Można taniej drukować

Dzięki aktywnemu zarządzaniu drukiem można ograniczyć koszty firmowej administracji

Centrale BRE Banku w Warszawie i w Łodzi, jego 40 oddziałów i biur korporacyjnych oraz 130 placówek detalicznych Multibanku korzystają z około 1,1 tys. urządzeń drukujących, kopiujących, skanujących i faksujących japońskiej marki Kyocera. Jest to sprzęt dzierżawiony od spółki Arcus, która zapewnia także system zarządzania tymi maszynami i całym procesem druku.

— Przyjęty w BRE Banku system dzierżawy w cenie za kopię zawiera wszystkie koszty związane z funkcjonowaniem urządzeń, od serwisu po dostawy materiałów eksploatacyjnych — informuje Michał Gembal, dyrektor markietingu firmy Arcus.

— Zdecydowaliśmy się na to wdrożenie, aby osiągnąć oszczędności i lepszą organizację pracy. Wcześniej używaliśmy wielu różnych modeli drukarek i kopiarek. Ale stwierdziliśmy, że wielofunkcyjne urządzenia działające w ramach zintegrowanej platformy technologicznej będą efektywniejszei tańsze w eksploatacji. Przy takim podejściu zredukowaliśmy o ponad 45 proc. liczbę urządzeń — tłumaczy Adam Domański, dyrektor biura administracji i zakupów w departamencie logistyki BRE Banku. Po pierwszym kwartale funkcjonowania nowego rozwiązania bank ten odnotował o 25 proc. niższe koszty druku. Inne korzyści to możliwość przypisania kosztów wydruku poszczególnym działom i jednostkom, precyzyjniejsze raportowanie i funkcja zdalnego monitorowania urządzeń. Uwieńczeniem zastosowanego w BRE Banku systemu jest rozwiązanie o nazwie BREDoc, który ma usprawniać przepływ dokumentów, m.in. dzięki ich przechowywaniu i przetwarzaniu w formie elektronicznej.

— Imponująca flota wielofunkcyjnych urządzeń Kyocera pozwala na skanowanie materiałów niemal w każdym miejscu banku, zatem wszystkie papierowe dokumenty mogą mieć elektroniczne odpowiedniki. Na bieżąco możemy sprawdzać liczbę wydruków i obciążenie maszyn, co ułatwia optymalizację ich rozmieszczenia i wykorzystania. Obecnie pracujemy nad projektem PaperLess, który ma na celu maksymalne ograniczenie dokumentów papierowychw procesach biznesowych banku. Również w tym przypadku wykorzystamy urządzenia Kyocera w ramach zintegrowanej platformy wydruków — wskazuje dyrektor Domański.

Outsourcing się opłaca

Jak zauważa Michał Czeredys, prezes Arcusa, na razie większość instytucji w Polsce korzysta z własnego parku maszyn, co wiąże się z kosztami ich zakupu, a potem z ciągłymi opłatami za materiały eksploatacyjne, przeglądy serwisowe, naprawy. Nie można też zapomnieć o wynagrodzeniu za pracę administratorów i innych osób obsługujących sprzęt.

— Przy dzierżawie jedynymi kosztami usługobiorcy są comiesięczna opłata za użytkowanie udostępnionych urządzeń i koszt wydrukowanych lub skopiowanych stron. Można je pokryć z bieżących środków obrotowych, a wydatek zaksięgować jako koszt uzyskania przychodu. Oznacza to lepszą i tańszą obsługę biura i mniejsze obciążenie dla finansów firmy niż w przypadku sprzętu amortyzowanego i serwisowanego przez firmę z własnej kieszeni — przekonuje prezes Czeredys.

Dodaje, że w zakres usługi zarządzania drukiem (Arcus Kyocera MDS) wchodzi serwis, a także nadzór nad bieżącym działaniem systemu, w tym wszystkich urządzeń. Jest to duże odciążenie dla klienta, zważywszy że — jak wynika z badań — około 20 proc. zgłoszeń do wewnętrznych działów IT w firmach dotyczy eksploatacji maszyn drukujących. Systemy zarządzania drukiem mogą być stosowane nie tylko przez korporacje, ale też przez firmy średnie i małe.

— Przy korzystaniu z usług firmy zewnętrznej oszczędności większych spółek wynoszą 10-40 proc., a mniejszych od 10 do 30 proc. Inwestycja obejmująca wprowadzenie np. kontroli wydruku czy elektronicznego obiegu dokumentów zwraca się po 12-18 miesiącach, czasem szybciej — szacuje Maciej Nuckowski, dyrektor działu usług w Xerox Polska.

Drukarka czy kombajn

Rozwiązaniem mniej radykalnym, ale także mogącym przynieść spore oszczędności, jest wymiana drukarek na nowe. Wojciech Gierasimowicz, dyrektor sprzedaży bezpośredniej w Canon Polska, proponuje, by najpierw ustalić, czy w firmie są osoby, które mają kompetencje w dziedzinie optymalizacji produkcji dokumentów.Jeśli nie, to warto zwrócić się do wyspecjalizowanej firmy zewnętrznej.

— Mając wsparcie dobrego outsourcera, zapewne uda się nam uzyskać i oszczędności finansowe, i poprawę bezpieczeństwa produkcji dokumentów. W przypadku wymiany sprzętu drukującego nie ma dróg na skróty i pozornie łatwe rozwiązania mogą nieść za sobą wysokie koszty pośrednie — zaznacza dyrektor Gierasimowicz. Natomiast Dariusz Hartmann, właściciel sklepu internetowego E-atramenty.pl, radzi, by przed zakupem danego modelu drukarki zastanowić się, jak będą eksploatowane. Bo to częstotliwość używania i jakość pracy powinny być podstawowymi kryteriami przy wyborze sprzętu.

— Na rynku są dostępne cztery podstawowe rodzaje drukarek: laserowe, atramentowe, igłowe i termotransferowe. Każda cechuje się innym sposobem eksploatacji i przeznaczona jest do różnego typu wydruku. Przed wyborem sprawdźmy, w jaki sposób użytkowane jest urządzenie, jaki jest czas jego pracy i ile kosztuje serwisowanie. Cena powinna być ostatnią rzeczą, na którą warto zwracać uwagę — uważa Dariusz Hartmann. Na przykład przy wydruku dokumentów na dużą skalę najbardziej efektywna jest laserówka. Jeśli zaś potrzebujemy sprzętu do drukowania kolorowych stron i grafiki, najlepiej sprawdzi się drukarka atramentowa. Z obserwacji Canon Polska wynika, że firmy najczęściej decydują się na technologię laserową. I coraz częściej zastępują tradycyjne urządzenia modelami wielofunkcyjnymi.

— Inwestycja w taki sprzęt pozwala uzyskać nawet dwucyfrowe — w procentach — oszczędności już na poziomie kosztów eksploatacji — twierdzi Wojciech Gierasimowicz.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Inwestora / Można taniej drukować