Niełatwo jest ocenić swojego poddostawcę

Wojciech Surmacz
16-01-2001, 00:00

Niełatwo jest ocenić swojego poddostawcę

Normy ISO zbyt ogólnie określają kryteria doboru firm

Dla każdego przedsiębiorstwa ocena i wybór poddostawcy nie jest sprawą łatwą. Wydawać by się mogło, że procesy decyzyjne w tej kwestii ułatwiają zapisy zawarte w normach ISO serii 9000. Poniekąd rzeczywiście tak jest, ale niestety, są one zbyt ogólne, by móc się na nich oprzeć w 100 procentach. Z drugiej strony są tacy, którzy twierdzą, że nawet tych ogólnych zasad nie należy się zbyt mocno trzymać.

Ocena i wybór poddostawcy dokonywane przez przedsiębiorstwa w relacjach business to business stanowią ogólny problem jakości, rozumianej jako spełnienie potrzeb i wymagań klienta. W tym przypadku dla poddostawcy (firmy) to właśnie przedsiębiorstwo jest klientem, oczekującym od niego wysokiej jakości, a więc spełnienia własnych potrzeb i wymagań. Właśnie w tym miejscu zaczynają się schody — dla przedsiębiorstwa, nie dla jego poddostawcy.

Nieprecyzyjne kryteria

— Największym problemem jest tutaj spójne i jednoznaczne określenie wymagań zgodnych z potrzebami i podanie kryteriów ich spełnienia. Jeśli potrafimy w każdym przypadku to zrobić, to jesteśmy światową czołówką i nie będziemy mieli problemów z poddostawcami ani oni z nami. Mówię to, mając niemałe doświadczenie we wspieraniu klientów (różnych branż) w określaniu ich wymagań w stosunku do systemów informatycznych, jak też jako klient dostawców dóbr takich jak np. budownictwo mieszkaniowe (gdzie z pozoru może się wydawać, że wymagania są jasne do określenia). Myślę, że wszyscy mamy czego się uczyć w tym niebanalnym temacie — komentuje Andrzej Bogusz, pełnomocnik ds. jakości w spółce informatycznej MacroSoft.

Niestety, podmioty posiadające systemy zarządzania zgodne z normami ISO serii 9000 nie mają zbyt — jakby się mogło wydawać — łatwego zadania przy wyborze i ocenie swoich poddostawców. Normy te nie precyzują bowiem dokładnie kryteriów doboru firm w tym zakresie. Zawierają jedynie bardzo ogólne stwierdzenia, na przykład takie, że podwykonawcę należy oceniać na podstawie jego zdolności do spełniania wymagań zawartych w umowach. Poza tym istnieje mnóstwo zapisów, dotyczących ustanowienia w tym zakresie procedur, określenia rodzaju i zakresu nadzoru nad podwykonawcami, określenia wymagań i ewentualnego sposobu weryfikacji wyrobu.

— W zasadzie norma nic nie proponuje, tylko mówi, że „tak ma być” — uważa Andrzej Bogusz.

Korzyści praktyczne

Brak precyzyjnych zapisów w normach nie oznacza oczywiście, że certyfikaty ISO w ogóle nie pomagają organizacjom przy weryfikacji poddostawców. Koniec końców, przecież między innymi w tym celu normy te zostały stworzone.

— W praktyce przemysłowej spotykamy bardzo konkretne kryteria wyboru podwykonawcy, stosowane przez firmy posiadające certyfikaty ISO. Zalicza się do nich między innymi pytania o to, czy: firma ma wdrożony i certyfikowany system jakości, wdraża system jakości, ma certyfikowane wyroby. Do tego można dodać takie aspekty, jak solidność dostaw czy ilość reklamacji, które też wynikają z wymagań jakościowych norm ISO — tłumaczy Marek Mucha, wiceprezes zarządu TÜV Rheinland/Zetom Polska (TÜV R/Z P).

Jak podkreśla, każde z tych kryteriów ma odpowiednią wagę. Zakłada się, że funkcjonując w systemie powinny one mieć przyporządkowaną odpowiednią wartość. Dla każdego kryterium ustala się generalnie jedną funkcję. Jeżeli znajduje się ona np. powyżej pewnej określonej wartości bezwzględnej (lub procentowej), dostawcy są wpisywani na listę jako tzw. dostawcy kwalifikowani. W przedziale znajdującym się poniżej tej wartości są przyjęci na listę warunkowo (w określonych warunkach można korzystać z ich usług) lub w ogóle nie są przyjmowani na listę (nie są uwzględniani jako dostawcy).

Gorsety pod dyktando

Zdaniem Marka Muchy, krajowe przedsiębiorstwa umieją korzystać z dobrodziejstw norm ISO w zakresie doboru i oceny poddostawców.

— Wszystkie firmy certyfikowane potrafią je odpowiednio wykorzystywać. Jeśli tego nie robią, w ich dokumentacji występuje tzw. niezgodność krytyczna — dodaje wiceprezes zarządu TÜV R/Z P.

Z kolei Andrzej Bogusz uważa, że wiele firm w praktyce robi z zapisów norm ISO 9000 gorset, tworząc na przykład jedną, uniwersalną procedurę zakupów, stanowiącą udrękę dla podmiotów korzystających z niej, ale za to „zgodną z ISO”. Co gorsza, najczęściej działają one pod dyktando firm doradczych, których konsultanci idą po prostu na łatwiznę.

— Pół biedy, jeśli zakres certyfikatu ogranicza stosowanie takiej procedury do obszaru, w którym ma to sens. Gorzej, jeżeli stosując ją przestaje się rozróżniać zakupy spinaczy od zakupu samochodów, a dostawców od poddostawców. Norma nie rozróżnia na przykład zakupów na użytek własny od zakupów produkcyjnych. Dlatego uważam, że w każdej firmie procedury (bądź zasady postępowania) powinny zostać zróżnicowane w przypadku każdego typu zakupów — stwierdza pełnomocnik ds. jakości z MacroSoftu.

Aspekt środowiskowy

Problem wyboru poddostawcy jest szeroki i rozciąga się na sferę inwestorów, producentów i usługodawców.

— Nie ma sformalizowanych metod wyboru czy oceny poddostawców. Jednak wydaje mi się, że decydujące powinny tu być aspekty związane z ochroną środowiska — mówi Ryszard Pazdan, prezes firmy konsultingowej Atmoterm.

Jego zdaniem, wybór zależy także, jeśli nie przede wszystkim, od rynku, na którym dana firma będzie chciała prowadzić działalność. Rynki zachodnie ze swymi ustawowymi procedurami będą wymagały większej ostrożności przy wyborze poddostawcy.

— Jeśli wybierzemy rynek krajowy, w mniejszym stopniu będziemy zwracać uwagę np. na problem żywotności produktu, nie mówiąc już o problemie jego utylizacji. Na razie producenci nie przejmują się tym, co z ich produktem stanie się po okresie eksploatacji. Jeśli jednak prześledzimy prawo państw zachodnich, zauważymy, że np. w Stanach Zjednoczonych problem pozostawienia na ulicy wraku samochodu nie jest tylko problemem jego właściciela, lecz także producenta. To samo dotyczy innych produktów: baterii, olejów itd. — dodaje prezes Pazdan.

Trzy zasadnicze kwestie

Przedsiębiorstwa, posiadające certyfikat ISO serii 9000 przy doborze i ocenie swoich poddostawców nie muszą się kierować wyłącznie wymaganiami normy. Istnieją także firmy, które świadectw ISO nie posiadają i bardzo często stosują w tym zakresie własne kryteria. Jakie? Zdaniem wiceprezesa TÜV Rheinland/Zetom Polska, firmy nie posiadające certyfikatu najczęściej kierują się tutaj ceną i czasem trwania współpracy z określonym podmiotem.

— Są to jednak kryteria niepełne — podkreśla Marek Mucha.

Andrzej Bogusz twierdzi, że należy tutaj rozpatrzyć trzy zasadnicze kwestie: wybór (czyli właściwy zakup), nadzór i ocenę (weryfikacja). W wyborze jest najwięcej niewiadomych. Dla każdego rodzaju zakupu powinny być określone różne zasady, zazwyczaj różne także pomiędzy poszczególnymi działami (procesami) firmy.

— Oto przykład. Wybór firmy doradztwa personalnego jest znacznie bardziej losowy (choć z pewnością nie może być przypadkowy) niż wybór dostawcy rozwiązania informatycznego, pozwalający na dość precyzyjne określenie założeń. W zależności od skali problemu można robić przetargi, zapytania ofertowe, wizyty referencyjne, ustanawiać szczegółowe procedury nadzoru i odbioru, dokonywać wyboru grupowo bądź indywidualnie. A z całą pewnością zostawić miejsce na intuicję decydentów (oczywiście we właściwej proporcji), bo za to też im się płaci i bez ich intuicji żaden biznes nie ma szansy na sukces. Nie należy wydłużać drogi formalnej ponad absolutną konieczność — zła decyzja wcześnie podjęta może zostać naprawiona, skutków zbyt późnego podjęcia prawidłowej decyzji nie da się zazwyczaj odwrócić — wyjaśnia pełnomocnik MacroSoftu.

Nadzór nad podwykonawcą jest, jego zdaniem, sprawą z jednej strony najtrudniejszą (wchodzi się z butami na cudze podwórko), ale z drugiej strony nie wymagającą wielkich komentarzy. Taki nadzór sprawuje się wtedy, kiedy naprawdę jest się świadomym potrzeby jego istnienia i robi się go nie dlatego, że norma tego wymaga, ale dlatego, że tak jest lepiej — i to dla obu stron. Ocena, czyli weryfikacja poddostawców, też powinna zależeć od rodzaju towaru, przeznaczenia, formy współpracy. Można (nawet trzeba) prowadzić kontrolę jakości dostaw, oceniać okresowo (wszystkich) poddostawców, badać rynek ich konkurencji, ale trzeba być ciągle świadomym ewentualnych konsekwencji zmiany poddostawcy — kosztów z tym związanych, niepewności wyboru następcy itd.

— Dlatego często głównym kryterium oceny będzie stwierdzenie, czy jesteśmy w miarę zadowoleni. Oczywiście szczegółowe miary są przydatne, ale częściej do poprawy współpracy niż zmiany poddostawcy — podsumowuje Andrzej Bogusz.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Wojciech Surmacz

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / / Niełatwo jest ocenić swojego poddostawcę