Zewnętrzne zarządzanie flotą to pewien zbiór kosztów i wzajemnych zobowiązań. Dlatego bardzo ważne jest sprawiedliwe rozłożenie odpowiedzialności.
„PB”: Jakie punkty umowy i założenia współpracy pomiędzy doradcą floty a użytkownikiem najczęściej łamią lub lekceważą korzystający z aut?
Tomasz Matujewicz: Zdecydowanie największym problemem we współpracy jest kultura eksploatacji samochodu służbowego. Zdarzają się kierowcy nie reagujący na zapalające się kontrolki sygnalizujące awarie i na inne oznaki nieprawidłowego użytkowania (np. nietypowa praca silnika, hałasy spod maski). Jeśli użytkownik zamiast skontaktować się z serwisem, kontynuuje jazdę w takiej sytuacji, może bardzo łatwo doprowadzić do poważnych uszkodzeń samochodu. Kolejnym problemem jest nieterminowe zgłaszanie szkód i dekompletowanie dokumentów, a to prowadzi do opóźnień w wypłacie odszkodowania czy wręcz jego utraty. Kłopoty sprawia terminowość przeprowadzania przeglądów. Mimo iż użytkownicy naszych samochodów otrzymują powiadomienia o osiągnięciu przebiegu, przy którym należy dokonać przeglądu, nie zawsze to robią. A to prowadzi do kolejnego zagrożenia — utraty gwarancji. To wszystko źródła kosztów, które ponosi użytkownik auta.
Co jest najczęstszą przyczyną problemów we współpracy pomiędzy właścicielem floty a jej użytkownikiem?
Wspólne projektowanie i prowadzenie polityki floty jest związane z poczuciem współodpowiedzialności. Oczywiście, że doradca zewnętrzny bierze na siebie obowiązki stałych świadczeń, jednak nie może w całości kontrolować tego, co nazywamy kulturą użytkowania samochodów. Ważna jest świadomość klienta, że to również on, jako administrator, ponosi przynajmniej część odpowiedzialności za jakość użytkowania floty.
Zdarza się, że firmy nie egzekwują tej odpowiedzialności od swoich pracowników korzystających z aut. Tymczasem firmowy administrator floty musi być włączony w proces współpracy. To on jest bliżej kierowców i pozostaje z nimi w stosunku służbowym, co pozwala wpływać na ich zachowania.
O czym powinien wiedzieć klient, decydując o tym, czy pracownik może korzystać z samochodu po godzinach?
To klient decyduje o zakresie i warunkach użytkowania samochodów po godzinach pracy. Korzystanie z aut po godzinach oznacza dłuższy czas ich użytkowania, a więc niejako automatycznie — wyższe koszty. To także większa szkodowość, a więc wyższe stawki ubezpieczenia i kwoty udziałów własnych. Wzmożona eksploatacja samochodów zmniejsza ich wartość przy odsprzedaży. Niebagatelne są dodatkowe koszty paliwa oraz eksploatacji.
Jeżeli chodzi o firmy ubezpieczeniowe, to te podchodzą do problemu różnie — niektóre zawierają ograniczenia w umowach ubezpieczeniowych, jednak większość decyzje pozostawia klientom.
Jak firma może skłaniać użytkowników dzierżawionych samochodów do dbania o nie, a jak może robić to dostawca floty?
Dość prostą, a jednocześnie najbardziej skuteczną metodą jest współodpowiedzialność użytkowników za szkody oraz uszkodzenia pojazdu wynikające z ich winy.
Użytkownik zobowiązany jest w takim przypadku do pokrycia części kosztów naprawy. Ważne, aby system był sprawiedliwy i dostosowany do specyfiki stanowiska. Inne jest bowiem ryzyko szkody przedstawiciela handlowego będącego ciągle w rozjazdach, a inne pracownika biurowego, który sporadycznie korzysta ze służbowego auta.