Modyfikacje mnożą koszty
Producenci systemów ERP korzystają z doświadczeń użytkowników
KOSZTOWNY PROCENT: Modyfikacje systemów na potrzeby konkretnego klienta nie przekraczają 1 proc. całości aplikacji. Ponieważ jednak sprzedawane są tylko jednemu użytkownikowi, ich cena osiąga często 25 proc. wartości licencji — twierdzi Krzysztof Orchowski, menedżer działu Business Development w firmie Ernst & Young. fot. GK
Podczas każdego wdrożenia systemu klasy ERP dochodzi do modyfikacji aplikacji pod kątem konkretnego użytkownika. Przy dużych projektach, klienci muszą za nie zapłacić nawet kilkaset tysięcy złotych. Jednak, jeżeli dokona się właściwego wyboru oprogramowania, dużej części tych wydatków można uniknąć.
Obecnie większość światowych producentów ma w Polsce swoje filie i oferuje systemy klasy ERP dostosowane do krajowych przepisów. Ciągle jednak powszechnym zjawiskiem jest domaganie się przez użytkowników modyfikacji oprogramowania pod kątem własnych potrzeb.
— Właśnie podpisaliśmy setny kontrakt na dostawę naszego oprogramowania. Nie oznacza to oczywiście, że mamy 100 zakończonych wdrożeń, ale żadne z dotychczas zakończonych nie obyło się bez dodatkowych modyfikacji systemu, wedle pomysłów zgłoszonych przez klientów — mówi Marek Żuk, dyrektor generalny QAD Polska.
Jakie modyfikacje
Modyfikacje, których oczekują użytkownicy, dotyczą zmian zarówno w poszczególnych obszarach funkcjonalnych systemu, jak i w kwestiach kosmetycznych, np. wyglądzie raportów czy interfejsu użytkownika. Cena, jaką trzeba za nie zapłacić firmie wdrożeniowej, to zwykle 3-15 proc. kosztów całego projektu. Przy dużych wdrożeniach może to oznaczać wydatek kilkuset tysięcy złotych. Kupujący systemy klasy ERP najczęściej nie zdają sobie z tego sprawy.
— Nie informujemy klientów o kosztach poszczególnych modyfikacji, których chcą. Po przeanalizowaniu potrzeb kontrahenta przedstawiamy mu tylko łączną cenę całego projektu — przyznaje Ewa Noji, kierująca działem sprzedaży w firmie PricewaterhouseCoopers, zajmującej się m.in. wdrażaniem oprogramowania klasy ERP.
Zrozumieć system
Im większe przedsiębiorstwo, tym większe rozbieżności pomiędzy tym, jak działa system informatyczny, a tym, jak działa firma. Pewnych modyfikacji nie da się więc uniknąć. Warto jednak zrozumieć, jak powstaje oprogramowanie. Pozwoli to uniknąć zbędnych kosztów modyfikacji.
— Pierwsze wersje systemów klasy ERP były pisane dla określonych klientów, najczęściej wielkich korporacji. Nowe zaś powstają pod wpływem oddziaływania wszystkich dotychczasowych nabywców. Jest w nich więc zawarta zbiorowa wiedza wielu użytkowników oprogramowania. Jeśli system kupuje pojedyncze przedsiębiorstwo, to w dużej mierze kupuje ono także know-how zarządzania wielu innych firm, które korzystały z tego oprogramowania — twierdzi Krzysztof Orchowski, menedżer działu Business Development w firmie Ernst & Young.
Polskie przedsiębiorstwa powoli dostrzegają tę prawidłowość.
— Kienci coraz częściej oczekują , że system pomoże im zmienić organizację firmy. Dostrzegają, że wdrożenie systemu klasy ERP pozwoli im zapoznać się z procedurami stosowanymi przez ich zachodnich konkurentów — uważa Edyta Łakomy, menedżer w dziale Business Consulting Information Systems firmy Arthur Andersen.
Właściwy wybór
Przedstawiciele firm doradczych wskazują, że kluczem do obniżenia kosztów wdrożenia związanych z modyfikacją systemu jest jego właściwy wybór.
— Potencjalni nabywcy oprogramowania z reguły proszą o pokazanie im, jak aplikacja wystawia fakturę lub księguje. Są to wymagania standardowe. Tymczasem zamiast pytać o obsługę takich funkcji w ramach całego systemu, lepiej skoncentrować się na analizie oprogramowania w jednej, wąsko określonej dziedzinie. Należy wówczas prześledzić jeden kluczowy dla przedsiębiorstwa proces, ale ze wszystkimi sytuacjami wyjątkowymi. Jeżeli oprogramowanie obsługuje takie sytuacje w pewnej dziedzinie, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że ma podobne mechanizmy zaszyte w innych obszarach funkcjonalnych — wyjaśnia Krzysztof Orchowski.
Na modyfikacje zakupionego systemu trzeba jednak przewidzieć pewien budżet. Nawet po głęboko przemyślanym wyborze oprogramowania zmiany mogą okazać się niezbędne.
— Przedsiębiorstwo produkcyjne branży elektromaszynowej lub meblarskiej może założyć, że rozwiązanie, które kupuje, jest dostosowane do jego specyfiki. Takich firm jest bowiem na świecie dużo. Jeżeli jednak standardowy pakiet kupuje stocznia, to musi się ona liczyć z tym, że duża część procedur, które są w niej stosowane, nie będzie uwzględniona w oprogramowaniu — dodaje Krzysztof Orchowski.
Koszty po latach
Za jak najmniejszą liczbą modyfikacji systemu przemawiają nie tylko oszczędności związane bezpośrednio z wdrożeniem oprogramowania. Zdarza się, że modyfikacje dokonane bezpośrednio po zakupie systemu wymuszają konieczność ponoszenia dodatkowych kosztów po kilku latach udanej eksploatacji.
— Każde oprogramowanie ma kolejne wersje. Modyfikacje opracowywane na potrzeby pojedynczych klientów najczęściej nie są w nich uwzględniane. Po kilku latach, gdy przychodzi czas aktualizacji systemu, okazuje się, że cały proces nanoszenia modyfikacji trzeba przeprowadzić od nowa. Im odejścia od standardu były większe, tym trudniej to zrobić. Zmiany w oprogramowaniu dokonywane na potrzeby konkretnych użytkowników są przy tym często źle udokumentowane, a ze względu na upływ czasu nikt już nie pamięta, co i jak było zmieniane — zauważa Krzysztof Orchowski.
Kamil Kosiński