Od otwartych przestrzeni w polskich biurowcach raczej nie ma odwrotu. Deweloperzy w nie inwestują, bo są tanie w realizacji.
Open space dobrze wpisuje się w styl dzisiejszego biznesu — szybkiej reakcji i pracy zespołowej. To rozwój technologii teleinformatycznych jest pierwszą przesłanką dla biura nowej generacji. Drugą — duża ruchliwość jej pracowników. I głównie tym dwóm wyzwaniom musi sprostać aranżacja przestrzeni biurowej.
W jednym stali...
Na przełomie lat 60. i 70. niemieccy specjaliści zaproponowali biuro krajobrazowe. Ale to Amerykanie jako pierwsi opanowali do perfekcji sztukę dyskretnej kontroli pracownika. Wyburzyli ściany małych, ciasnych gabinetów, tworząc tzw. open space — otwartą przestrzeń w postaci wielkiej hali, przedzieloną tylko niskimi ściankami. Jednoosobowe biurka zastąpili „gniazdami” — stanowiskami, przy których jednocześnie może pracować kilka osób.
— Open space wynika z kultury organizacyjnej naszej firmy, chcemy tworzyć równe warunki pracy, zwiększające poczucie bycia w zespole oraz wspomagające komunikację. Ze względu na charakter pracy w firmie public relations przepływ informacji i obieg dokumentów musi być swobodny — mówi Katarzyna Przewuska, prezes spółki Sensors PR.
Otwarte biuro zmniejsza poczucie dystansu między pracownikami. Ich szefowie „wychodzą” ze swoich gabinetów — pracują przy otwartych drzwiach, często jedyną barierą dzielącą ich od podwładnych są szyby.
— Każdy kiedyś miał do czynienia z sytuacją, kiedy potrzebował decyzji lub podpisu swojego przełożonego, żeby móc ruszyć z jakimś projektem, i przebijał się przez sekretarki, oczekując na dostępność szefa. W naszej firmie nie mamy już tego problemu — wskazuje różnicę Monika Coś, rzecznik prasowy Nike Polska, porównując starą i nową siedzibę firmy.
Na dole
Przestrzeń typu open space także dyscyplinuje, nie sprzyja „leniuchowaniu” w pracy. Czasem uważa się, że jest stresująca —każdy pracownik jest na widoku.
— Obawy dotyczą zazwyczaj antycypowanego stresu, związanego z kontrolą i ciągłą sytuacją prezentowania się na forum, koniecznością dbałości o wygląd stanowiska i własną prezencję, koniecznością rezygnacji z dotychczasowych przyzwyczajeń — picia kawy, spożywania posiłków, palenia w miejscu pracy — zwraca uwagę Piotr Kuźdub, psycholog biznesu.
Często podstawowymi problemami open space są też bałagan i hałas.
— Największym minusem otwartego biura, szczególnie dla osób, które przedtem nie pracowały w takich warunkach, mogą być problemy ze skupieniem. Powodem nie jest hałas, bo roślinność i wykładzina skutecznie wyciszają pomieszczenie biurowe, lecz to, że sporo się wokół dzieje i to może odwracać uwagę — mówi Katarzyna Przewuska.
— U osób introwertycznych, mogących mieć trudności w nawiązywaniu kontaktów, może wywoływać uczucie przeciążenia liczbą bodźców zakłócających, co z kolei może powodować trudności w adaptacji w nowym miejscu pracy, spadek wydajności i jakości pracy — pomyłki, błędy, uczucie zmęczenia i rozdrażnienia. U ekstrawertyków, mających duże zapotrzebowanie na kontakty z innymi, również może działać zakłócająco. Możliwość pracy z ludźmi pozytywnie wpływa na kontakty interpersonalne, dając poczucie pracy w zespole, ale może rozpraszać tego typu osoby i powodować, że silniej koncentrują się na relacjach niż na wykonywanych zadaniach — tłumaczy Piotr Kuźdub.
Dlatego w open space niezbędne są pomieszczenia wydzielone ze wspólnej przestrzeni, w których można popracować w skupieniu, oraz sale spotkań, szkoleń i treningowe.
Na górze
Dariusz Polisiak, architekt i właściciel pracowni projektowej Bauart Studio, pamięta zamówienie jednego z klientów, który zamówił projekt całego biura o charakterze otwartym, ze stanowiskami dla top menedżerów włącznie. Architekt zachęcał, by sięgać po bliższe naszej kulturze rozwiązania typu „mały open space”, czyli organizowanie wspólnej przestrzeni dla małych grup, np. pracowników jednego działu.
— Pomieszczenia pozbawione celu są zazwyczaj bez charakteru. Dlatego tak ważne jest, by kierownictwo miało świadomość potrzeby organizacji przestrzeni, by racjonalnie podchodziło do wydatków związanych z aranżacją wnętrza. Lampę za kilka tysięcy złotych można zamienić na tańszą, ale nie warto oszczędzać na samym projekcie. Profesjonalista nie tylko podpowie, jak efektywnie zorganizować przestrzeń, ale będzie też znał wymogi bezpieczeństwa i ergonomii. Robienie tego na własną rękę albo powierzenie niedoświadczonej ekipie może być niebezpieczne — ostrzega Dariusz Polisiak.
Właściciele firm jednak często wybierają sztampowe meble i ścianki działowe. Bo tak jest taniej.
— Nie ulega wątpliwości, że indywidualne rozwiązania są droższe. Wyższa jakość z reguły kosztuje więcej. Ale nawet małym detalem można całkowicie zmienić klimat wnętrza — przekonuje Dariusz Polisiak.
Wszyscy rozmówcy zgodnie twierdzą, że wystrój firmy, zależy od polityki, jak też od profilu działalności. Wnętrze typu open space musi być przede wszystkim funkcjonalne. Nie musi zaskakiwać.