Każda rozwijająca się firma — czy to produkcyjna, czy handlowa — pewnego dnia staje przed koniecznością rozszerzenia swojej infrastruktury magazynowej. O ile jednak inwestycja w moce produkcyjne jest naturalnym motorem rozwoju o policzalnej stopie zwrotu, o tyle inwestycje w zasoby logistyczne są często traktowane jako zło konieczne, nie przynoszące wartości dodanej.
Kilka metod
— Naturalną konsekwencją są zatem częste decyzje o przeniesieniu operacji logistycznych do zewnętrznego operatora bądź o wynajmie niezbędnej infrastruktury i zagospodarowaniu jej własnymi środkami i personelem — mówi Jacek Olszewski z Miebach Consulting.
Zakładając, że firma chce prowadzić logistykę magazynową własnymi siłami, ma do wyboru kilka możliwości. Pierwszym jest rozbudowa infrastruktury (nie zawsze możliwa ze względu na ograniczenia w budynku, jego otoczeniu lub powierzchni działki) — to projekt typu „brownfield”. Druga możliwość to budowa magazynu, czyli projekt typu „greenfield”. Można także wynająć obiekt zaprojektowanego i wykonanego pod konkretne potrzeby (projekt typu „built to suit”). No i wreszcie czwarta możliwość to wynajem obiektu dostępnego na rynku, spełniającego wymagania co do klasy, wyposażenia, powierzchni, wysokości, lokalizacji itp. i wyposażenie go w niezbędne instalacje logistyczne.
— W każdym z tych wariantów niezbędne jest precyzyjne zdefiniowanie potrzeb. Nie chodzi tylko o powierzchnię czy kubaturę, liczbę miejsc paletowych czy ramp. Magazyn to nie budynek, w którym trzymamy towar, lecz system, który ma za zadanie towar przyjąć, przechować, czasami w pewnym stopniu przetworzyć i wydać — w odpowiednim czasie, zgodnie z rygorami wynikającymi ze specyfiki produktów i przede wszystkim zgodniez wymaganiami klienta — wskazuje Jacek Olszewski. Klientem może być zarówno podmiot zewnętrzny (sklep, magazyn lub osoba fizyczna w przypadku e-commerce), jak i własny zakład produkcyjny. Wymagania i rygory są podstawą do opracowania procesów magazynowych i doboru środków technicznych. Z ich typów i liczby wynika z kolei zapotrzebowanie na obiekt o określonych parametrach.
Ważne negocjacje
Jeżeli obiekt magazynowy ma być wynajęty, należy zacząć od jasnego i precyzyjnego określenia powierzchni.
— Kluczowe są np. rodzaj prowadzonej działalności, specyficzne wymagania związane z powierzchnią, które wrunkują standard magazynu, a co za tym idzie — jego ostateczną cenę — mówi Marcin Żuchniewicz, zastępca dyrektora zespołu powierzchni przemysłowych i logistycznych Cushman & Wakefield. Przykładowo: optymalna powierzchnia magazynowa dla wielu najemców wcale nie musi reprezentować najwyższego standardu rynkowego, co zawęża poszukiwania lub może stanowić atut w negocjacjach z deweloperami. Kolejnym krokiem powinna być wnikliwa analiza lokalnego rynku: dostępnej powierzchni i stawek najmu, dostępności i kosztów pracowników i konkurencyjnych działań, które są oferowane bądź przygotowywane w regionie.
— Przy negocjacji umowy najmu oprócz najbardziej oczywistych spraw wpływających na koszt, czyli np. lokalizacji magazynu, powierzchni, długość umowy, marki najemcy, należy pamiętać także o takich sprawach, jak np. zużycie techniczne budynku, koszty mediów, specyficzne wyposażenie magazynu — np. kontrola temperatury, chłodnia, przyłącze prądu o odpowiedniej mocy itp., które powinny mieć wpływ na ostateczną stawkę czynszu — przypomina Marcin Żuchniewicz.
Obserwuj rynek
Ważne jest również przyjęcie odpowiedniej strategii przed podjęciem negocjacji. Przykładem może być np. poszukiwanie powierzchni w obiektach, które mają duży odsetek pustostanów, jednoczesne negocjowanie z kilkoma deweloperami (aż do podpisania umowy) lub poszukiwanie lokalizacji, w której będzie się pierwszym najemcą.
— Praktycznie każdy kluczowy aspekt umowy najmu może podlegać negocjacjom. Odrębnie powinny być negocjowane np. terminy płatności, kwota gwarancji bankowej, indeksacja stawek najmu. Możliwe jest uzyskanie znaczących zniżek tych stawek — nawet o 15-20 proc. — mówi Marcin Żuchniewicz. Znaczenie ma też właściwa koncepcja magazynu w łańcuchu dostaw i dobór wykorzystywanych technik. — Wydajność kompletacji w skrojonym na miarę systemie z zastosowaniem automatyki może być nawet kilkakrotnie wyższa od prostej kompletacji z palet lub półek. Ta różnica przemnożona przez strumień materiałów i koszty personelu może stanowić znaczną część kosztów i być powodem ry zyka związanego z czynnikiem ludzkim. Jeden grosz zaoszczędzony na obsłudze linii zamówieniowej przy milionach linii obsługiwanych rocznie daje setki tysięcy lub nawet miliony zaoszczędzonych złotych — dodaje Jacek Olszewski.
Ważne sprawy*
Precyzyjne określenie potrzeb przez najemcę magazynu Kompleksowa analiza lokalnego rynku i konkurencji Specyfika budynku i wynikające z niej potencjalne oszczędności Strategia negocjacji Skorzystanie z usług agenta w poszukiwaniu magazyny i negocjacjach umowy Negocjowanie odrębnie każdego punktu umowy
*które należy wziąć pod uwagę przy negocjowaniu umowy najmu powierzchni magazynowej
Ważne sprawy*
Precyzyjne określenie potrzeb przez najemcę magazynu Kompleksowa analiza lokalnego rynku i konkurencji Specyfika budynku i wynikające z niej potencjalne oszczędności Strategia negocjacji Skorzystanie z usług agenta w poszukiwaniu magazyny i negocjacjach umowy Negocjowanie odrębnie każdego punktu umowy
*które należy wziąć pod uwagę przy negocjowaniu umowy najmu powierzchni magazynowej