Lawinę papierów można zatrzymać

Anna Leder
07-06-2004, 00:00

Mimo że coraz więcej firm docenia znaczenie zarządzania obiegiem dokumentów w firmach, realizacja idei biura bez papieru jest dość odległa.

Z biegiem lat w każdej firmie rośnie ilość dokumentów. Zorganizowanie własnego archiwum nie zawsze się jednak opłaca. Wynajmowanie lub zakup powierzchni na cele własnego archiwum to kosztowna inwestycja. Dokumenty i tak, prędzej czy później, zapełnią przestrzeń magazynu i powróci problem braku miejsca.

Pozbyć się kłopotu

Rozwiązaniem dla biznesu, które pozwala na sprawne funkcjonowanie wśród nagromadzonych danych i ich wykorzystannie, jest skorzystanie z usług wyspecjalizowanych firm zewnętrznych, oferujących kompleksowe zarządzanie danymi i korespondencją. Mogą one obejmować dostawy potrzebnych firmie druków, pakowanie do kopert (insertowanie), tworzenie archiwów, niszczenie danych.

Usługą archiwizacji dokumentów zajmuje się m.in. Archive Management Solutions (AMS). Wykonuje weryfikację i indeksowanie istniejących archiwów i danych, pozwalając na zarządzanie na poziomie pudeł, folderów i dokumentów.

— System umożliwia szybki dostęp do dokumentów, dostarczając użytkownikowi oryginały, kopie lub w formie elektronicznej obrazy oraz telefoniczne przekazywanie informacji — wyjaśnia Małgorzata Janik, kierownik marketingu AMS.

Firma Emerson Polska, producent samokopiującego papieru komputerowego, jest także dostawcą kompleksowych usług outsourcingowych w zakresie personalizacji, dystrybucji i archiwizacji cyfrowej dokumentów. Przetwarza dane otrzymane od klienta, z których generowane są pliki wyjściowe — jeden przekazuje dane na maszynę drukującą i w ten sposób powstaje dokument gotowy po zakopertowaniu do wysyłki pocztowej, a drugi plik z cyfrowym obrazem dokumentu trafia do archiwum.

— Oferujemy usługę zarządzania dokumentami, od opracowania projektu i druku formularzy, poprzez personalizację, czyli naniesienie konkretnych danych otrzymanych drogą elektroniczną od klienta, a także kopertowanie i insertowanie, na dystrybucji i archiwizacji kończąc — mówi Adam Banaszczyk, prezes Emerson Polska.

Z usług tych korzystają banki, instytucje finansowe, audytorskie, kancelarie, firmy telekomunikacyjne, motoryzacyjne, kurierskie i logistyczne, linie lotnicze, sieci hipermarketów i międzynarodowe koncerny z branży FMCG.

Przykładem rozwiązania na ostatnim etapie przetwarzania danych, jakim jest fizyczna destrukcja nośnika informacji, jest system zbiórki i niszczenia, którego głównymi elementami są aluminiowe pojemniki z indywidualnym kluczem do zbiórki i transportu nośników, specjalistyczne monitorowane pojazdy i — co najważniejsze — przemysłowa instalacja niszcząca.

— Wszelkie zapisane dokumenty oraz inne nośniki informacji są wrzucane do bezpiecznych pojemników w celu ich niszczenia — mówi Jacek Dudkiewicz, prezes spółki Rethmann Data-Util Bezpieczne Niszczenie Danych.

Docenić informację

W Europie outsourcing zarządzania danymi i korespondencją oraz niszczenia danych jest realizowany nie tylko na zlecenie banków czy teleoperatorów, ale także mniejszych firm, które chcą skupić się na podstawowej działalności, oszczędzając jednocześnie wydatki. W Polsce systemy wspomagające przepływ dokumentów doceniane są przede wszystkim przez firmy i instytucje o rozbudowanej strukturze organizacyjnej. Duża liczba pracowników, oddziałów czy złożoność problematyki wymagają przestrzegania ścisłych reguł rejestrowania dokumentów. Stosowanie rozwiązań wspomagających zarządzanie dokumentami wpływa na zwiększenie bezpieczeństwa przechowywania dokumentów. Korespondencja jest dostępna w formie elektronicznej, trudniej więc ją zniszczyć bądź zgubić.

— Argumentem za zleceniem niszczenia dokumentów na zewnątrz jest chociażby wymóg legitymowania się firm przed nadzorem bankowym czy Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych ze sposobu niszczenia danych — mówi Jacek Dudkiewicz.

Zlecenie na zewnątrz pozwala nie tylko obniżyć koszty, ale i polepszyć jakość, skrócić czas realizacji zamówień, w rezultacie zwiększyć dochodowość organizacji i niekiedy uzyskać przewagę nad konkurencją.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Anna Leder

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Transport i logistyka / / Lawinę papierów można zatrzymać