Nim zrobisz wrażenie, zapytaj fiskusa

Ostatnia interpretacja ogólna ministra finansów (MF) w sprawie rozliczania w kosztach wydatków na firmowe poczęstunki czy służbowe lunche nie rozwiała wszystkich wątpliwości co do tego, kiedy służą one wizerunkowi przedsiębiorstwa, a kiedy nie. Nie ułatwia tego niezdefiniowane w prawie podatkowym pojęcie reprezentacji. Problem nie dotyczy zresztą wyłącznie zaproszeń na rozmowy o biznesie przy kolacji.

Wyjaśnienia ministra

Wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę na reprezentację nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Ponieważ ustawy o podatkach dochodowych nie wyjaśniają, jak rozumieć reprezentację, ustalenie, czy ona była celem wydanych pieniędzy, musi być analizowane odrębnie dla każdego przypadku. Tak to widzi minister w wydanej niedawno wykładni dotyczącej usług gastronomicznych, zakupu żywności i napojów (pisaliśmy o tym w „PB” nr 228). Zwraca on uwagę, że gdy wydatki wyłącznie (lub dominująco) służą stworzeniu wizerunku podatnika, wykreowaniu pozytywnych relacji z uczestnikami spotkań — to mowa o reprezentacji i nie można ich zaliczyć do kosztów podatkowych. Taką możliwość dają działania, które służą osiąganiu przychodów. Magdalena Polak, konsultant w Zespole Zarządzania Wiedzą Działu Prawno- Podatkowego PwC (taxonline.pl), przypomina, że według obu ustaw o podatku dochodowym, od osób fizycznych (PIT) oraz prawnych (CIT), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w tych ustawach (odpowiednio w art. 23 oraz art. 16). W przepisach o CIT jest też dodatkowa wskazówka, że koszty poniesione w walutach obcych należy przeliczyć na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Minister wyjaśnia też w swojej interpretacji, że w przypadku wydatków na usługi gastronomiczne nie ma znaczenia, czy przedsiębiorca podejmuje partnera w swojej siedzibie, czy w lokalu, ani czy kolacja jest wystawna. Szef resortu finansów zdecydowanie stwierdza, że drobny poczęstunek czy obiad można uznać za koszt działalności.

Wino na święta

Stanowisko MF częściowo uspokoiło przedsiębiorców. Poczęstunki czy spotkania w restauracji nie są obecnie w świecie biznesu traktowane jako coś wyjątkowego, co ma służyć zwróceniu uwagi na firmę i zbudować lepsze relacje. Tak samo traktują np. wydatki na alkohol podawany bądź przekazywany w prezencie kontrahentom, wykonawcom, inwestorom, z którymi firma utrzymuje kontakty.

— To wyraz dbania o relacje. Butelka dobrego trunku, podarowana np. z okazji świąt, nie jest obecnie prezentem, który ma zrobić wrażenie. Raczej służy podtrzymywaniu kontaktów — podkreśla Maria Kukawska, doradca podatkowy, partner w Stone & Feather Tax Advisory. Jej zdaniem, zarówno forma, jak i wartość podarunku w zasadzie zależy od zwyczajów panujących w określonej branży. Tak samo jest z wieloma innymi przejawami dbania o partnerów biznesowych i stałych klientów. Trudno jest też jednoznacznie je zdefiniować, ponieważ w miarę upływu lat na tyle się one zmieniają, że to, co kiedyś traktowano jako promocję firmy, obecnie jest standardowym działaniem i normą — wymagającą ponoszenia określonych stałych kosztów.

Co kraj, to obyczaj

— Obecnie nikogo nie dziwią już jednolite stroje pracowników tej samej firmy, świeże kwiaty w recepcji czy gabinecie spotkań ani np. równo skoszony i wypielęgnowany trawnik przed wejściem do siedziby firmy — wylicza Maria Kukawska.

Kiedyś tego rodzaju dbałość o zewnętrzną prezencję zwracała uwagę kontrahentówi klientów, a w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe uznawano ją za działania o charakterze reprezentacyjnym. Obecnie należą one do standardów, podobnie jak prowadzenie blogów i obecność na portalach społecznościowych. Związane z tym koszty służą raczej podtrzymywaniu źródeł przychodów, a także pozyskiwaniu nowych, niż budowaniu wizerunku. Nie jest to obecnie specjalny wyróżnik. Według doradcy Stone & Feather Tax Advisory, ze względu na zmieniające się powszechne obyczaje i zachowania w biznesie, jak i zwyczaje w konkretnych środowiskach, raczej trudno byłoby sformułować w przepisach definicję reprezentacji. Jej zdaniem, wydatki o podobnym charakterze i powtarzające się, raczej należą do kosztów podatkowych, towarzyszą bowiem codziennym zadaniom przedsiębiorcy, związanym z uzyskiwaniem przychodów.

— Przedsiębiorcy są w stanie ocenić, że pieniądze na robocze posiłki, standardowe spotkania handlowe, organizowane w miarę cyklicznie, w tym samym mniej więcej gronie, mogą bez ryzyka zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Poza tym z reguły wysokość tych wydatków utrzymuje się w tych samych granicach. Nierzadko odpowiada też kosztom ponoszonym w branży na podobne spotkania czy lunche — przyznaje doradca.

Wątpliwości urzędu skarbowego wzbudzi faktura wystawiona na kwotę wielokrotnie wyższą niż zwykle. Dla fiskusa może oznaczać wydatek nadzwyczajny, czyli poniesiony, by zrobić na kimś wrażenie.

Kiedy pytać fiskusa

Ponieważ prawo nie rozwiewa wszystkich wątpliwości, Maria Kukawska radzi składać do organów podatkowych wnioski o wydanie interpretacji podatkowych, gdy wydatek ma mieć charakter nietypowy — zarówno dla dotychczasowych sposobów działania konkretnego przedsiębiorcy, jak i odbiegający znacznie od zwyczajów panujących w jego branży. Nie w każdym przypadku do wyjątkowych wydarzeń należy zaproszenie partnerów biznesowych do ośrodka na Mazurach, organizacja wieczornych rozmów przy grillu, sfinansowanie uczestnikom relaksu w gabinetach SPA czy przejażdżki po jeziorze wynajętym statkiem. Jednak w większości przypadków takie atrakcje raczej służą pozostawieniu wrażenia i można się spodziewać, że urząd skarbowy uzna je za wydatki na reprezentację. Bezpieczniej wystąpić wtedy o indywidualną interpretację. Problemów nie powinno być przy zaliczaniu do kosztów podatkowych wydatków na lunche czy catering podczas stałych narad z grupami handlowców, zespołów roboczych przygotowujących jakiś projekt czy poświęconych w firmie omówieniu realizacji budżetu. Także spotkanie z zespołami pracowników, którzy wykonali ważne zadanie, można uznać za okoliczność związaną z osiąganiem zysków.

— Nie widzę powodu, dla którego nie można uznać za koszty działalności wydatków na wspólny posiłek z zespołem, który czegoś dokonał — mówi Maria Kukawska. Jej zdaniem, takie celebrowanie sukcesu nie ma charakteru reprezentacji.