsora — osobę ze ścisłego kierownictwa firmy, oddelegowaną do opieki nad wdrożeniem systemu. Osoba ta nie bierze merytorycznego udziału we wdrożeniu, ale swoją postawą potwierdza wagę, jaką zarząd firmy przywiązuje do projektu oraz usuwa wszelkie bariery, które mogą napotkać członkowie grupy wdrożeniowej w trakcie trwania projektu. Sponsor projektu wskazuje jego cel, motywuje członków grupy wdrożeniowej, wspomaga tę grupę w podejmowaniu strategicznych decyzji podczas implementacji systemu. Osoba taka odpowiada za szeroko pojmowany marketing projektu wdrożeniowego.
Bez właściwego zaangażowania kierownictwa w sponsorowanie oraz marketing przeprowadzanych zmian — projekt wdrożeniowy nie zakończy się sukcesem.
Metodologia
Należy wybrać metodę wdrażania systemu odpowiednią do struktury firmy. Nie warto zmagać się samemu z tym problemem — lepiej skorzystać z doświadczeń dostawcy oprogramowania, który już niejednokrotnie z sukcesem wdrożył oprogramowanie.
Zespół wdrożeniowy — złożony z kluczowych użytkowników, uzupełniony konsultantami dostawcy oprogramowania — bierze na siebie główny ciężar przygotowania systemu do uruchomienia. Użytkownicy końcowi są szkoleni w ostatniej fazie wdrożenia po przeprowadzeniu testów akceptujących nowe procedury pracy. Użytkownicy kluczowi są po wdrożeniu systemu wewnętrznymi konsultantami wspomagającymi pracę użytkowników końcowych. Wiedza zdobyta przez nich w trakcie wdrożenia umożliwia im dokonywanie zmian w systemie oraz opracowanych procedur (optymalizacja), w przypadku, gdy zmieniają się warunki biznesowe, w jakich działa przedsiębiorstwo.
Takie podejście do wdrożenia jest mniej kosztowne i pozwala na ograniczenie kosztów związanych z zatrudnianiem konsultantów zewnętrznych.
Leszek Dancewicz, dyrektor ds. szkoleń i konsultacji Exact Software Poland