W tym roku rodzime przedsiębiorstwa po raz pierwszy skorzystają z nowej ulgi na badania i rozwój. Od stycznia zostały podniesione limity odliczania od podstawy opodatkowania wydatków na tę działalność. Jak to wygląda w praktyce? Szefowie firm MSP mogą obniżyć dochód aż o 50 proc. (do tej pory było to 10-30 proc.). Natomiast wszyscy przedstawiciele biznesu mają możliwość odliczenia połowy kwot wydawanych na wynagrodzenia pracowników zajmujących się innowacjami (wcześniej było to 30 proc.).
Warto podkreślić, że największy udział w kosztach działalności B+R stanowią wydatki osobowe. Choć ustawa o CIT nie nakłada na przedsiębiorstwa ograniczeń interpretacyjnych dotyczących ich kwalifikowania, robią to niestety organy podatkowe. Co więcej, przepisy regulacji nie uzależniają możliwości odliczenia kosztów osobowych od formalnego potwierdzenia w umowie o pracę czy w innych dokumentach, że pracownik został zatrudniony „w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej”.
Dokumentacja projektowa
To, że osoba została w firmie zaangażowana, aby pracować nad nowatorskimi rozwiązaniami, najprościej można udowodnić poprzez uwzględnienie tego w zakresie obowiązków, które są dołączone do umowy o pracę. W przypadku centrów
badawczych wynika to z nazwy jednostki, w której działają pracownicy. Zdarza się jednak, że osoba zatrudniona w takim miejscu nie przeznacza całego czasu pracy na innowacje. Jeszcze inaczej wygląda sytuacja w małych i średnich przedsiębiorstwach, które nie mają wyodrębnionych działów badawczych, a mimo to pracują nad pionierskimi rozwiązaniami. Często zajmuje się tym jedna osoba, która przy okazji wykonywania standardowej pracy realizuje również nietuzinkowe projekty.
Zazwyczaj nie jest to uwzględnione w zakresie jej obowiązków. Podobnie jest z pracownikami produkcyjnymi. Choć nie są oni zatrudniani „w celu realizacji działalności B+R”, najczęściej odpowiadają m.in. za opracowanie prototypów, projektów pilotażowych, testowanie nowych lub ulepszonych produktów, procesów czy usług. To oznacza, że ich wynagrodzenia są kosztem osobowym realizacji działalności badawczo-rozwojowej, który powinien zostać wliczony do ulgi. Można to wykazać w dokumentacji projektów badawczych. Tymczasem zdarza się, że organy podatkowe stwierdzają, że jeśli w zakresie obowiązków pracownika nie ma informacji, że został on zatrudniony, aby realizować innowacyjne przedsięwzięcia, to koszt jego pracy nie podlega odliczeniu.
Ewidencja czasu pracy
— W interpretacji wydanej w 2016 r. jeden z organów podatkowych uznał, że nie ma znaczenia, ile czasu pracownik przeznacza na działalność badawczo-rozwojową. Dla niego ważniejsze było spełnienie przesłanki „zatrudnienia w celu realizacji działalności B+R”. Natomiast z interpretacji innego urzędu wynika, że do kosztów kwalifikowanych przedsiębiorca może zaliczyć wyłącznie czas pracy przeznaczony na innowacje. Wymaga to szczegółowego ewidencjonowania czasu pracy wraz z wydzieleniem okresu poświęconego na badania. Według fiskusa, na tej podstawie firma może wskazać procentowy udział pracownika w tej działalności — zwraca uwagę Małgorzata Boguszewska, menedżer działu dotacji i ulg B+R w Ayming Polska.
Na razie prowadzenie szczegółowej ewidencji czasu pracy nie jest wymagane nawet przez Kodeks pracy. Zresztą nie wszystkie firmy to robią. Dlatego żądanie tak szczegółowych informacji do rozliczenia ulgi może być dla nich poważnym problemem. Ważne, aby przedsiębiorcy pamiętali, że od wydanych interpretacji podatkowych można się odwoływać.
— Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie precyzują, jak należy rozliczać czas pracownika „zatrudnionego w celu realizacji działalności B+R”. Nie ma więc konieczności prowadzenia szczegółowej ewidencji czasu pracy, która dla firm jest kosztowna i problematyczna. Rozsądnym rozwiązaniem jest przyjęcie do ulgi badawczo-rozwojowej części wynagrodzenia pracownika na podstawie wskazanej miesięcznej liczby godzin poświęconych na działania B+R, która ma odzwierciedlenie w dokumentacji projektów badawczo-rozwojowych prowadzonych przez pracownika — podpowiada Małgorzata Boguszewska.
Różnica zdań
Magdalena Burzyńska, dyrektor zarządzająca w Ayming Polska, potwierdza, że zarówno firmy, jak i organy podatkowe mają problem z interpretowaniem, na jakiej podstawie zaliczyć do ulgi B+R czas pracownika poświęcony na innowacje.
— Potrzebna jest indywidualna ocena sytuacji, która uwzględni fakt, że przedsiębiorstwa realizujące działania badawczo- -rozwojowe są różnej wielkości, mają odmienne struktury i praktyki. Pamiętajmy, że ulga B+R ma je zachęcać do zwiększania nakładów na te przedsięwzięcia. Jeśli biznes w Polsce ma być innowacyjny, trzeba mu ułatwić korzystanie z dostępnych form wsparcia — zauważa Magdalena Burzyńska.
Brak wytycznych
Kiejstut Żagun, dyrektor i szef zespołu ds. ulg i dotacji w KPMG, podkreśla, że nie tylko w Polsce, ale również w wielu innych krajach rozwiązania dotyczące ulg podatkowych są różnie interpretowane przez podatników i organy skarbowe.
— W Polsce praktyka stosowania tych przepisów jest dopiero kształtowana i brak jest u nas systemowych wytycznych, jak stosować ulgę B+R — zaznacza Kiejstut Żagun. Jego zdaniem, przy interpretowaniu przepisów dotyczących nowej ulgi trzeba mieć na względzie, co jest jej przedmiotem i jakie były przesłanki jej wprowadzenia. Według ekspertów, najlepszym sposobem na rozwiązanie problemów związanych z wliczaniem kosztów osobowych do ulgi byłaby zmiana w przepisach polegająca na zastąpieniu określenia „zatrudnionych w celu realizacji działalności B+R” na „realizujących działalność B+R”. Temat ten powinien jak najszybciej zostać podjęty przez rządzących. Okazją do tego mogą być prace nad tzw. dużą ustawą o innowacyjności.