Na outsourcingu można zarobić
Cyfrowa archiwizacja zyskuje popularność
POTRZEBA ZAUFANIA: Nektóre firmy i instytucje patrzą na outsourcing niechętnie, gdyż usługodawca ma często wgląd w strategiczne dane o firmie. Podstawową barierą jest więc brak zaufania pomiędzy partnerami — mówi Krzysztof Wiśniewski, wiceprezes firmy Magellan Software Polska. fot. Grzegorz Kawecki
Firmy ostrożnie podchodzą do nowinek związanych z elektroniczną archiwizacją dokumentów. Jeśli jednak przełamią swój opór, chętnie rozszerzają funkcjonalność używanego softwareŐu. Przy dużych projektach archiwizacyjnych warto skorzystać z usług outsourcingowych, pozwalających oszczędzić czas i pieniądze.
Nie wszystkie rozwiązania z zakresu elektronicznej archiwizacji są szybko akceptowane przez użytkowników. Na ogół podchodzi się do tego tematu z pewnymi obawami, które zdaniem specjalistów wynikają głównie z nieznajomości tych rozwiązań.
— Początki współpracy z klientami są na ogół bardzo skromne. Obserwując reakcje występujące po pierwszych prezentacjach u nowych klientów daje się zauważyć brak wiedzy o możliwościach elektronicznej archiwizacji dokumentów. Dopiero firmy rozsmakowane w funkcjonalności, chłoną coraz więcej rozwiązań — informuje Piotr Picyk z firmy DSA Polska.
— Wielu klientów nie ukrywa nawet, że to, co kupują na początku, jest pilotażem. Naszym zadaniem w tym momencie jest pokazanie przedstawicielom firm rozwiązań najbardziej odpowiadających ich potrzebom. W miarę wykorzystania tych narzędzi klienci znajdują dla nich mnóstwo nowych zastosowań — mówi Krzysztof Wiśniewski, wiceprezes firmy Magellan Software Polska.
Skanować na zewnątrz
O ile w przypadku systemów do archiwizacji wydruków pomoc zewnętrzna nie jest potrzebna, o tyle w przypadku systemów do archiwizacji dokumentów skanowanych — sprawa zaczyna się komplikować. W takich przypadkach występuje bowiem potrzeba zapełnienia bazy danych informacjami historycznymi. W przypadku dużych i średnich instytucji może się nawet pojawić potrzeba zeskanowania w bardzo krótkim czasie od kilku tysięcy do kilku milionów dokumentów. Jest to nie lada wyzwanie. W takim przypadku najlepiej jest skorzystać z profesjonalnych usług, outsourcingowych. Działalnością tego typu parają się niemalże wszystkie firmy dostarczające technologie do elektronicznej archiwizacji dokumentów. Są one dla nich znaczącym źródłem przychodów.
— Firmy decydujące się na usługi outsourcingowe mogą sporo zaoszczędzić. Nie muszą bowiem kupować drogich przemysłowych skanerów. Poza tym firmy takie jak nasza wykonają pracę znacznie szybciej niż klienci, archiwizujący dokumenty we własnym zakresie — twierdzi Krzysztof Wiśniewski.
Tanie jak ksero
Wśród firm świadczących usługi wysokonakładowego skanowania dokumentów funkcjonują dwa rodzaje cenników: od liczby zeskanowanych dokumentów i objętości jaką zajmuje zapis. Firmy większe uważają, że bardziej uczciwe w stosunku do klientów jest pobieranie opłat za liczbę zeskanowanych dokumentów.
— Cena samego skanowania jest porównywalna z kosztem wykonywania kopii na ksero. Koszt całego przedsięwzięcia może jednak wyraźnie wzrosnąć, gdy klienci mają większe wymagania. Jeśli skanowane dokumenty nie są opisane kodami kreskowymi a opisywanie i indeksacja dokumentów odbywa się ręcznie, cena usługi rośnie. Kosztowne jest przekształcanie dokumentu do postaci cyfrowej. Często w takiej sytuacji trzeba zwiększać rozdzielczość skanowania i nanosić korekty, które są bardzo czasochłonne — informuje Piotr Picyk.