Miejscem konferencji jest głównie hotel
Większość konferencji, jakie organizowane są w Polsce, odbywa się w Warszawie. Najpopularniejszym miejscem jest ekskluzywny hotel, mniej popularne są ośrodki szkoleniowe i obiekty targowe, natomiast marginesem są sale kinowe i teatralne.
Wśród organizatorów konferencji 3/4 polskich firm to agencje warszawskie. Poza stolicą jest nie tylko znacznie mniej organizatorów, ale też rzadziej odbywają się seminaria. Jednym z powodów, dla których firmy z całej Polski wybierają Warszawę na zorganizowanie konferencji, jest dostępność najlepszych sal konferencyjnych.
— Nasze konferencje organizujemy wyłącznie w Warszawie, i to w najlepszych hotelach, jak Sheraton i Bristol. Zawsze też wybieramy konkretną salę konferencyjną, np. w hotelu Bristol jest to sala Malinowa. Jest tam najlepsze zaplecze organizacyjno-techniczne, dlatego nie eksperymentujemy z nowymi miejscami — twierdzi Mirosław Kłoczko z Golden Mark.
Poza stolicą rynek konferencyjny dość dynamicznie tworzy się w Krakowie. Na kilkudniowe seminaria firmy zapraszają też hotele: Gołębiewski w Mikołajkach oraz Kasprowy w Zakopanem.
Dominują hotele
O ile jeszcze dziesięć lat temu najpopularniejszymi lokalami seminariów i konferencji były ośrodki szkoleniowe czy wypoczynkowe za miastem lub też po prostu siedziba firmy, o tyle obecnie dominującym trendem jest wybór ekskluzywnego miejsca. Odpowiednie warunki zapewniają właściwie tylko hotele.
— Przy organizacji konferencji na wysokim szczeblu istotny jest nie tylko dobór miejsca o odpowiedniej powierzchni, warunkach lokalowych, obsłudze czy zapleczu technicznym, ale też o odpowiedniej atmosferze. Tego typu impreza musi mieć splendor, dlatego wybierane są miejsca najlepsze i co za tym idzie — najdroższe — dodaje Mirosław Kłoczko.
Ośrodki konferencyjne
Dobrymi warunkami dysponują także specjalistyczne centra konferencyjne, jak Sala Kongresowa w Warszawie.
— Dla naszych seminariów wynajmujemy też dość często centrum konferencyjne Ministerstwa Sprawiedliwości w Popowie pod Warszawą. Tego typu miejsce sprawdza się zwłaszcza w przypadku kilkudniowych konferencji — mówi przedstawicielka Twigger Conferences LTD.
— Wykorzystujemy podwarszawskie ośrodki konferencyjne w Konstancinie, Zegrzu i Legionowie. Zaletą tego typu miejsc jest między innymi ich położenie w plenerze — dodaje Danuta Sobiecka z InterText.
Popularnością cieszą się też różnego typu obiekty targowe. W Poznaniu znanym miejscem, w którym firmy organizują zarówno konferencje i szkolenia, jak i seminaria, a nawet spotkania czy wykłady naukowe, są obiekty wystawiennicze Międzynarodowych Targów Poznańskich.
W Warszawie rynek zdobywają też centra handlowe.
— Dobrym miejscem, w którym można zorganizować konferencję jest centrum handlowe Reform Plaza, gdzie też znajduje się sala konferencyjna. Generalnie jednak, wykorzystywanie obiektów o charakterze targowym dla tego typu celów graniczy z eksperymentem. Obiekty targowe mają dużą powierzchnię, ale z reguły słabe zaplecze, przez co powstają problemy z obsługą imprezy. Być może zdaje to egzamin w przypadku organizowania branżowej konferencji po zakończeniu konkretnych targów — uważa Marek Pawłowski z Limes Centrum.
Na szarym końcu
Obecnie najrzadziej różnego typu seminaria odbywają się w ośrodkach szkoleniowych i wypoczynkowych za miastem. Swoją popularność straciły sale kinowe i teatralne.
— W przypadku organizowania prestiżowej imprezy, sala kinowa czy teatralna nie jest odpowiednim miejscem. Kino zdaje jeszcze egzamin w sytuacji, gdy organizator seminarium zaplanował pokazowe projekcje. Dysponuje wtedy najlepszymi warunkami pod tym względem. Ale obecnie można też wypożyczyć sprzęt projekcyjny i to bardzo wysokiej jakości — twierdzi Joanna Keber z Ulysses Konferencje.
Marlena Kaczmarek, Dorota Kaczyńska