Mediacje z klientem zalegającym ze spłatą należności mogą być prowadzone przez samego wierzyciela lub przez wybraną firmę windykacyjną. W praktyce przedsiębiorcy korzystają z obu możliwości jednocześnie.
Pierwszym krokiem przedsiębiorców jest windykacja na własną rękę. Wiąże się to z chęcią ograniczenia wydatków. Jak wyjaśnia Bogumił Zawadzki, prezes Secret Service, czynności takie polegają na prowadzeniu mediacji z dłużnikiem w formie korespondencji. Powinna ona zawierać m.in. określenie tytułu, wielkość zobowiązania, datę wymagalnej płatności oraz propozycje modyfikacji zasad i warunków polubownego ich uregulowania. W końcowej fazie należy sięgnąć po: wezwanie do zapłaty, monit czy wreszcie przedprocesowe wezwanie do zapłaty.
— Korespondencja stanowi procesowe dowody naszej dobrej woli w załatwieniu sprawy — informuje Bogumił Zawadzki.
Niestety, rzadko firmom udaje się na własną rękę doprowadzić do porozumienia z klientem i odzyskać pieniądze.
— W przedsiębiorstwach windykacją polubowną często zajmują się osoby pracujące w księgowości. Czynności sprowadzają się do wysłania wezwania do zapłaty czy wystawienia noty odsetkowej. Poza tym pracownicy firm często nie mają odpowiedniej wiedzy, aby tak kierować rozmowami negocjacyjnymi, by przy okazji nie stracić klienta — mówi Wojciech Andrzejewski, członek zarządu Presco.
Poza tym, jeżeli wierzyciel samodzielnie stara się dochodzić swoich należności, skuteczność jego działań jest ograniczona ze względu na brak doświadczenia oraz wzajemne stosunki łączące go z dłużnikiem. Ponadto ponosi koszty związane z wyjazdami, telefonami i faksami.
— Jeśli chodzi o działania motywujące dłużnika do dobrowolnej zapłaty, wierzyciel najczęściej nie posiada znajomości technik negocjacyjnych, a zaistniała sytuacja często jest dla niego niezręczna i krępująca — twierdzi Marek Hoffman, prezes Glob Inkasso.
Wierzyciele prowadząc negocjacje z dłużnikami bez pomocy profesjonalnej firmy windykacyjnej popełniają wiele błędów. Jednym z nich jest brak zdecydowanej reakcji na niedotrzymywanie przez dłużnika warunków ustalonego wcześniej porozumienia. Można też wymienić nieodpowiednie przygotowanie negocjatorów, którzy w skrajnych przypadkach mogą nie wiedzieć o jakiej dokładnie kwocie zobowiązania rozmawiają lub z czego wierzytelność wynika.
— Bywa, że negocjatorzy nie znają także dokładnie dokumentów, które potwierdzają wierzytelność. Częstym błędem jest też nadmierna agresja wobec dłużnika. Dlatego negocjacje powinny prowadzić osoby z dystansem, które traktują całą sprawę w kategoriach interesu — twierdzi Bogumił Zawadzki.
W sytuacji, gdy prowadzone na własną rękę negocjacje z klientem nie przynoszą skutku, przedsiębiorcy decydują się na usługi firmy windykacyjnej. Zdaniem Bogumiła Zawadzkiego, wybierając firmę windykacyjną nie powinno się oszczędzać na kosztach. Im będzie ona bardziej kompetentna, tym mniejsze ryzyko. Zwiększa się też wiarygodność zgromadzonego materiału dowodowego przeciwko dłużnikowi za złą wolę w jego działaniu na szkodę wierzyciela.
O pomoc do specjalistów warto zgłosić się także w przypadku, gdy dostrzeżemy sygnały zwiększonego ryzyka.
— Współpraca z firmą windykacyjną gwarantuje obsługę prawną. Ponadto windykatorzy mogą być skuteczniejsi ze względu na swój obiektywny udział w sprawie. Jesteśmy niejako mediatorem między kontrahentami — naszym zdaniem nie jest ukaranie dłużnika. Prowadząc rozmowę jesteśmy pełni zrozumienia dla problemów finansowych płatnika. Jednak nigdy nie ulegamy — uważa Marta Meler, specjalista ds. windykacji w EGB Investments.
Zdaniem Marka Hoffmana, odzyskiwanie należności przez firmę windykacyjną jest najtańszą i najskuteczniejszą formą dochodzenia roszczeń.
— Mediacje prowadzone przez profesjonalistów są skuteczniejsze, ponieważ firmy te posiadają w swoich szeregach specjalistów z zakresu prawa, negocjacji, analizy stanu firmy, często również rzeczoznawców. Ponadto przechodzą wciąż szkolenia i aktualizują swoją wiedzę. Najważniejszym atutem takich firm jest doświadczenie, związane z wąską specjalizacją. Duże biura, jako że świadczą kompleksowe usługi, współpracują także z komornikami i w tym zakresie mogą również służyć pomocą — informuje Wojciech Andrzejewski.
Ponadto stosunki i wzajemne relacje między wierzycielem i dłużnikiem są dość specyficzne i złożone, co często powstrzymuje wierzyciela przed podjęciem skutecznych działań windykacyjnych.
— Sam fakt pojawienia się „osoby trzeciej”, w tym przypadku firmy windykacyjnej, powoduje u dłużnika większą świadomość konieczności zapłaty zaległych należności. Najlepiej, aby firma, z którą zdecydujemy się współpracować, działała w ogólnopolskiej strukturze, co pozwala do minimum ograniczyć koszty dotarcia do dłużnika (to przekłada się na niższe ceny usług), a także ułatwia bezpośredni kontakt z dłużnikiem — doradza Marek Hoffman.