LICENCJE NIE SĄ NAJWAŻNIEJSZE
Kontrakty na aplikacje DMS i EDM negocjuje się nawet dwa lata
BEZ ZNACZENIA: Często sprzedajemy system z licencją dla nieograniczonej liczby użytkowników. Liczba stanowisk nie jest bowiem czynnikiem decydującym o wartości kontraktu — informuje Krzysztof Wiśniewski, wiceprezes Magellan Software Polska.
Niewiele polskich firm i urzędów używa aplikacji do zarządzania dokumentami. Oznacza to jednak, że zawarcie choćby jednego kontraktu na jego dostawę może sprawić, że polski integrator stanie się najważniejszym partnerem w Europie dla czołowych producentów tego typu oprogramowania.
Oprogramowanie do zarządzania obiegiem dokumentów jest jednym z nielicznych produktów softwareŐowych, gdzie cena systemu nie jest ściśle związana z ilością zakupionych licencji. Na listach referencyjnych dystrybutorów tego typu oprogramowania znajdują się firmy, które używają go zarówno na kilkuset, jak i na 20 stanowiskach.
— Koszt projektu zrealizowanego dla MSWiA wyniósł 1,3 mln zł. Sprzedaliśmy tam licencje na 40 stanowisk z możliwością przetwarzania 100 tys. dokumentów dziennie. Przedstawicielstwo jednego z zachodnich koncernów motoryzacyjnych zapłaciło 170 tys. zł za system z licencją dla nieograniczonej liczby użytkowników. Jego wydajność to jednak tylko 100 tys. dokumentów rocznie. O kosztach projektu decyduje wydajność systemu — wyjaśnia Krzysztof Wiśniewski, wiceprezes Magellan Software Polska.
— Przepustowość systemu najbardziej wpływa na cenę w projektach obejmujących do 30 stanowisk. W rozwiązaniach dla ponad 100 użytkowników o kosztach decyduje głównie liczba wykupionych licencji — precyzuje Ireneusz Zalewski z firmy OptiX, dystrybuującej oprogramowanie FileNET.
Systemy do zarządzania dokumentami klasy DMS (Document Management Systems) lub EDM (Electronic Document Management) kupowały dotychczas głównie telekomy i banki.
Dwa lata rozmów
Ostatnio, zainteresowanie takim oprogramowaniem zaczęła przejawiać administracja państwowa i samorządowa. Trudno jednak pozyskiwać nowych klientów. Częściowo jest to spowodowane obowiązującym prawem.
— Przekonanie potencjalnych klientów do zakupu oprogramowania do zarządzania dokumentami to olbrzymie wyzwanie. Proces ten zajmuje kilka miesięcy, a niekiedy nawet dwa lata. Potencjalni klienci szybko dostrzegają korzyści płynące z zastąpienia papierowych dokumentów ich formą elektroniczną, nie oznacza to jednak, że decydują się na zakup oprogramowania. W przypadku sporów, polskie sądy żądają przedstawiania wszelkich umów, np. polis ubezpieczeniowych, w oryginale. Tylko ustawa o rachunkowości mówi wprost, że dokumenty finansowo-księgowe można przechowywać na dyskach jednokrotnego zapisu — tłumaczy Krzysztof Wiśniewski.
Nawet krajowy producent lepiej wychodzi na zagranicznych kontraktach niż zamówieniach z rodzimego rynku.
— Kontrakty zawierane przez naszą firmę na polskim rynku wynoszą od 50 tys. do 1,5 mln zł. Jednak największy kontrakt podpisaliśmy z klientem z Niemiec. Jego wartość to około 2 mln zł — twierdzi Henryk Klimek, członek zarządu Logotec Engineering, polskiego producenta aplikacji DMS.
Rekordowy ZUS
Jednak i w kraju można zawierać dobre kontrakty. Dysponująca jedną piątą udziałów w światowym rynku oprogramowania do zarządzania dokumentami firma FileNET uznała dystrybuującego jej produkty gdyńskiego OptiX-a za największego sprzedawcę swoich licencji w Europie w 1998 r. Zdecydował o tym podpisany przez spółkę należącą do Prokomu kontrakt z ZUS, obejmujący stanowiska dla 9 tys. użytkowników.