Narzędzia informatyczne usprawniają funkcjonowanie firmy i zarządzanie dokumentacją.
— Samo zarządzanie jakością nie wymaga narzędzia informatycznego, można się bez niego obejść. Polecenia dyrektora można wydrukować i zanieść do poszczególnych działów, a ogłoszenie wywiesić na tablicy, ale aplikacje IT znacznie ułatwiają życie — przekonuje dr Andrzej Niemiec, prezes firmy Prim.
Papier kontra elektronika
Jak zauważa Marcin Wierzbicki, dyrektor ds. jakości w firmie Macrosoft, firmy ograniczają dokumentację papierową i coraz więcej z nich zaczyna wdrażać rozwiązania informatyczne.
— Obieg dokumentów w wielu przypadkach ma postać papierową, a im większa organizacja, tym większe są problemy z zapanowaniem nad ilością papieru. Muszę przyznać, że u nas wdrażaliśmy bez wsparcia IT, wedle zasady, że szewc bez butów chodzi. Zlekceważyliśmy problem i zamiast poświęcać czas na usprawnianie systemu, zajmowaliśmy się buchalterią — przestrzega Marcin Wierzbicki.
Prowadzenie dokumentacji w wersji papierowej jest zdradliwe. Po roku, dwóch okazuje się, że więcej czasu poświęca się na ich kopiowanie i zarządzanie niż na usprawnianie sytemu.
— Wiadomo, że przedsiębiorstwo tworzy i wysyła dużo dokumentów. Każdy z pracowników ma swój własny system, inaczej nazywa pliki i foldery. Dobrze zarządzana firma powinna na tym zapanować, a narzędzia IT usprawniają i systematyzują obieg dokumentów — przekonuje Andrzej Niemiec.
Nie wszystko dla każdego
Aplikacje IT przydają się w wielu dziedzinach. Mają zastosowanie m.in. w ewidencji, sprawozdawczości, analizach finansowych.
Ale nie każde narzędzie IT równie dobrze sprawdza się w każdej firmie. Czasem to, co w jednym przedsiębiorstwie funkcjonuje bez zarzutu, w innym działa źle.
— Trzeba pamiętać, że systemy i aplikacje informatyczne to tylko narzędzia. Nie sprawdzą się, jeżeli nie będziemy potrafili właściwie ich użyć. Poza tym wybierając aplikacje należy dokładnie formułować potrzeby i problemy firmy, bo jeżeli aplikacje będą źle użyte, to się nie sprawdzą — podkreśla Marcin Wierzbicki.
Dobór odpowiednich narzędzi znacząco wpływa na funkcjonowanie firmy.
— Elektroniczna forma przechowywania dokumentów związana jest z pracą grupową, więc technologie powinny to umożliwiać. Drugim istotnym elementem jest bezpieczeństwo. Dodatkowo wszystkie normy nałożone na organizację mają dać jeden system zarządzania, więc narzędzia informatyczne muszą umożliwiać zarządzanie systemami według wielu norm — podkreśla Marcin Wierzbicki.
Okiem eksperta
Integracja na przykładzie
Na początku poszczególne departamenty osobno wdrażały i certyfikowały SZJ zgodny z normą serii ISO 9000. Kilka lat temu kierownictwo podjęło decyzję o integracji tych systemów. Nie musieliśmy przy tym prowadzić wielu złożonych działań nad integracją systemu, gdyż poszczególne SZJ opierały się na tej samej filozofii, a także były certyfikowane przez tę samą jednostkę. Integracja SZJ wymagała oczywiście większej pracy w obszarach, które wcześniej w niewielkim stopniu angażowały się w system. Powstała ogólnofirmowa księga jakości, do której stopniowo zostały przeniesione certyfikowane oddzielnie księgi poszczególnych departamentów. Ponadto wszelkie procedury, które dotyczą więcej niż jednego departamentu, muszą być teraz akceptowane przez kierownika działu projektów.
Dzisiejsza struktura SZJ choć zintegrowana, pozostała rozproszona — każdy bowiem departament posiada własnego koordynatora SZJ. Oddzielnie realizowany jest coroczny przegląd zarządzania, przy czym wyniki wszystkich przeglądów są razem zestawiane w dziale projektów i przedstawiane zarządowi. Trzeci element, jaki pozostał po „starych” systemach, to procedura planowania audytów, która najpierw przebiega pod opieką poszczególnych koordynatorów, następnie jest integrowana centralnie.
Norma ISO 9001:2000 wymaga podejścia procesowego, w związku z tym audyty są planowane w podejściu procesowym. Przed wprowadzeniem zintegrowanego SZJ prowadzenie audytu poza certyfikowanym obszarem sprawiało trudności. Po integracji SZJ znikł ten problem.
Wojciech Białek, kierownik działu projektów w Polskiej Telefonii Cyfrowej