Jakie kary grożą za niestosowanie e-faktur

opublikowano: 18-01-2023, 20:00
Play icon
Posłuchaj
Speaker icon
Close icon
Zostań subskrybentem
i słuchaj tego oraz wielu innych artykułów w pb.pl

Przejście na e-faktury to dla przedsiębiorców spore wyzwanie. Na tych, którzy nie zaczną korzystać z nowego systemu, czekają sankcje.

Przeczytaj artykuł i dowiedz się:

  • Na co powinni zwrócić uwagę przedsiębiorcy wdrażając KSeF
  • Jakie wątpliwości budzi projekt Ministerstwa Finansów
  • Czego obawiają się przedstawiciele biznesu
  • Jakie będą sankcje za niekorzystanie z nowego systemu

Na razie Krajowy System e-Faktur (KSeF) działający od 2022 r. jest dla podatników opcjonalny. Natomiast jego obowiązkowa wersja ruszy 1 stycznia 2024 r. Ważną datą dla przedsiębiorców będzie również lipiec przyszłego roku. Powód? Wówczas zaczną obowiązywać sankcje za niekorzystanie przez podatników ze wspomnianego systemu. Na szczęście możliwość nakładania kar pojawi się pół roku później po wejściu w życie rozwiązań dotyczących e-fakturowania. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mieli sześciomiesięczny bezsankcyjny okres na oswojenie się z nowym systemem. Warto zaznaczyć, że od 1 stycznia 2025 r. znikną z obiegu faktury wystawiane przy użyciu kas fiskalnych. Ponadto paragon do 450 zł nie będzie już uznawany za fakturę.

Przygotowany przez Ministerstwo Finansów (MF) projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług precyzuje, kto będzie musiał korzystać z nowego systemu.

Ujednolicony system:
Ujednolicony system:
Po wejściu w życie KSeF wszystkie faktury zakupowe będą miały tę samą postać. Obecnie można spotkać się z wieloma ich rodzajami.
Adobe Stock

– Są to podatnicy VAT, którzy mają siedzibę firmy w naszym kraju, a także posiadający tu stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. MF chce wyjść naprzeciw przedsiębiorcom i umożliwić badanie statusu swojego kontrahenta. Chodzi o to, żeby przy wystawianiu faktury mieć pewność, czy konieczne jest korzystanie z KSeF-u – mówi Maciej Dybaś, partner w zespole podatków pośrednich w Crido.

Obawia się, że problemem może być ustalenie, czy kontrahent ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, jeśli chodzi o transakcje podlegające VAT.

Awaria systemu

Maciej Dybaś zwraca uwagę na zapis w projekcie umożliwiający nakładanie kar pieniężnych na przedsiębiorców, którzy nie wystawią faktury przy użyciu KSeF lub zrobią to w momencie wystąpienia awarii systemu. Sankcje obejmą też podatników, którzy w odpowiednim terminie nie prześlą do systemu faktury wystawionej w czasie awarii. Chodzi o okres siedmiu dni od jej wystąpienia.

– Jeżeli przedsiębiorca nie wystawi e-faktury przy użyciu KSeF lub zrobi to niezgodnie z udostępnionym wzorem, musi liczyć się z karą nie mniejszą niż 1000 zł. Natomiast za nieprzesłanie w terminie wspomnianego dokumentu grozi sankcja, która nie może być niższa niż 500 zł – wyjaśnia Maciej Dybaś.

Nie ma wątpliwości, że nowy system ma sporo zalet.

– Największą korzyścią jest to, że wszystkie faktury zakupowe będą miały tę samą postać. Obecnie ich modeli jest mnóstwo. Pracownicy firm, którzy zajmują się nimi w ramach systemu finansowo-księgowego, mają pełne ręce roboty. KSeF to bez dwóch zdań pole do automatyzacji i uproszczenia tych procesów. Inny atut tego rozwiązania? Termin zwrotu podatku VAT ulegnie skróceniu z 60 do 40 dni – zaznacza partner w zespole podatków pośrednich w Crido.

Zwraca też uwagę, że zgodnie z projektem MF podatnicy nie będą musieli wprowadzać do KSeF-u informacji o fakturach zakupowych dotyczących towarów lub usług nabywanych od przedsiębiorców z krajów Unii Europejskiej.

– Bardzo dobrą wiadomością jest rozwiązanie dotyczące faktur korygujących. Przedsiębiorcy już nie będą zastanawiali się, kiedy następuje moment uzgodnienia dotyczący możliwości poprawy dokumentu. Dotychczas ustalenie tej kwestii było bardzo trudne dla wielu podatników. Na szczęście już nie będą musieli badać tego typu przesłanek. Propozycja korekty nie będzie wywoływać skutków prawnych do czasu jej zaakceptowania przez sprzedawcę. Następnie, po nadaniu jej numeru KSeF, stanie się pełnoprawną e-fakturą korygującą – tłumaczy Maciej Dybaś.

Przestrzega przedsiębiorców przed postrzeganiem nowego systemu jako tylko rozwiązania informatycznego.

– Niektórym przedstawicielom biznesu wydaje się, że ich dostawcy narzędzi finansowo-księgowych zapewnią firmie pełną integralność z nowym systemem. To nie jest odpowiednie podejście. KSeF będzie wymagał przebudowy wielu procesów w przedsiębiorstwie. System będzie wyznaczał datę otrzymania faktury. Przedsiębiorca nie będzie mógł jej przetrzymywać na biurku i ociągać się z jej akceptacją. Kiedy KSeF nada fakturze numer, to będzie oznaczało, że podatnik już ją otrzymał – podkreśla Maciej Dybaś.

Zachęca przedsiębiorców do przeprowadzenia audytu gotowości do wdrożenia w firmie nowego systemu. Warto też – jak dodaje – zaplanować odpowiedni budżet i czas na wprowadzenie KSeF-u.

Mniejsza luka VAT

Anna Mytyk, wicedyrektor departamentu podatków od towarów i usług w Ministerstwie Finansów (MF), zapewnia, że celem przygotowanego przez jej resort projektu nie jest utrudnianie życia przedstawicielom biznesu, tylko zwiększenie digitalizacji przedsiębiorstw i uproszczenie wielu zachodzących w nich procesów.

– KSeF to kolejne już rozwiązanie wśród projektów cyfrowych, które jako administracja z powodzeniem wprowadzamy od 2015 r. Przyczyniły się one do znacznego zmniejszenia luki VAT – zaznacza Anna Mytyk.

Nie ma wątpliwości, że w celu dalszego uszczelniania podatku od towarów i usług konieczne są kolejne działania administracji w tej dziedzinie.

Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w MF, zwraca uwagę, że nowy system jest próbą cyfryzacji obrotu gospodarczego w Polsce.

– Nie odbieramy przedsiębiorcom kontroli nad procesem fakturowania. To oni będą decydować, kiedy chcą wystawić fakturę i przesłać do KSeF-u. Natomiast nadanie numeru przez system jest równoznaczne z otrzymaniem faktury przez odbiorcę. W tym momencie zaczynają się obowiązki dla nabywcy, ale też prawa wynikające np. z odliczeniem podatku należnego – podkreśla Krzysztof Rogowski.

Dodaje, że zgodnie z projektem nie będzie duplikatu faktury.

– Nabywca będzie miał do niej dostęp przez cały okres przechowywania jej przez administrację – zapewnia Krzysztof Rogowski.

Nowe zadania

Elżbieta Glapiak, dyrektor Instytutu Interwencji Gospodarczych Business Centre Club (BCC), podkreśla, że wymóg wdrożenia KSeF od przyszłego roku oznacza dla wielu przedsiębiorstw nowe obowiązki związane z fakturowaniem i konieczność przeorganizowania firmowych procesów.

– Problemem, szczególnie dla mniejszych firm, może być potrzeba zaangażowania w realizację nowych zadań specjalistów z różnych dziedzin. Przejście na e-faktury to nie jest wyzwanie wyłącznie dla dostawcy usług. Część przedsiębiorców zrzeszonych w BCC zwraca uwagę, że w niektórych firmach trzeba będzie przeprojektować kilkanaście różnych systemów, szczególnie związanych z obsługą klienta, księgowością i transformacją cyfrową. Jednocześnie należy przy tym zadbać o bezpieczeństwo systemu i płynne funkcjonowanie przedsiębiorstwa – wskazuje Elżbieta Glapiak.

Zauważa ponadto, że w wielu przedsiębiorstwach toczy się jednocześnie kilka projektów informatycznych. Tego typu przedsięwzięcia stanowią dla przedstawicieli biznesu spore wyzwanie czasowo-organizacyjne.

– Pozytywna informacja jest taka, że przedstawiciele Ministerstwa Finansów deklarują elastyczność we wdrażaniu KSeF w zależności od wielkości firmy i złożoności procesów, które w niej zachodzą – konkluduje Elżbieta Glapiak.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Polecane