Podstawą decyzji o ekspansji biznesowej do nowego kraju jest odpowiednia diagnoza potrzeb. Na jej podstawie można zaprojektować efektywne kosztowo i odporne na zakłócenia rozwiązanie logistyczne. Od czego należy zacząć?
Rodzaj transportu drogowego
Aneta Błaszczyk, starszy kierownik operacyjny transportu międzynarodowego w firmie DSV – Global Transport and Logistics, podkreśla, że pierwszą decyzją, którą należy podjąć, jest forma i rodzaj transportu, jakie powinniśmy zastosować.
- W przypadku Niemiec, ze względu na małą odległość od Polski i dobrą infrastrukturę, w zdecydowanej większości przypadków najlepszym wyborem będzie transport drogowy, który może odbywać się w jednym z trzech modeli. Pierwszy to transport całopojazdowy. Do klienta przyjeżdża auto, które jest w całości wykorzystywane na jego potrzeby i przewozi ono towary bezpośrednio z punktu A do punktu B. Drugi model to transport częściowy, kiedy to samochód dzielony jest pomiędzy kilku klientów lub kilka przesyłek, które są odbierane bezpośrednio z magazynu, z pominięciem punktów przeładunkowych – tłumaczy Aneta Błaszczyk.
Trzecim rodzajem jest transport drobnicowy. W jego przypadku towar jest odbierany od klienta i trafia do hubu eksportowego, z którego wraz z innymi ładunkami przekazywany jest do niemieckich centrów, które zajmują się dystrybucją na terenie tego kraju.
Przy wyborze rodzaju transportu trzeba brać pod uwagę charakter przewożonego towaru i dodatkowe przepisy dotyczące ładunków wymagających transportu w temperaturze kontrolowanej, o wysokiej wartości (tzw. HVC) lub towarów niebezpiecznych (tzw. ADR).
Niedawno w UE wprowadzone zostały rygorystyczne wymagania dotyczące transportu produktów tzw. wrażliwych oraz obrotu paliwem opałowym lub smarami. Te produkty zostały objęte w całej Europie procedurą SENT – systemem elektronicznego nadzoru transportu. Oznacza to, że towar musi być nadzorowany od momentu załadunku po rozładunek. Eksporter musi zweryfikować, czy jego podwykonawca ds. transportu posiada zaplecze techniczne pozwalające na zrealizowanie szeregu wymogów związanych z raportowaniem do odpowiednich regulatorów.
- Operator logistyczny musi z odpowiednim wyprzedzeniem zgłosić informacje takie jak przejście graniczne, przez które będziemy przejeżdżać, specyfikację pojemników, w których przewożony będzie towar czy dane GPS pojazdu. Warto też pamiętać o tym, że zgodnie z obowiązującymi regulacjami obowiązkiem odbiorcy transportu jest raportowanie tego, co stało się z opakowaniem po odbiorze. Zdarzają się wciąż sytuacje, w których importer próbuje przenieść to zobowiązanie na eksportera, choć nie ma do tego prawa – zaznacza Aneta Błaszczyk.
Drobnica nie dla każdego
W ostatnich latach rozwinęła się oferta transportów drobnicowych, umożliwiających optymalne kosztowo nadawanie przesyłek, jeżeli ich miesięczny wolumen jest relatywnie niski. To dobre, elastyczne rozwiązanie dla początkujących eksporterów, którzy nie zawsze są w stanie ocenić popyt na swoje produkty na początku swojej ekspansji, jak i dla firm z doświadczeniem, których kontrahenci sygnalizują mniejszą chęć do magazynowania większej ilości towaru w punkcie odbioru. Drobnica nie jest jednak rozwiązaniem idealnym dla każdej firmy.
- Towar w transporcie drobnicowym jest przeładowywany zazwyczaj 2-4 razy na trasie przejazdu. Każdy taki przeładunek znacząco zwiększa ryzyko uszkodzenia towaru. Istnieje też ryzyko, że przesyłka zagubi się w którymś z hubów. Mimo coraz szerszej automatyzacji procesów trzon operacji centrów logistycznych opiera się na pracy człowieka i czasem zdarzy się, że ktoś np. pozostawi towar w niewłaściwym miejscu i zostanie on pominięty w procesie ponownego załadunku – zwraca uwagę ekspertka.
Podkreśla, że auta w liniach drobnicowych jeżdżą jak pociągi o określonych godzinach. Jeżeli danego dnia z jakiegoś powodu towar nie zostanie załadowany, musi poczekać na kolejny kurs. Ze względu na powszechność w niemieckich firmach produkcyjnych modelu „just in time”, który zakłada, że producent nie utrzymuje wysokich stanów w przyzakładowych magazynach, nawet jednodniowe opóźnienie może być dotkliwe w skutkach.
- Dlatego przed podjęciem decyzji o zleceniu wysyłki w modelu drobnicowym warto sprawdzić gwarantowany przez operatora logistycznego poziom jakości dostaw. Powinien on wynosić około 95-98 proc. – uważa Aneta Błaszczyk.
Digitalizacja i automatyzacja
Przygotowując się do transportu towarów na rynek niemiecki, należy przygotować się do funkcjonowania w specyficznej dla tego kraju kulturze organizacyjnej. Niemiecka logistyka jest w dużym stopniu zdigitalizowana i zautomatyzowana. Jest to szczególnie ważne w kontekście awizacji, czyli procesu, w którym odbiorca może zweryfikować wszystkie informacje dotyczące samochodu, przewożonego towaru, godziny przyjazdu, a także potwierdza elektronicznie dostawę i prowadzi obrót dokumentami. Zwłaszcza w przypadku realizacji transportów do nowego partnera handlowego warto sprawdzić, z jakiej platformy elektronicznej on korzysta i czy wybrany operator logistyczny jest zdolny do integracji z nią. Niemieckie firmy niechętnie i bardzo rzadko godzą się na przejście na inny system niż ten już wdrożony.
- Niemcy dążą do redukcji kontaktów bezpośrednich do minimum i to nie tylko w formie telefonicznej, ale nawet mejlowej. O ile we Włoszech czy Francji normalna jest sytuacja, gdy ktoś dzwoni z pytaniem o szczegóły transportu, o tyle na rynku niemieckim takie sytuacje nie mają miejsca. Często jedynym kanałem kontaktowym jest ogólny mejl do działu przyjęcia towaru, który może obejmować swoim zasięgiem wszystkie magazyny firmy w kraju lub regionie. Bywa to utrudnieniem i jednocześnie sprawia, że kwestia elektronicznego systemu awizacji jest tak istotna – wyjaśnia Aneta Błaszczyk.
Dodaje, że ważną cechą niemieckiej kultury organizacyjnej jest restrykcyjne przestrzeganie ustaleń. Jeżeli kontrahenci ustalili, że dany ładunek dojedzie do punktu odbioru w dwa dni na godz. 10.00, wtedy musi znaleźć się w tym terminie w umówionym miejscu gotowy do rozładunku. Jeżeli z jakichkolwiek przyczyn transport spóźni się powyżej ustalonego w umowie limitu, np. więcej niż dwie godziny, może się to wiązać z automatycznym nałożeniem kar ustalonych w kontrakcie.
Czas to pieniądz
Kluczowym czynnikiem dla niemieckich odbiorców jest czas realizacji transportu zamawianych towarów.
- Warto o tym pamiętać, aby uatrakcyjnić swoją ofertę względem konkurencji. W Niemczech dominuje wspomniany model logistyczny just in time. Producenci praktycznie nie mają zapasów magazynowych. To sprawia, że jakiekolwiek opóźnienie w dostawach wywołuje dużą nerwowość i może stać się przyczyną wstrzymania prac, a co za tym idzie znacznych strat. Towary wjeżdżają niemal wprost z naczepy samochodu na halę produkcyjną. Biorąc pod uwagę tę specyfikę, warto uważnie przeanalizować czas tranzytu na danej trasie – mówi Aneta Błaszczyk.
Ekspertka zauważa, że osoby organizujące transport do Niemiec często zapominają, że towary przeznaczone do dalszego eksportu, np. z portu w Hamburgu, mogą podlegać przepisom celnym.
- Zawsze trzeba zwrócić uwagę na to, kto ma być odbiorcą końcowym i czy na pewno działa on na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli ładunek ma trafić do magazynu przeładunkowego, z którego będzie następował eksport poza UE, niemiecki pośrednik prawdopodobnie będzie oczekiwał, że towar zostanie odprawiony celnie już w Polsce – zaznacza Aneta Błaszczyk.