System informatyczny wskaże błędy, zmniejszy koszty i podniesie efektywność zarządzania jakością.
Działanie i przeznaczenie narzędzi informatycznych w przypadku systemów zarządzania jakością (SZJ) dotyczy zasadniczo trzech elementów: analizy procesów gdy jakość jest dopiero budowana, wspierania istniejących już SZJ oraz analizy danych i wniosków o działaniu i popełnianych błędach.
— Pracownicy nie są w stanie dostrzec wszystkich błędów i niedoskonałości w działaniu firmy, a tym bardziej w SZJ. Narzędzia informatyczne mają m.in. pokazać nieprawidłowości, wyłuskać je spośród ogromnej liczby danych — mówi Marcin Paszko, dyrektor ds. rozwoju z firmy Speed.
Przedsiębiorstwo samo wybiera te narzędzia, już po wdrożeniu SZJ. Ale aby wybrać właściwe, należy oszacować posiadany potencjał informatyczny, znajomość obsługi.
Prosta kalkulacja
Aplikacja informatyczna powinna umożliwić przejście z formy papierowej do elektronicznej oraz przechowywanie i udostępnianie dokumentacji systemu.
— Dzisiaj jeszcze wiele firm zarządza systemem jakości na papierze, budując w ten sposób mit, że ISO to biurokracja i papiery — mówi Marcin Wierzbicki, dyrektor ds. jakości i wewnętrznych projektów rozwojowych w Macrosoft.
Dla wielu pracowników SZJ, przynajmniej na początku, to kula u nogi — za dużo dokumentów i procedur. System informatyczny panuje nad zapisami, procedurami, pozwala kontrolować pracownika, „widzi” procesy powstawania produktu czy usługi. Dzięki narzędziom informatycznym obsługa i koszty zarządzania jakością zmniejszają się.
— Jeśli np. 200 pracowników firmy, posiadającej oddziały w kraju czy za granicą, ma dostać nowe wytyczne (300 stron), to gdy nie ma dobrej sieci informatycznej i systemu, dotarcie do nich jest kosztowne i czasochłonne. Ile będzie kosztowało wydrukowanie takiej ilości dokumentów i rozesłanie ich pocztą! Dodając do tego jeszcze koszty złej jakości związanej z niedopełnieniem formalności, zakupienie oprogramowania to dobra inwestycja — podkreśla Marcin Paszko.
Modelowanie systemu
Programy informatyczne tak jak SZJ podlegają ciągłej modyfikacji i uaktualnianiu. Pojawiają się elementy wymagające korekty, nowe wytyczne, które trzeba zastosować. Narzędzia informatyczne także powinny podążać za tymi zmianami.
— Uaktualnienia w systemach informatycznych powinni wprowadzać sami pracownicy. Lepiej orientują się w sprawach firmy i wiedzą, na co zwrócić uwagę. Poza tym zmniejsza to wydatki na serwisowanie przez firmy zewnętrzne — zaznacza Marcin Paszko.
Marcin Wierzbicki dodaje, że warto popatrzeć na własne potrzeby w dłuższej perspektywie. System informatyczny posiadający więcej możliwości i bardziej plastyczny będzie doskonałym stymulatorem rozwoju systemu zarządzania jakością, a następnie wszystkich elementów zarządzania firmą.