Jedną z najważniejszych decyzji wiążących się z rozwojem przedsiębiorstwa jest kwestia właściwego wyboru podmiotu świadczącego obsługę prawną prowadzonej działalności gospodarczej. Z punktu widzenia firmy ważne jest nie tylko pozyskanie wysokiej jakości obsługi, ale także umowne sformalizowanie współpracy, zapewniające przedsiębiorcy pewność co do sposobu świadczenia doradztwa, a przede wszystkim kontrolę nad ewentualnymi kosztami outsourcingu obsługi prawnej.
Podejmując słuszną decyzję o powierzeniu obsługi prawnej profesjonaliście legitymującemu się stosownym doświadczeniem, firmy nierzadko stają przed problemem wyboru stosownego modelu funkcjonowania radcy czy adwokata w przedsiębiorstwie. Abstrahując od coraz rzadszego modelu umowy o pracę, przedsiębiorca co do zasady otrzymuje od specjalisty kilka propozycji modelu współpracy: od umów „projektowych”, przez umowy o obsługę procesową, aż po umowy o całościową obsługę prawną. Wybór rodzaju umowy wynika oczywiście z potrzeb przedsiębiorstwa, ale równie istotnymi zagadnieniami jak określenie zakresu czy czasu świadczonych usług prawnych, jest określenie modelu kształtowania wynagrodzenia prawnika.
Model „projektowy”
Najczęstszą formą współpracy z kancelariami jest przekazanie przez firmę do realizacji ogólnie rozumianego zadania, czy też posługując się językiem zarządzania, projektu. Przedsiębiorca, poszukując rozwiązania konkretnej kwestii prawnej, jak sporządzenie opinii prawnej w sprawie wskazanego zagadnienia (np. możliwości zwolnienia pracownika, analizy negocjowanego kontraktu czy choćby założenia spółki kapitałowej), zleca zadanie kancelarii. Strony umowy obsługi prawnej, określając zakres realizowanych czynności i ustalając wysokość należnego wynagrodzenia, decydują się na jeden z kilku obecnych na rynku modeli jego wyznaczenia.
Najczęstszym sposobem określenia sposobu rozliczenia pracy jest ustalenie w umowie stawki godzinowej, tj. kwoty wynagrodzenia za godzinę pracy kancelarii, która po pomnożeniu przez liczbę godzin przepracowanych nad projektem pozwoli określić należne za obsługę wynagrodzenie. Ta forma określenia wynagrodzenia, z racji dążenia firm do precyzyjnego określania kosztów usług zewnętrznych, często jednak wypierana jest przez model ryczałtu, tj. stałej kwoty należnej za zrealizowane zadanie. Ryczałt taki przybiera często formę bądź to limitu godzin, w jakim kancelaria jest zobowiązana zrealizować usługę, bądź prostego określenia wynagrodzenia z tytułu realizacji doradztwa, przy czym z racji efektu (jasne określenie kwoty) obie formy są w rzeczywistości tożsame.
Modelem kompromisowym, zmierzającym ku zapewnieniu klientowi przewidywalności kosztu świadczenia usługi, przy jednoczesnym powiązaniu z nakładem pracy, jest określenie stawki godzinowej wraz z ograniczeniem, że łączny koszt realizacji projektu nie przekroczy z góry wskazanej kwoty.
Obsługa procesowa
Ponieważ konieczność wszczęcia postępowania sądowego (a także administracyjnego) lub ochrony interesów firmy w wytoczonym procesie są najczęstszymi sytuacjami, w których przedsiębiorcy decydują się na fachową obsługę prawną, tego typu umowy są najbardziej rozpowszechnione na rynku. Ponownie jak w umowach „projektowych” (których w rzeczywistości rodzajem jest właśnie obsługa procesowa) najczęstszymi formami określenia wynagrodzenia jest sięgnięcie bądź to po stawki godzinowe, bądź to po ryczałt. Jednakże specyfika obsługi procesowej pozwala także wprowadzić do kształtowania wynagrodzenia dodatkowych elementów. Jednym z najpopularniejszych jest ustalenie w umowie tzw. success fee, czyli określenie dodatkowej kwoty, jaką kancelaria otrzyma w wypadku pozytywnego dla klienta zakończenia sprawy lub wręcz wyegzekwowania dochodzonej należności od przeciwnika procesowego przedsiębiorcy.
Pomimo stosownych zakazów wynikających m.in. z kodeksu etyki radców prawnych w obrocie zdarzają się również umowy o obsługę procesową, w której całość wynagrodzenia uzależniona jest od pozytywnego rozstrzygnięcia procesu (zjawisko szczególnie rozpowszechnione w zakresie procesów odszkodowawczych w wypadkach komunikacyjnych).
Opisywane modele miewają wiele modyfikacji w zależności od wypracowanych standardów współpracy z danym klientem, m.in. określenie stawki godzinowej z premią w postaci procentu różnicy między zasądzonymi w procesie kosztami zastępstwa procesowego a wyliczonym w oparciu o stawkę godzinową wynagrodzeniem (premiowanie efektywności pracy kancelarii), czy też uzależnienie ostatecznej wysokości wynagrodzenia od czasu zakończenia procesu (premiowanie sprawności kancelarii).
Całościowa obsługa prawna
Jak w poprzednio omówionych formach współpracy, także w tym wypadku, zdecydowanie najpopularniejszym modelem rozliczeń jest stawka godzinowa. Z racji objęcia tego typu umową całości lub zdecydowanej większości obsługi prawnej firmy mniej popularną formą jest wynagrodzenie ryczałtowe, które pojawia się jednak także jako forma rozliczeń z przedsiębiorstwami o niewielkiej aktywności rynkowej lub których dotychczasowa obsługa pozwala kancelariom oszacować czas, jaki winne one poświęcić dla danego klienta. Dla firm ryczałt bez wątpienia wydaje się najbardziej atrakcyjną formą rozliczeń, przy czym niejednokrotnie zarządzający uznają, że tego typu współpraca wpływa pozytywnie na efektywność pracy kancelarii (każdy kolejny proces, zwiększając czas pracy prawnika, nie wpływa na jego wynagrodzenie, co ma stymulować do jak najszybszego finalizowania postępowań sądowych).
Kompromisowym z punktu widzenia kancelarii i klientów modelem wzajemnych rozliczeń w zakresie całościowej obsługi prawnej jest model ryczałtowo-godzinowy z elementami success fee. Kancelaria w ramach określonej kwoty zapewnia przedsiębiorcy całościową obsługę prawną określoną limitem godzin, których przekroczenie na skutek potrzeb firmy skutkuje obciążeniem przedsiębiorstwa dodatkowym wynagrodzeniem według stawki godzinowej o wyższym koszcie niż godzina pracy w ramach miesięcznego ryczałtu, a w razie procesów, całość kosztów zasądzonych tytułem zastępstwa procesowego stanowi dodatkowe wynagrodzenie prawnika.
Sebastian Wojdył, prawnik, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna, oddział w Gdańsku