Skutecznie przeprowadzony audyt zerowy zmniejszy ryzyko niepowodzenia procesu certyfikacji.
Przedsiębiorstwo przed wprowadzeniem systemu zarządzania jakością (SZJ) powinno sprawdzić swoją gotowość do wdrożenia. Może tego dokonać własnymi siłami lub zlecić analizę struktur jednostce zewnętrznej. Skuteczność obu metod zależy od podejścia i zaangażowania przesiębiorstwa lub kontrolera. Audyt wstępny czy też zerowy, bo i tak można określić owo „sprawdzenie” firmy, pozornie może wydłużyć okres przygotowania do wprowadzenia systemu zarządzania jakością. Pieniądze i czas poświęcone na audyt zerowy są trudne do oszacowania, ale powinny się ostatecznie zwrócić. Jedno jest pewne — skutecznie przeprowadzony audyt zmniejszy ryzyko niepowodzenia procesu certyfikacji.
Uwaga na ISO 14001!
— Dobra praktyka doradcza nakazuje przeprowadzenie audytu wstępnego, chociażby w celu właściwego określenia zakresu następujących w dalszej kolejności prac konsultingowo-szkoleniowych. Audyt powinien być wykonany profesjonalnie, tak aby dał obiektywną i wiarygodną ocenę organizacji w kontekście stanu zarządzania —mówi Janusz Brzezicki, dyrektor Espace Consulting.
Audyt zerowy nie jest niezbędny. Stanowi on, używając porównania medycznego, dodatkowe badanie przed wprowadzeniem terapii.
— Brak takiego sprawdzenia nie oznacza wcale, że wszystkie projekty wdrożeniowe SZJ przyczynią się do powstania gorszych systemów. Niemniej jego przeprowadzenie zmniejsza takie ryzyko —twierdzi Piotr Białowąs, pełnomocnik zarządu ds. jakości w Zakładzie Energetycznym Jelenia Góra.
Jeśli chodzi o wdrożenie systemów zarządzania środowiskiem (SZŚ) czy BHP, to sprawa wygląda poważniej. Sprawdzenie przygotowania firmy jest wręcz obowiązkowe. Norma środowiskowa narzuca działania przedwdrożeniowe. Sugeruje się w niej przeprowadzenie tzw. wstępnego przeglądu środowiskowego, który ma wskazać wszelkie problemy związane z ochroną środowiska, jak przekroczenie dopuszczalnych emisji czy też niespełnienie niektórych wymagań prawnych.
Obiektywne spojrzenie
Zdaniem Aleksandra Myśkowa z firmy EcoMS Consulting, im większa firma, tym ma bardziej skomplikowaną strukturę i tym bardziej powinna skorzystać z usług zewnętrznej firmy doradczej. Jeśli firma dysponuje wykwalifikowanymi wewnętrznymi audytorami jakości, oczywiście może sprawdzenie wykonać samodzielnie, wykorzystując metody i narzędzia stosowane w audytach jakości. Rekomendowanym narzędziem do samooceny może być Załącznik A do normy ISO 9004:2000. Zawiera on pytania odnoszące się do wymagań poszczególnych elementów normy. Ale to wszystko gdy wcześniej firma wdrożyła SZJ, a pracownicy dysponują wiedzą i umiejętnościami dotyczącymi systemu. Jednak w przypadku, gdy firma przystępuje do wdrożenia pierwszego systemu, zwłaszcza innego niż oparty na ISO 9001 (np. SZŚ), może sobie z tym nie poradzić. Wówczas należy skorzystać z usług zewnętrznej firmy sprawdzającej.
— Raport sporządzony przez jednostkę zewnętrzną to obiektywne spojrzenie na firmę. Lepiej dostrzeże ona problemy, które nie są być może zauważane przez pracowników przedsiębiorstwa — podkreśla Aleksander Myśkow.
Lista pytań
Niektóre jednostki doradcze stosują tzw. listy pytań kontrolnych.
— Jest to dobra praktyka, ale nie wszystko w firmie da się sklasyfikować wg takiej listy — ocenia Piotr Białowąs.
Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, żeby firma sama do każdego wymagania normy przypisała kilka lub kilkanaście pytań i próbowała na nie odpowiedzieć. W małej firmie, np. zatrudniającej 50 osób, powiedzmy 5-osobowe kierownictwo zazwyczaj jest dobrze zorientowane w organizacji przedsiębiorstwa, zna procesy, jakie w nim zachodzą, czyli jest w stanie odpowiedzieć na takie pytania.
— Wszelkie schematy sprawdzania mają jednak pewien poziom ogólności, który wynika z ich uniwersalności, co nie gwarantuje wcale precyzyjnej oceny, a na tym firmie przecież zależy. Dlatego w kreowaniu własnego modelu oceny, własnej listy pytań, musimy uwzględnić wiele czynników, m.in. cechy charakterystyczne organizacji, branżę, wielkość, świadomość jakościową kadry itp. — ocenia Janusz Brzezicki.