Obowiązki informacyjne firmy w Internecie

(Paweł Kubisiak)
10-12-2006, 10:53

Prowadzenie działalności polegającej na świadczeniu usług przez Internet obwarowane jest szeregiem wymogów wynikających z licznych aktów prawnych.

Prowadzenie działalności polegającej na świadczeniu usług przez Internet obwarowane jest szeregiem wymogów wynikających z licznych aktów prawnych, w tym m. in. ustawą Kodeks cywilny, ustawą o ochronie niektórych praw konsumentów oraz o odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez produkt niebezpieczny czy ustawą o ochronie danych osobowych.

Ze względu na bardziej ogólny charakter wymienionych aktów, w niniejszej publikacji skoncentrujemy się na tematyce obowiązków informacyjnych przedsiębiorcy w Internecie w świetle ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Zakres obowiązywania ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną

Ustawa określa zasady wiążące usługodawcę świadczącego usługi takie jak dostarczanie za pomocą Internetu treści reklamowych czy biuletynów informacyjnych, przechowywanie danych lub prowadzenie sklepów internetowych. Adresatami tej ustawy są zatem usługodawcy będący zarówno podmiotami prywatnymi, jak i publicznymi, prowadzący, choćby ubocznie, działalność zarobkową lub zawodową za pomocą środków teleinformatycznych. Podkreślić w tym miejscu należy, że profesjonalny charakter tej działalności nie oznacza, iż musi być ona odpłatna.

Jedną z podstawowych przesłanek objęcia komentowaną ustawą usług świadczonych przez Internet jest wymóg, by dana usługa wykonywana była na indywidualne żądanie usługobiorcy.

Usługobiorcą w rozumieniu ustawy jest dowolna osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z usługi świadczonej drogą elektroniczną. Zastosowanie tak pojemnej definicji mogłoby sugerować, iż ustawa obowiązuje niemal wszystkich uczestników obrotu internetowego. Tak jednak nie jest ze względu na zawarte w ustawie wyłączenia spod jej obowiązywania niektórych kategorii działalności. Wymienić tu przykładowo można używanie poczty elektronicznej lub innego równorzędnego środka komunikacji elektronicznej między osobami fizycznymi w celach osobistych niezwiązanych z prowadzoną przez te osoby działalnością zarobkową lub wykonywanym przez nie zawodem albo – z pewnymi zastrzeżeniami - świadczenia usług drogą elektroniczną, jeżeli odbywa się ono w ramach struktury organizacyjnej usługodawcy. Ponadto, wyłączeniu podlegają usługi związane z zarządzaniem organizacyjnym wewnątrz danego podmiotu, jak na przykład nadzór i kontrola systemu organizacji pracy.

Obowiązki usługodawcy

Na profesjonalnego usługodawcę świadczącego swe usługi za pomocą Internetu ustawa nakłada przede wszystkim szereg obowiązków informacyjnych. Usługodawca zobowiązany jest udostępnić usługobiorcy poprzez obsługiwany przez niego system teleinformatyczny, w sposób „wyraźny i jednoznaczny”, swój adres elektroniczny oraz dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, miejsce i adres zamieszkania, a w przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi – nazwę lub firmę, siedzibę oraz adres) a także – jeśli świadczenie usług danego typu wymaga zezwoleń lub wykonywanie określonego zawodu uzależnione jest od spełnienia dodatkowych wymagań – podać wyszczególnione w ustawie informacje dodatkowe.

Usługodawca ma również obowiązek poinformowania usługobiorcy o szczególnych zagrożeniach mogących wynikać z korzystania z usługi świadczonej drogą elektroniczną, a także o oprogramowaniu i danych niebędących składnikami usługi jako takiej, które wprowadzane są przez usługodawcę do systemu teleinformatycznego usługobiorcy. Przykładem szczególnego zagrożenia, o którym wspomina ustawa, może być uzyskanie dostępu przez osoby trzecie do baz danych zawierających informacje o usługobiorcy. Usługodawca powinien poinformować usługobiorcę o stosowanych przez siebie zabezpieczeniach ograniczających możliwość udostępnienia danych osobom do tego nieuprawnionym. Ponadto, usługodawca powinien również posługiwać się systemem pozwalającym mieć pewność, iż zamówienia bądź oświadczenia składane przez daną osobę faktycznie od niej pochodzą.

Jednym z podstawowych wymogów nałożonych na usługodawcę jest stworzenie regulaminu świadczenia usług, który powinien być nieodpłatnie udostępniony usługobiorcy przed zawarciem z nim umowy i dostępny dla niego w trakcie wykonywania usługi. Regulamin powinien zawierać co najmniej określenie rodzaju i zakresu świadczonych usług, warunków wykonywania usług, sposobów zawierania i rozwiązywania umowy z usługodawcą, a także objaśnienie procedury reklamacyjnej. Z praktyki prowadzenia działalności może wynikać potrzeba bardziej precyzyjnego ujęcia praw i obowiązków stron umowy. Podkreślenia przy tym wymaga okoliczność, iż regulamin niedostarczony lub choćby nieudostępniony usługobiorcy nie będzie dla niego wiążący.

Informacje handlowe

Nieodłącznym elementem świadczenia usług drogą elektroniczną jest wymiana informacji handlowych. Informacja handlowa powinna spełniać szereg formalnych warunków nałożonych przez ustawę, w związku z tym istotne jest określenie co stanowi informację handlową. Pod pojęciem tym ustawodawca rozumie zarówno szeroko rozumianą reklamę, jak i składane przez usługodawcę oferty. Warto pamiętać, iż stosowania ustawy nie wyłącza sformułowane przez usługodawcę zastrzeżenie, że dana informacja nie stanowi oferty. Ponadto, przesłanie dowolnej informacji, która miałaby na celu promowanie usług lub samego usługodawcę, może być potraktowane jako dostarczenie informacji handlowej. Natomiast tzw. „informacje kontaktowe” (nazwy stron www, adres e-mail, itp.) oraz sporządzone – szczególnie dla celów niekomercyjnych – zestawienia informacji na określony temat (np. zamieszczenie stworzonych niezależnie od usługodawcy rankingów produktów) nie mieszczą się w granicach pojęcia „informacji handlowej”.

Zamieszczając informacje handlowe pamiętać należy, iż powinny być one przedstawione w sposób nie budzący wątpliwości usługobiorcy co do ich charakteru. Zgodnie z zasadami przyjętymi w Unii Europejskiej wystarczające jest zamieszczenie nad daną informacją jednoznacznego nagłówka.

Trzeba pamiętać, że informacja handlowa w przypadku, gdy jest skonstruowana na odpowiednim poziomie szczegółowości, może być uznana za ofertę (lub stanowić jej fragment). Z tego względu obok informacji handlowej powinny być określone warunki, na jakich możliwe jest skorzystanie z takiej oferty. Często takie warunki są de facto zamieszczonym przez usługodawcę wzorcem umowy, dlatego należy zwrócić uwagę, by zapewnić ewentualnemu kontrahentowi możliwość łatwego zapoznania się z ich treścią. Przyjmuje się, że zamieszczenie na stronie www usługodawcy wyłącznie hiperlinku przekierowującego do strony zawierającej ogólne warunki umów, nie spełnia przesłanki zapewnienia możliwości łatwego zaznajomienia się z ich treścią, a sama prezentacja towarów i usług na stronach www nie stanowi oferty.

Zasady związane z wymogiem ochrony danych osobowych usługobiorcy

Przetwarzanie danych osobowych regulowane jest wspomnianą na początku ustawą o ochronie danych osobowych, natomiast ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną wprowadza dodatkowe normy, które przedsiębiorca prowadzący działalność w Internecie powinien przestrzegać. Ze względu na obszerność poruszonej tematyki w niniejszym artykule omówione zostaną wyłącznie przepisy analizowanej ustawy. Podkreślić jednak należy, że ustawa o ochronie danych osobowych ma olbrzymie znaczenie dla prowadzących działalność w Internecie, w szczególności dla właścicieli wirtualnych sklepów. Ze względu na fakt, iż przetwarzają oni dane osobowe swych klientów w zbiorach informatycznych, muszą pamiętać o nałożonym na nich obowiązku rejestracji takiego zbioru czy zbiorów w biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Niewykonanie tego obowiązku zagrożone jest grzywną, a w przypadku poważnych naruszeń nawet karą pozbawienia wolności.

Dane osobowe mogą być zbierane przez usługodawcę z tego względu, iż są one niezbędne do świadczenia danej usługi. W takiej sytuacji gromadzenie danych musi mieć swoje uzasadnienie w chęci nawiązania, zmiany czy rozwiązania stosunku prawnego pomiędzy usługodawcą a usługobiorcą lub w konieczności posłużenia się tymi danymi, wynikającej ze specyfiki określonego rodzaju usługi.

Posiadanie pewnych danych osobowych usługobiorcy może być dla usługodawcy niezbędne ze względu na rodzaj wykonywanej usługi albo z uwagi na sposób rozliczenia z usługobiorcą. W takich przypadkach usługodawca musi wyraźnie zaznaczyć, iż żądane dane są konieczne do zrealizowania danej usługi. Nie podanie tego rodzaju danych przez usługobiorcę w przypadku, gdy ich wpisanie do systemu teleinformatycznego jest niezbędne, jeśli konieczność ta wynika z właściwości usługi lub gdy obowiązek ich uzyskania jest prawnie uregulowany (np. nałożony ustawą o rachunkowości obowiązek zamieszczenia na wystawianej fakturze numeru NIP) może stanowić dla usługodawcy podstawę odmowy wykonania świadczenia. Jednak uzyskanie podstawowych danych nie będzie konieczne jeśli usługobiorca korzysta z usługi lub za nią płaci anonimowo lub używając pseudonimu.

Dane osobowe, które nie są uważane w świetle ustawy za niezbędne, mogą być przetwarzane przez usługodawcę za zgodą usługobiorcy w celu związanym z realizacją umowy lub dokonaniem innej czynności prawnej z usługobiorcą. Pamiętać przy tym należy, że zgoda usługobiorcy musi być wyrażona wprost, a także że może być w każdej chwili odwołana. Usługodawca może ponadto przetwarzać tzw. „dane eksploatacyjne”, czyli dane identyfikujące wykonywaną usługę, które wszakże pozwalają pośrednio ujawnić tożsamość usługobiorcy.

Wszystkie wspomniane rodzaje danych usługodawca ma obowiązek udostępnić występującym o to organom państwowym, takim jak prokuratura, policja czy sąd.

Ustawodawca ograniczył możliwość korzystania przez usługodawcę z zebranych przez niego danych osobowych usługobiorcy po zakończeniu korzystania z usługi do trzech przypadków:

W każdej sytuacji przetwarzania danych na usługodawcy ciąży obowiązek zapewnienia usługobiorcy stałego i łatwego dostępu do aktualnych informacji o możliwości anonimowego korzystania z oferowanych usług, o stosowanych zabezpieczeniach i instrumentach ochrony posiadanych informacji oraz – gdy zaistnieje taka sytuacja - o podmiocie, któremu usługodawca powierzył przetwarzanie danych, a także o zakresie zawartej z takim podmiotem umowy.

Choć sprostanie wymaganiom ustawy wydaje się trudne, warto opracować odpowiednie procedury i wzory, gdyż ich stosowanie stanowić będzie nie tylko zabezpieczenie własnych interesów w przypadku ewentualnych sporów z klientami, ale może również w pozytywny sposób wpłynąć na organizację współpracy z usługobiorcami.

Marta Jaczewska, Prawnik w Departamencie Własności Intelektualnej

Kancelaria Prawna GLN

CZYTAJ TEŻ:

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: (Paweł Kubisiak)

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Inwestora / Obowiązki informacyjne firmy w Internecie