Liczba tworzonych i przechowywanych danych elektronicznych nadal rośnie w postępie wykładniczym — dwukrotnie co dwa lata. W 2011 r. na całym świecie wygenerowano i wykorzystano 1,8 zetabajtów informacji, z czego około 80 proc. przypadło na przedsiębiorstwa (wg Extracting Value From Chaos, IDC Digital Universe, artykuł sponsorowany przez EMC, czerwiec 2011 r.).
Firmy różnią się poziomem wykorzystania danych, jednak zarządzanie zalewem informacji znajdujących się w poczcie elektronicznej, systemie SharePoint oraz dyskach sieciowych dotyczy wszystkich. Przedsiębiorstwa są zobowiązane do przechowywania pewnych typów informacji przepisami prawa, a w innych przypadkach dostęp do nich jest niezbędny do obsługi bieżących lub przyszłych spraw, niektóre zaś należy chronić jako cenny zasób firmy.
Archiwa papierowe generują wysokie koszty zarządzania i utrzymania. Również z punktu widzenia jakości wyszukiwania i czasu dostępu do informacji nie spełniają podstawowych wymagań stawianych przez procesy biznesowe większości przedsiębiorstw. Generują znaczne obciążenie pracowników związane z procesem archiwizacji oraz dostępu do informacji, angażując często wiele osób, a niekiedy także firmy zewnętrzne.
Wraz ze zmianami prawa, w szczególności dotyczącego dokumentu cyfrowego, powstaje możliwość zastosowania nowoczesnych metod archiwizacji. Dostępne na rynku polskim i światowym rozwiązania archiwizacji cyfrowej oferują centralny system zarządzania cyklem życia informacji pochodzących z wielu źródeł: systemów poczty elektronicznej, plików (także skany), komunikatorów internetowych, systemów ERP/CRM, oferując jedno wspólne repozytorium i jedno narzędzie wyszukiwania.
Rozwiązania do archiwizacji pozwalają użytkownikom końcowym na bezpośredni i szybki dostęp do archiwum — czas, sposób i jakość wyszukiwania informacji są porównywalne, a często lepsze od stosowanych szeroko wyszukiwarek internetowych typu Bing, Google, Yachoo. Wyszukiwanie pełnotekstowe umożliwia precyzyjne ograniczenie listy dokumentów do niezbędnego minimum. Liczony w sekundach, a nie jak w przypadku rozwiązań tradycyjnych i papierowych w godzinach lub częściej dniach, czas dostępu i możliwość natychmiastowego wglądu w oryginalną zawartość połączoną z bezpośrednim dostępem do informacji sprawiają, że coraz więcej firm docenia wagę i stosuje rozwiązania archiwizacji, wspierając krytyczne procesy biznesowe.
Należy pamiętać, że centralny system archiwizacji nie obejdzie się bez zintegrowanego systemu zarządzania prawami dostępu zabezpieczającego przed nieuprawnionym dostępem i wypływem informacji. Spełnienie często bardzo wyśrubowanych wymagań w tym względzie jest warunkiem sukcesu zastosowania nowoczesnych systemów archiwizacji w firmie.
PIOTR NOGAŚ
BRS Practice Manager, EMC Poland