Przesyłki powierzone firmom kurierskim działającym w Polsce zaliczane są do bezpiecznych. Podstawą tego bezpieczeństwa jest dobrze zorganizowany system monitorujący obieg przesyłek, a także częste kontrole stanów magazynowych i pracy kurierów.
Kurierzy niechętnie mówią o liczbie zaginionych przesyłek. Udało nam się jednak ustalić, że w większości liczących się na tym rynku przedsiębiorstw utracone przesyłki nie przekraczają 0,2 proc. wszystkich zrealizowanych zleceń.
— Firmy kurierskie rywalizują ze sobą na bardzo wymagającym rynku. Przekłada się to również na bezpieczeństwo. Zmusza do stałego doskonalenia systemów kontroli wewnętrznej, obiegu informacji oraz fizycznego ruchu samych przesyłek. Rynek wymuszając takie działania gwarantuje klientom wysoki poziom usług i bezpieczeństwa — przekonuje Mariusz Kozłowski z Masterlink Express.
Podstawowym narzędziem zabezpieczania przesyłek jest monitoring.
— Nie mogę oceniać całego rynku. W naszej firmie nie koncentrujemy się na znanych metodach, ale na kompleksowym i systemowym bezpieczeństwie przesyłek w obrocie. Składa się na to pięć podstawowych czynników: zabezpieczenia architektoniczno-budowlane, mechaniczne, elektroniczne, fizyczne i prawne. W listopadzie 2001 r. uruchomiliśmy system telewizji przemysłowej, monitorującej wszystkie magazyny i sortownie. System opiera się na odczycie kodów kreskowych, co umożliwia dokładne śledzenie drogi przesyłki. Całość kosztowała około 2,5 mln zł — wyjaśnia Krzysztof Łazor, pełnomocnik zarządu do spraw bezpieczeństwa w Messenger Service Stolica.
Oprócz ewidencji przesyłek stosowane są różne metody weryfikacji jakości i efektywności pracy kurierów, terminowości rozliczania ich dnia pracy i kontroli przekazywania przez kurierów niezbędnych dokumentów, kopii listów oraz wypłaty kwot pobrań gotówkowych od klientów.
Podstawą funkcjonowania jakiejkolwiek kontroli przepływu towarowego w firmie jest jednak centralny system operacyjny umożliwiający kontrolę na poszczególnych etapach procesu transportowego.
— Kolejnym elementem systemu bezpieczeństwa jest łączność z kurierami. Pozwala ona na szybkie reagowanie w sytuacjach kryzysowych, takich jak wypadek czy napad na kuriera — uzupełnia Mariusz Kozłowski.
Wszystkie te zabezpieczenia nie są widoczne dla klientów. Wyjątek stanowi usługa o nazwie tracking, polegająca na możliwości śledzenia przesyłki w Internecie lub za pośrednictwem przeglądarek WAP czy też SMS-ów.
— Jednym z elementów polityki marketingowej każdej firmy jest udostępnianie klientom informacji o wysłanych przez nich przesyłkach. Oczywiście klient może zadzwonić do przedstawicielstwa firmy i poprosić o informacje na temat przesyłki, jednak w dobie powszechnego dostępu do Internetu takie rozwiązanie jest stosowane coraz rzadziej. Powszechnie stosuje się również przekazywanie informacji o przesyłkach w postaci SMS-ów zawierających aktualny status przesyłki. Jednak te rozwiązania nie stanowią dodatkowych zabezpieczeń, a jedynie odzwierciedlają stopień zaawansowania technologicznego przewoźnika — zaznacza Mariusz Kozłowski.
TNT Express już udostępnia informacje o przesyłkach za pomocą systemu INCAB.
— Istotą systemu jest przenośny terminal, który łączy w sobie funkcje skanera i komputera. Dane wprowadzone przez kuriera przekazywane są za pomocą sieci GSM do światowego systemu komputerowego TNT. W ciągu 5-10 minut od wprowadzenia są dostępne w sieci. Koszt wprowadzenia tego systemu w Polsce to ponad 3 mln zł. Sam terminal kosztuje około 9 tys. zł — opowiada Robert Mianowski, dyrektor generalny TNT Express.
Jego zdaniem, udostępnienie możliwości śledzenia przesyłki w Internecie nie jest zabiegiem czysto marketingowym.
— Globalny system monitorowania przesyłek jest potrzebny zarówno klientom jak i firmom kurierskim, które dzięki niemu koordynują ruch w ramach własnych sieci operacyjnych — zapewnia Robert Mianowski.
Podobnego zdania jest Edyta Turkiewicz, kierownik do spraw marketingu w DHL International (Poland).
— Tracking jest źródłem informacji o przesyłce, która jest równie istotną częścią naszej usługi jak jej fizyczne dostarczenie — wyjaśnia Edyta Turkiewicz.
O innej zalecie trackingu przypomina Jacek Przybyłowski.
— Firma otwierając się z informacją na klienta prezentuje sytuację zgodną z rzeczywistością bez względu na to, czy jest ona dobra czy zła. Klient mający możliwość bieżącego śledzenia losu przesyłki mobilizuje firmy kurierskie do udzielania natychmiastowej i rzetelnej informacji — dodaje Jacek Przybyłowski.