Spoiler alert, niestety nie. Ładna prezentacja, którą HR stworzył z AI, niestety nie zaadresuje problemu komunikacji z biznesem, bo ten nadal pyta:
- Co właściwie wynika z tych danych?
- Dlaczego mamy się tym zająć i czemu właśnie teraz?
- Ile to będzie kosztować?
Być może już przeczuwasz, że wyzwaniem jest to, że HR rozumie dane na których pracował, ale biznes już nie. Jeżeli HR nie piłkarz wniosków z danych to niestety często biznes nie połączy sam kolejnych kropek. Efekt? Piękna to prezentacja, ale nie prowadzi do żadnych decyzji. A to tylko frustruje HR.
Dane HR są ważne, a głosu nie mają
Dane są bezsprzecznie ważne. I HRBP może mieć poprawne informacje, a mimo to przedstawić je nieskutecznie. W badaniu BCG (Boston Consulting Group) i Światowej Federacji Stowarzyszeń Zarządzania Ludźmi (ang. World Federation of People Management Associations, WFPMA) aż 72% respondentów uznało people analytics i raportowanie za ważny obszar, który w najbliższych latach będzie ważny, natomiast tylko 35% wysoko oceniło obecne możliwości swojej organizacji w tym zakresie (1).
Tak samo było w jednej firm, która zgłosiła się do nas z potrzebą zbudowania Asystenta AI, który wesprze HR Business Partnerów w przygotowaniu lepszych prezentacji. HR BP analizowali narzędzia AI do grafiki, a także możliwości Asystenta AI Gemini oraz Gemini Notebook (dawny Notebook LM) w zakresie generowania całych slide decków. Natomiast nasz zespół postanowił zejść poziom niżej. Chcieliśmy znaleźć odpowiedź na pytanie „Jaki konkretnie problem ma to rozwiązać?”.
Po dłuższych rozmowach z kilkoma HR BP oraz Dyrektorem HR okazało się jednak, że prawdziwym bólem nie było to, że HR BP nie potrafili robić ładnych slajdów. Robili je całkiem dobrze. Natomiast dla Dyrektora HR i tak miały one drugorzędne znaczenie. Ważniejszym problemem było to, że osoby pracujące na stanowiskach HR BP, nawet jeżeli stawałyby na rzęsach i zrobiły najładniejsze slajdy w życiu, to managerowie i kierownicy, z którymi współpracują i tak nic nie zrozumieją, bo brakuje narracji o tych danych. Rezultat? Nieważne czy brzydkie slajdy, i tak nie dawałoby to większego wpływu na decyzje w firmie.
W czym zatem jest problem? Dzieje się tak niestety, gdy mówca:
- pokazuje wszystkie dostępne wskaźniki, zamiast skupić się tylko na tych istotnych dla decyzji,
- traktuje nazwę wskaźnika jako główną tezę slajdu,
- opisuje zmianę, ale nie jej konsekwencje,
- nie różnicuje komunikatu zależnie od odbiorcy,
- nie kończy wystąpienia konkretną rekomendacją,
przekazuje biznesowi tabelę lub wykres i oczekuje, że odbiorca sam zinterpretuje znaczenie danych. A to tak nie działa.
Co poszło nie tak w omawianym przypadku? Osoba zamawiająca szkolenie dla HR BP błędnie założyła, że osoba z biznesu (zaraz, dyrektor, kierownik czy manager) sama domyśla się, co wynika z informacji na slajdach, a jak będą ładniejsze to domyśli się bardziej. Niestety, sama tabela czy wykres nie ma sensu, chyba że jej go nadamy.
65% doświadczonych liderów uważa, że HR potrafi wspierać biznes, jednocześnie 51% wskazuje obciążenie administracyjne jako główną przeszkodę w bardziej strategicznym wkładzie HR (1). I tak, umieszczanie danych w prezentacjach to także obciążenie administracyjne. Choć w przypadku klienta wygląd slajdów oraz tempo ich powstawania istotnie były czymś, co przeszkadzało HR w działaniu, nie adresowało to istoty tego wyzwania.
Bo HR BP przychodzili na spotkania ze wspaniałymi prezentacjami, prezentowali alarmujące liczby i… nic się nie działo. Zero kolejnych kroków. Zero decyzji.
Jak to zmienić?
Jak mówić o danych, żeby biznes chciał słuchać?
Rozwiązań tego impasu jest wiele, ale najważniejsze z nich to storytelling danych.
Zamiast pokazywać wszystkie dostępne dane, wybierz tylko te, które pomagają zrozumieć sytuację i podjąć decyzję. Najpierw pokaż kontekst, najważniejsze fakty i trend. Następnie wskaż problem, ryzyko albo szansę, która wynika z danych. Na końcu przedstaw jedną lub dwie konkretne rekomendacje oraz możliwe konsekwencje ich wdrożenia.
Nie chodzi więc o to, żeby na jednym slajdzie zmieścić pięć wykresów. Chodzi o to, żeby odbiorca wiedział, na co patrzy, dlaczego to ma znaczenie i co powinien z tym zrobić.
Dlaczego? Bo kiedy danych jest dużo, ich odpowiednia selekcja, kolejność i osadzenie w logicznej historii ułatwiają biznesowi zrozumienie sytuacji i podjęcie lepszej decyzji.
Jak to wygląda na przykładzie?
Poznaj program konferencji HR Summit 2026, 15-16 wrzesień 2026, Warszawa
Dobra historia oparta na danych ma trzy akty
Aby ułatwić Ci wdrażanie wiedzy w życie (oraz zebrać przykłady dla AI – o czym za chwilę), poniżej opisałam schemat pisania historii o danych. Ta struktura świetnie sprawdzi się nie tylko w przypadku prezentacji od HR, ale w każdej sytuacji biznesowej. Historia o danych podzielona jest na 3 akty:
Akt I – Kontekst – co wiemy?
Tu zwykle mamy jakąś liczbę, zmianę, trend albo obserwację, którą chcemy otworzyć temat.
Akt II – Dlaczego to ma znaczenie dla nas teraz?
To świetne miejsce, by wskazać problem, ryzyko, przełamać konwencję i zaskoczyć czymś słuchaczy albo wskazać szansę rynkową wymagającą akcji lub decyzji.
Zdecydowanie lepiej jest trochę straszyć, a nie tylko pokazywać pozytywy. Dlaczego? Na to pytanie odpowie ekonomia behawioralna, do której jeszcze wrócimy.
Akt III – Rekomendacja, czyli co z tym zrobić?
Eksperckość to nie tylko umiejętność dostrzeżenia w liczbach trendu, ale i udzielenie rekomendacji co do dalszego działania, uzasadnienia, zaprezentowania oczekiwanego skutku oraz sposobu oceny rezultatów.
Skoro znasz już strukturę, porozmawiajmy o tym, jak ją zastosować.
Przykład 1: rosnąca rotacja
Akt I – Kontekst – co wiemy?
„W ostatnim kwartale rotacja w analizowanym obszarze wzrosła o 35%”. Na tym jednym zdaniu niestety wielu HR BP się zatrzymuje, ale my pójdziemy o krok dalej.
Akt II – Dlaczego to ma znaczenie?
„Największy wzrost dotyczy ról eksperckich. Dalsze odejścia mogą opóźnić projekty, zwiększyć koszty rekrutacji i wdrożenia nowych pracowników oraz doprowadzić do utraty wiedzy, której nie da się szybko odbudować”.
Akt III – Rekomendacja, czyli co z tym zrobić?
„HR rekomenduje przeprowadzenie rozmów retencyjnych z osobami w kluczowych rolach oraz krótkiej analizy przyczyn odejść w tej grupie. Na tej podstawie w ciągu 4 tygodni przygotujemy plan działań dla menedżerów obejmujący te obszary, które faktycznie wpływają na ryzyko odejścia, np. możliwości rozwoju, mobilność wewnętrzną, jakość współpracy z przełożonym czy warunki pracy”.
Być może zastanawia Cię, dlaczego skupiliśmy się na pokazaniu ryzyk, a nie korzyści. Stoją za tym bardzo silne, psychologiczne podstawy.
Pozwól, że zaprosimy Cię na moment do świata ekonomii behawioralnej.
Co bardziej wzmocni Twój przekaz? Zmiana semantyki na język korzyści czy „awersja do straty”?
Przygotowując ten artykuł zapytaliśmy kilku HR BP z różnych firm o sposób, w jaki podają dane. Z ich odpowiedzi i naszych doświadczeń wynika, że istnieje tendencja do mówienia tylko o pozytywnych aspektach, unikanie słowa „problem” lub co gorsza, szafowania krótkimi zdaniami, żargonem lub frazesami, zamiast nadać liczbom i wskaźnikom znaczenie biznesowe.
Pamiętasz przykład HR BP z początku tego artykułu? Kiedy rozmawialiśmy z tym zespołem o tonie, który warto nadać prezentacjom z danymi, podkreślaliśmy wagę znajomości ekonomii behawioralnej. Zasadą, która pomoże Ci najbardziej, jest „awersja do straty”.
Analogicznie, dlatego biznes reaguje bardziej na komunikat „bez tej zmiany stracimy 10% klientów” niż na „dzięki tej zmianie możemy zyskać 10% klientów”.
Tylko jak to przekuć na bardziej skuteczną komunikację HR z biznesem? I co ma do tego AI?
W którym momencie do akcji wkracza AI (i po co)?
Wracamy do klienta, którego HR BP na tym etapie rozumieli już, dlaczego potrzebują zmian w tym, jak pokazują dane. Pozostało nam już „tylko” wesprzeć ich w budowie Asystentów AI, którzy do dziś pomagają:
- syntetyzować informacje i wybierać ze zbiory danych to, co najważniejsze dla biznesu, aby rzeczywiście chcieli słuchać,
- porównywać dane w różnych okresach i wskazywać biznesowe konsekwencje,
- dopasowywać narrację do konkretnego odbiorcy – dyrektora, zarządu, kierownika, menedżera liniowego,
- budować skuteczną argumentację „za” i „przeciw”
- formułować pytania, które może zadać biznes, aby z wyprzedzeniem przygotować na nie odpowiedzi
- tworzyć pierwsze wersje rekomendacji biznesowych i dalszych kroków, aby finalnie prezentacje HR-u prowadziły do realnych działań w biznesie
Co ważne: zespół HR BP, o którym piszemy, miał już dane dostarczane i przeanalizowane przez odpowiedni zespół. Były już:
- policzone,
- sprawdzone,
- odpowiednio zabezpieczone i zanonimizowane,
słowem: przygotowane do dalszego użytku przez AI.
Sytuacje w życiu są różne, więc być może Ty zdobywasz dane w inny sposób.
Na potrzeby naszego dzisiejszego przykładu uznajmy, że masz przed sobą komplet liczb i zastanawiasz się, co z nimi zrobić lub co ważniejsze: jak sprawić, by Twój Asystent AI zrobił z nimi to, czego chcesz?
Jak zbudować Asystenta AI dla HR Business Partnera?
Niezależnie od tego, czy tworzysz Asystenta AI w Gemini, Copilot czy Chat GPt, żeby zbudować sprawnie działającego Asystenta, musisz przejść przez 6 kroków. Poniżej opisuję 3 z nich:
Krok 1 – Nadaj Asystentowi AI konkretną rolę
Rola to najważniejszy element pracy każdego Asystenta AI, po pokazuje AI, w jaki sposób ma patrzeć na dane zadanie. Przykładowa rola Twojego Asystenta, w skrócie:
fakty wynikające z danych, interpretacje i hipotezy, rekomendowane działania.
Krok 2 – Kontekst, czyli opisz świat, w którym ma poruszać się Twój Asystent AI
W tym miejscu opisz jak najbardziej szczegółowo:
- odbiorców Twojej prezentacji,
- kontekst działania firmy, w której pracujesz i specyfikę Twojego działu,
- dane lub obserwacje, które warto wziąć pod uwagę w trakcie realizacji zadania (zarówno, te, które masz, jak i te, których Ci brakuje),
- decyzje lub decyzja, którą chcesz zarekomendować (jeżeli już masz na to pomysł).
- i najważniejsze – co biznes powinien wyraźnie ZAPAMIĘTAĆ po Twojej prezentacji?
Krok 3: „Nakarm” swojego Asystenta AI dobrymi przykładami
Jeżeli chcesz, aby Asystent AI działał precyzyjnie i tak jak chcesz, musisz mu podać przykłady języka korzyści dla biznesu, uwzględniając wcześniej wspomniany storytelling danych. Zatem, jeżeli chcesz go nauczyć pisać językiem biznesy, podaj mu następujące przykłady:
Przykład 1:
Zamiast pisać:
Mamy coraz wyższą rotację.
napisz:
Mamy coraz wyższą rotację. To oznacza, że rośnie ryzyko odejścia pracowników liniowych i tych, których wiedza jest niezbędna dla ciągłości operacyjnej firmy.
Przykład 2:
Zamiast pisać:
Wyniki ankiet satysfakcji pracowników są niższe niż poprzednio.
napisz:
Wyniki ankiet pracowniczych są niższe niż poprzednio, szczególnie w obszarze feedbacku. Rozmowy z zespołami wskazują, że pracownicy nie mają jasności, czego się od nich oczekuje i według jakich kryteriów oceniana jest ich praca. Zatem jako HR rekomendujemy wprowadzenie jasnego systemu kryteriów oceny, który będzie polegał na (tutaj HR podaje rekomendowane rozwiązanie).
3 wnioski do zapamiętania
- AI nie naprawi źle zdefiniowanego problemu.
Zanim zaczniesz budować Asystenta AI, kupować kolejne narzędzie albo automatyzować proces, odpowiedz na jedno pytanie: co konkretnie ma się dzięki temu zmienić? W przypadku prezentacji HR celem nie powinno być tworzenie większej liczby ładnych slajdów, ale lepsze decyzje po stronie biznesu. - Dane HR potrzebują interpretacji, a nie tylko prezentacji.
Nie pokazuj biznesowi wszystkiego, co wiesz. Pokaż to, co jest potrzebne do podjęcia decyzji: co się dzieje, dlaczego ma to znaczenie i co rekomendujesz zrobić dalej. Taka struktura zmienia raportowanie danych w realne wsparcie biznesu. - Dobry Asystent AI powinien wzmacniać kompetencje HR BP, a nie zastępować jego myślenie.
Nadaj mu konkretną rolę, opisz kontekst firmy i odbiorców oraz pokaż przykłady dobrych odpowiedzi. AI może pomóc szybciej analizować dane, budować argumentację i przygotowywać rekomendacje, ale ostateczna interpretacja i decyzja nadal należą do człowieka.
Od czego zacząć u Ciebie?
Być może po przeczytaniu tego artykułu masz już kilka pomysłów na wykorzystanie AI w swoim dziale HR. Nie zaczynaj jednak od wyboru narzędzia.
Zacznij od wyboru właściwego problemu do rozwiązania.
*Materiał uzupełniający: praktyczny poradnik wideo pokazujący krok po kroku, jak zbudować Asystenta AI: [link]
O Autorce:
Anna Prończuk-Omiotek - współwłaścicielka firmy IT WebAmigos oraz firmy consultingowej SalesYY. Zarządza zespołem konsultantów specjalizujących się we wdrażaniu AI w Działach Sprzedaży, Marketingu i HR. W internecie znana jako AnnaPRO, bo uczy jak PRO-fesjonalnie rozwijać sprzedaż z użyciem AI.
W ciągu ostatnich 15 lat współpracowała z ponad 450 firmami – od startupów po globalne organizacje, takie jak Santander, General Electric, Medicover, InPost, Allegro, Otodom czy T-Mobile. Jest nagradzanym mówcą międzynarodowym. W 2024 roku zajęła pierwsze miejsce za najlepsze wystąpienie na konferencji “I love Marketing & Technology” w ramach Dnia AI.
Więcej o Annie:
https://WebAmigos.pl/