Kamil Makowiec, kierownik działu sprzedaży w jednej z gdańskich firm IT, uważa konferencje za stratę czasu. Zwłaszcza że najważniejsze wystąpienia i tak zwykle są filmowane. Ogląda je potem na laptopie podczas licznych wyjazdów służbowych.
— Rozsiadam się wygodnie w fotelu, wkładam płytę CD do komputera, zakładam słuchawki i… nawet nie zauważam, kiedy mija mi kilkugodzinna podróż pociągiem — cieszy się menedżer.
— Takie podejście miałoby sens, gdyby w biznesowych spotkaniach chodziło jedynie o przekazywanie wiedzy. A tu najważniejsze są emocje — twierdzi Sławomir Wróblewski, prezes Biura Konferencji i Doradztwa Turystyki Biznesowej Meetings Management (MM).
Jego zdaniem największą satysfakcję i intelektualną pożywkę daje to, czego nigdy się nie znajdzie w notatkach prelegentów. Są to: reakcje sali, kuluarowe spotkania, spontaniczne rozmowy podczas przerw.
Kanapki nie wystarczą
Sławomir Wróblewski podkreśla, że już dawno minęły czasy, gdy wystarczał dach nad głową, mikrofon i kanapki. PowerPoint i laserowe wskaźniki to też już trochę za mało. Dzisiaj trzeba zagwarantować gościom przeżycia, wrażenia, doznania, o których będą chcieli opowiadać innym przez kolejne miesiące czy lata. Kongresy i sympozja — dodaje ekspert — powinny być rodzajem spektaklu, a nawet misterium. Z mistrzowską oprawą, dramaturgią, stopniowaniem napięcia. Za wzór stawia profesjonalnie wyreżyserowaną konferencję w Brukseli, z której dopiero co wrócił.
— Organizatorzy stanęli na głowie, byśmy mieli poczucie, że uczestniczymy w wydarzeniu magicznym. Były kolorowe, stymulujące światła, urządzenia jonizujące powietrze czy darmowe napoje energetyzujące w dymiących misach — opisuje szef MM.
Efekt ekskluzywności można uzyskać także w inny sposób — zapraszając do Polski guru biznesu o międzynarodowej renomie. Tak robi m.in. firma doradcza Bigram Personnel Consulting, która organizuje w kwietniu (pod patronatem "Pulsu Biznesu") konferencję z Tomem Petersem, jednym z największych na świecie autorytetów z zakresu zarządzania.
Motywacja i inspiracja
Czemu służy takie dogadzanie uczestnikom?
— Odpowiedź jest prosta: dowartościowany menedżer — zgodnie z regułą wzajemności — ma potrzebę odwdzięczenia się swojej firmie. Jeszcze cięższą pracą, lepszymi wynikami, lojalnością — mówi Sławomir Wróblewski.
— Gdy pracodawca wysyła mnie na prestiżową konferencję, wiem, że wiąże ze mną pewne nadzieje. A wtedy jestem w stanie siedzieć w biurze dłużej, brać kolejne projekty, podnosić poprzeczkę wymagań — podwładnym, ale zwłaszcza sobie — potwierdza Grzegorz Kosecki, odpowiedzialny za marketing w jednym z dużych wydawnictw książkowych.
Piotr Wielgomas, prezes Bigramu, wymienia trzy kolejne powody, dla których warto brać udział w konferencjach. Po pierwsze — są źródłem inspiracji, dają gotowe pomysły i rozwiązania biznesowe. Po drugie — dostarczają wiedzy merytorycznej. Wreszcie — pomagają budować sieć zawodowych relacji.
— Na warszawskiej konferencji z Tomem Petersem spodziewamy się czterystu menedżerów z najwyższej półki. Sama elita. Trudno znaleźć lepsze miejsce i czas na uprawianie skutecznego networkingu — zachwala Piotr Wielgomas.
Dla lwa i mróweczki
No dobrze, ale czy konferencje są tylko dla korporacyjnej elity? W żadnym razie — uważa Jerzy Rzędowski, dyrektor Studium Trenerów Praeceptor.
— Nie ma znaczenia, czy jesteś dyrektorem z 15-letnim stażem, menedżerem z przypadku czy specjalistą-mróweczką, dłubiącym cichutko w swoim boksie. Jeśli masz ambicje awansować lub odnieść spektakularny sukces, musisz znać rynek swojej firmy. A rynek najlepiej poznaje się przy kawie podczas przerwy. Gazety i portale branżowe dają informacje, ale ich praktyczny sens staje się jasny dopiero po krótkiej osobistej wymianie zdań — tłumaczy szef Praeceptora.