Czy osoba pracująca zdalnie w Polsce - na przykład gdy zawarła umowę o pracę z firmą niemiecką - podlega systemowi ubezpieczeń społecznych naszego kraju czy Niemiec? Zasady te precyzuje obowiązujący od kilku miesięcy dokument ramowy Unii Europejskiej (UE) dotyczący zabezpieczenia społecznego - czyli praw do świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych - w przypadku transgranicznej pracy zdalnej. Jeszcze do niedawna te kwestie stanowiły utrudnienie w mobilności pracowników. Marta Kopeć, radca prawny, partner zarządzający w kancelarii Kopeć&Zaborowski, uważa, że wspomniana umowa ułatwia szefom firm organizację służbowych zadań wykonywanych przez podwładnych za granicą, a także rekrutację nowych pracowników.
– Podpisany przez Polskę dokument nie ma charakteru powszechnego. Ma zastosowanie tylko wtedy, gdy zarówno państwo zamieszkania, jak i kraj zarejestrowanej siedziby pracodawcy są jego sygnatariuszami. Na tej liście jest kilkanaście państw, w tym m.in. Niemcy, Czechy, Słowacja, Norwegia i Szwecja. Natomiast nie znalazła się na niej Wielka Brytania, ponieważ odmówiła podpisania umowy ramowej. Kolejne państwa chcą stać się sygnatariuszami tego dokumentu. Warto śledzić, które kraje przystąpią do umowy ramowej. Od tego zależy, czy w stosunku do danego pracownika będą stosowane dotychczasowe przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, czy też wyjątki wynikające ze wspomnianej umowy ramowej – podkreśla Marta Kopeć.
Limit czasu pracy
Osoby pracujące zdalnie, które spełniają warunki przewidziane w dokumencie, mogą wykonywać obowiązki służbowe w formule online w wymiarze do 50 proc. swojego czasu pracy w kraju zamieszkania. Nie ponoszą wtedy ryzyka, że zaczną podlegać pod ubezpieczenia społeczne obowiązujące we wspomnianym państwie.
Barbara Kolimeczkow, starszy menedżer i doradca podatkowy w Vialto Partners, ocenia, że przepisy umowy ramowej wprowadzają dogodne rozwiązania zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.
– Podwładny, który wykonuje obowiązki służbowe równolegle lub naprzemiennie z terytorium kraju, w którym znajduje się siedziba pracodawcy i z innego kraju, w którym mieszka, co do zasady podlega zabezpieczeniu społecznemu - od całości swojego wynagrodzenia - obowiązującemu w państwie zatrudnienia. Chodzi o kraj, w którym znajduje się siedziba pracodawcy. Jeżeli natomiast pracownik wykonuje znaczną część pracy, czyli poświęca jej 25 proc. lub więcej przewidzianego na nią całkowitego czasu, w kraju zamieszkania, sytuacja zmienia się diametralnie. Jeżeli pułap ten zostanie osiągnięty lub przekroczony, szef musi wyrejestrować podwładnego z systemu zabezpieczenia społecznego kraju siedziby pracodawcy i przenieść go do instytucji zabezpieczenia w państwie jego zamieszkania – wyjaśnia Barbara Kolimeczkow.
Zauważa, że umowa ramowa pozwala na podniesienie, pod pewnymi warunkami, wspomnianego pułapu do ok. 50 proc. To oznacza, że praca zdalna wykonywana z terytorium kraju zamieszkania w proporcji nie większej niż 49,9 proc. czasu pracy nie doprowadzi – jak podkreśla Barbara Kolimeczkow – do zmiany systemu zabezpieczenia społecznego.
Technologie informatyczne
Doradca podatkowy z Vialto Partners wyjaśnia, że transgraniczną pracę zdalną można wykonywać z dowolnego miejsca w państwie członkowskim innym niż to, w którym pracodawca ma siedzibę. Jest ona realizowana za pomocą technologii informatycznych, które umożliwiają podwładnemu pozostawanie w kontakcie z szefem lub współpracownikami z jego otoczenia biznesowego.
– To oznacza, że pracownik może wykonywać obowiązki służbowe w swoim kraju z różnych miejsc, czyli nie tylko z domu, o ile pracuje za pomocą technologii informatycznych na rzecz pracodawcy mającego siedzibę w innym państwie członkowskim – zaznacza Barbara Kolimeczkow.
Wyjaśnia, że umowa ramowa nie będzie obejmowała wszystkich przypadków pracy wykonywanej równolegle bądź naprzemiennie z terytorium dwóch lub więcej państw członkowskich.
– Nie będzie też dotyczyła przypadków samozatrudnienia bądź pracy wykonywanej z różnych miejsc dla więcej niż jednego szefa, o ile siedziby tych firm nie znajdują się w jednym państwie – wskazuje Barbara Kolimeczkow.
Aby rozwiązania wynikające z umowy ramowej mogły być stosowane, kraje siedziby pracodawcy i zamieszkania pracownika muszą być jej sygnatariuszami. Na skorzystanie z zapisów tego dokumentu muszą zdecydować się dwie strony - szef, jak i podwładny.
– Wniosek o utrzymanie ustawodawstwa kraju siedziby pracodawcy nie będzie wymagał zgody instytucji zabezpieczenia społecznego kraju zamieszkania pracownika. To z pewnością pozytywnie wpłynie na czasową i kosztową efektywność tego procesu – ocenia Barbara Kolimeczkow.
Koszty leczenia
Dr Michał Szypniewski, szef departamentu mobilności i imigracji z kancelarii w BKB Baran Książek Bigaj, uważa, że zawarta przez Polskę umowa ramowa nie reguluje kompleksowo kwestii pracy zdalnej za granicą. Czego nie uwzględnia? Jego zdaniem brakuje w niej m.in. rozwiązań dotyczących wypadków przy pracy, kosztów leczenia czy sprowadzania zwłok do kraju w razie zgonu pracownika. Wskazuje, że pracodawcy muszą uświadomić podwładnych, jakie jest ryzyko dotyczące świadczenia pracy zdalnej za granicą.
– Warto, aby szefowie uzgodnili te kwestie z pracownikami w ramach porozumienia lub regulaminu - po to, aby w razie konfliktu obie strony znały swoje prawa i obowiązki. Poza tym wspomniana umowa nie obejmuje typowego workation, czyli incydentalnego wykonywania pracy zdalnej poza Polską. To zmusza pracodawców do poszukiwania alternatywnych rozwiązań prawnych, w tym np. dotyczących koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w kwestiach delegowania pracowników – podkreśla Michał Szypniewski.