Światowy rynek informatyki zwiększy się w tym roku o 2,5, a polski o 6 proc. — prognozują firmy badawcze Gartner i Future Market Insights. Za wzrostem krajowym kryje się zapóźnienie technologiczne, a także coraz lepsza edukacja dotycząca korzyści, jakie przedsiębiorstwa mogą osiągnąć dzięki cyfrowym nowinkom. Nawet w mniejszych firmach nikt już nie ma wątpliwości, że tabelki Excela to za mało, by skutecznie zarządzać biznesem. Ale czy na fali inwestycyjnego entuzjazmu spółki nie przesadzają czasem z liczbą i skalą wdrożeń?
Osobno czy razem
Firmy, którym wystarczał system ERP (do zarządzania przedsiębiorstwem), zastanawiają się nad wprowadzeniem oprogramowania BI (analityka biznesowa) czy CRM (wspomaganie działań handlowych).
— W ostatnich dwóch, trzech latach firmy zamroziły inwestycje i uważnie analizowały rynek, starając się przede wszystkim nie dopuścić do utraty klientów. Dzisiaj, gdy z większym optymizmem patrzą w przyszłość, decydują się na wdrożenia systemów IT i — co równie ciekawe — często finansują je z własnych budżetów — tłumaczy Maryla Pawlik, dyrektor ds. sprzedaży w BPSC. Problem w tym, że zakup cyfrowych nowinek często ma więcej wspólnego ze sprytem sprzedawców software’u niż z faktycznymi potrzebami klientów.
Efekt — klienci decydują się na nowe narzędzia, choć dotychczas używane oferują podobne funkcjonalności. Część branżowych ekspertów zwraca uwagę, że takie koncerny jak SAP projektują odrębne narzędzia sprzedażowe i analityczne, skierowane do większych instytucji. Jednocześnie ich standardowe systemy ERP cechuje daleko idąca uniwersalność — dzięki modułom obsługującym procesy typowe dla CRM czy BI. Takie rozwiązania powinny zaś wystarczyć większości firm średnich i małych, bez rozbudowanych struktur organizacyjnych i o standardowych potrzebach w dziedzinie analizy czy komunikacji.
Jarosław Iwanek, dyrektor działu konsultingu i analiz w BPSC, zaznacza, że ERP-y oferują coraz więcej możliwości. Służą nie tylko do ewidencjonowania informacji, ale także są bezcennym wsparciem dla ludzi biznesu podczas podejmowania decyzji zarządczych i strategicznych. Przechowywane w nich dane pozwalają na precyzyjne symulacje zdarzeń gospodarczych, na przewidywanie tendencji rynkowych i koniunktury oraz na prognozy, jak szybko zwrócą się planowane inwestycje.
— Biorąc pod uwagę możliwości oprogramowania ERP, trudno się nie dziwić, że firmy często wykorzystują je tylko do rejestracji zdarzeń, wystawiania dokumentów, rozliczeń płacowych czy finansowych — uważa dyrektor Iwanek. Oprogramowanie business intelligence sprawdza się tam, gdzie kadra menedżerska potrzebuje informacji i raportów niemal w tzw. czasie rzeczywistym.
— W BI powinny się wyposażyć raczej wielkie spółki, przetwarzające bardzo dużą liczbę informacji z różnych aplikacji. Bez produktów z zaawansowanymi funkcjami hurtowni danych mogą sobie nie poradzić — wskazuje Jarosław Iwanek.
Przeinwestowaniu zapobiega wybór systemu, który niczym meble z Ikei można dowolnie modelować przez dokładanie lub odejmowanie określonych elementów, stosownie do tego, czego firma potrzebuje w danym okresie.
— Elastyczność, modułowa budowa systemu, szycie na miarę — to już nie są puste hasła. Jeśli inwestować w oprogramowanie, to tylko w takie, które będzie się rozwijało wraz z firmą i całym rynkiem — uważa Piotr Towarek, dyrektor działu rozwiązań biznesowych w spółce Bonair.
Produktem spełniającym ten warunek — dodaje — jest Microsoft Dynamics AX, w którym z każdą nową wersją pojawiają się nowe zaawansowane funkcjonalności, szczególnie z dziedziny logistyki, zakupów i WMS (zarządzanie magazynem, gospodarką materiałową i remontową).
Co równie ważne: przed wdrożeniem software’u warto się upewnić, że jego producent regularnie uaktualnia i usprawnia program. Chodzi o dostosowanie narzędzia do nowych regulacji prawnych i tendencji technologicznych. Jeśli ciężar zabiegów adaptacyjnych twórca produktu zrzuca na barki użytkownika, to ten wcześniej czy później może pomyśleć o zakupie nowego, łatwiej dającego się modyfikować systemu.
Pomoc w porządkach
A jeśli się okaże, że zasobów informatycznych jest w firmie za dużo? Z których rozwiązań wówczas zrezygnować, a które zachować? Porządki najlepiej zacząć od inwentaryzacji urządzeń i oprogramowania lub weryfikacji danych o kupionych licencjach.
Łatwo powiedzieć, trudniej wykonać. Zwłaszcza gdy firmy nie stać na zatrudnienie informatyków, którzy umieliby wskazać, jakich narzędzi ona faktycznie potrzebuje. Ale od czego jest outsourcing IT? W tej sytuacji warto zdać się na zewnętrznych konsultantów. Przeprowadzą analizę, która pozwoli pozbyć się niepotrzebnych systemów i uniknąć zbędnych wdrożeń. Tacy doradcy mogą też wskazać klientowi, na jakie inwestycje informatyczne jednak warto się porwać. &
© Ⓟ
Komentarz
Na miarę potrzeb
Bartłomiej Lux
dyrektor sprzedaży sektora komercyjnego w Simple
O inwestycji w business intelligence (BI) warto pomyśleć, gdy firma korzysta z wielu narzędzi IT, np. oprogramowania ERP, CRM czy MES. Rozwiązania te często pochodzą od różnych producentów, zostały opracowane z użyciem odmiennych technologii i dlatego bywają niekompatybilne. Utrudnia to przekazywanie informacji w przedsiębiorstwie. Wtedy aż prosi się o wdrożenie platformy, która umożliwia jednolite gromadzenie i przetwarzanie danych. BI doskonale się do tego nadaje. Za zakupem oddzielnego systemu analitycznego przemawiają też wysublimowane potrzeby informacyjne użytkowników. Jeśli wystarczy im tzw. płaskie raportowanie, lepiej poprzestać na standardowym ERP. Gdy klientowi zależy na zaawansowanej analizie, lepiej nie zwlekać z instalacją BI. Taka inwestycja staje się koniecznością, kiedy spółka się rozwija i myśli o ekspansji rynkowej. Środkiem do celu jest śledzenie ruchów konkurencji i pozyskiwanie wiedzy na temat potrzeb i oczekiwań konsumentów. To zaś może wymagać analizy ogólnorynkowych raportów, mierników i wskaźników, np. danych GUS. Nie można też zapominać, że dzięki technologii business intelligence można stworzyć profil statystycznego Kowalskiego, jego upodobań, nawyków i możliwości finansowych. Na jego podstawie łatwiej zaoferować mu to, czego w danym momencie najbardziej potrzebuje.