Systemy operacyjne, kamery, alarmy — to tylko kilka zabezpieczeń stosowanych w firmach kurierskich. Najważniejszy jednak pozostaje dobór kadr.
Pojęcie bezpieczeństwa powierzonych przewoźnikom ekspresowym przesyłek należy rozpatrywać w kilku wymiarach.
— Współczesna firma kurierska zabezpiecza powierzone im przesyłki na różne sposoby i na różnych etapach realizacji usługi ich przewozu — mówi Damian Jarosz, menedżer projektu w Masterlink Express.
Procedury i kadry
Firmy świadczące usługi przewozu przesyłek ekspresowych opierają zabezpieczania przesyłek na dopracowanych procesach operacyjnych. Składają się na nie procedury kontrolne (np. kontrola zawartości przesyłek), którym towarzyszą informacje o statusie przesyłki, zbierane na każdym etapie realizacji usługi. Świadczą one o stanie przesyłki i miejscu, w którym aktualnie się ona znajduje (np. hub przeładunkowy, terminal, samochód kuriera).
— Nie bez znaczenia pozostają standardy zabezpieczenia samych obiektów, pojazdów oraz sposoby rekrutacji i szkolenia pracowników firmy. Wyposażenie obiektów w systemy kontroli dostępu, telewizji przemysłowej czy przeciwpożarowe ma sens tylko wtedy, gdy dane dostarczane przez te systemy poddawane są ciągłej kontroli — mówi Tomasz Buraś, wiceprezes do spraw operacyjnych DHL Express.
Dodaje, że kluczową rolę pełni tu prewencja, czyli dobór odpowiedniej kadry, właściwe wyposażenie obiektów i standaryzacja procesów pracy.
— W DHL Express działa ogólnoeuropejski standardowy proces operacyjny, który zabezpiecza przesyłki przed zagubieniem lub zniszczeniem. Zgodność postępowania pracowników z tym procesem jest przedmiotem regularnych audytów. Firma ma także standardy wyposażenia terminali i sortowni w zabezpieczenia techniczne — każdy obiekt, zależnie od swojej specyfiki ma określoną tzw. kategorię bezpieczeństwa (od A do D), która definiuje niezbędne wyposażenie — wyjaśnia Tomasz Buraś.
Minimum absolutne
Przyczyny utraty i zniszczenia przesyłek są złożone. Dlatego trudno mówić o minimum zabezpieczeń. Na wystąpienie niepożądanego zajścia ma wpływ ogromna liczba czynników, jak choćby zastosowane przez nadawcę opakowanie i jego odporność na uszkodzenia. Tutaj firmy przewożące przesyłki ekspresowe, współpracując blisko z nadawcami, mogą uzyskać znaczne ograniczenie strat i uszkodzeń.
— W DHL oprócz opakowań firmowych (kopert, kartonów, pudeł) dostarczanych klientom opracowano zalecenia dotyczące pakowania i zabezpieczania zarówno przesyłek małych (paczek do 31,5 kg) jak i dużych (palety — tzw. drobnica). Standardy przekazywane są klientom dostępne na naszych stronach internetowych i powszechnie wykorzystywane. Dobór i wyszkolenie pracowników i kurierów w zakresie procedur załadunku i rozładunku, sortowania przesyłek, a także wykorzystywania wyposażenia technicznego odgrywa dużą rolę — mówi Tomasz Buraś.
Standardem jest również wydzielenie specjalnych, zamkniętych pomieszczeń magazynowych do przechowywania przesyłek wartościowych. Istotna jest również dokładność i skuteczność, a także nieustanne doskonalenie procedur bezpieczeństwa. Instrukcja bezpieczeństwa będąca integralną częścią procedur operacyjnych stanowi know-how każdej firmy.
Tajne nakłady
W większości firm skala inwestycji związanych z podnoszeniem bezpieczeństwa przesyłek jest tajemnicą.
— Niestety nie mogę przytoczyć danych, jakie ilustrowałyby wprost sytuację w DHL Express, bo informacja ta jest traktowana jako poufna. Mogę natomiast powiedzieć, iż wydatki inwestycyjne na obiekt najwyższej klasy to jakieś 350 tys. EUR, a takich obiektów jest w Polsce kilka — mówi Tomasz Buraś.
Damian Jarosz ujawnia, że w Masterlink Express nakłady na zapewnienie bezpieczeństwa stanowią od 8 do 12 proc. wydatków inwestycyjnych, wyłączając koszty związane z ubezpieczeniem powierzonych przesyłek, obiektów oraz floty.
Brak danych
Niestety, branża nie dopracowała się jednolitego, porównywalnego sposobu obliczania wskaźnika zaginięć lub uszkodzeń przesyłek. Każda z firm posługuje się tu własną definicją i specyficznym algorytmem. Stąd dane nie są do końca porównywalne. W DHL Express wskaźnik zaginięć dla przesyłek w Polsce wynosi 0,004 proc., a uszkodzeń — 0,018 proc.
— Według naszych informacji, średni wskaźnik w Europie kształtuje się na poziomie 0,05 proc. (stosunek liczby zareklamowanych do nadanych) dla przesyłek zaginionych i uszkodzonych. W przypadku Masterlink współczynnik ten jest niższy — mówi Damian Jarosz.