Idealna flota aut służbowych jest dopasowana do potrzeb firmy i tania w utrzymaniu, a modelowy kierowca oszczędny i ostrożny. Jak osiągnąć ideał?
Tomasz Rzeźnik, prezes wielkopolskiej firmy Cenos, produkującej kaszę i ryż, ciągle myśli o doskonaleniu zasad polityki samochodowej spółki. Szuka rozwiązań, które jednocześnie obniżą koszty utrzymania floty służbowych aut i usprawnią jej organizację. Pomocy postanowił poszukać w „PB”.
— Dążymy do tego, aby maksymalnie zredukować koszty paliwa. Chcielibyśmy poznać opinię ekspertów. Jak to zrobić — pyta Tomasz Rzeźnik.
Przeprowadzić analizę
W Cenosie pracownicy na równorzędnych stanowiskach mają takie same służbowe auta. Jak twierdzi Łukasz Niemczuk, kierownik sprzedaży LeasePlan Fleet Management (Polska), znacznie poprawia to organizację obsługi floty.
— Ale nie wystarcza, by stwierdzić, czy dobór samochodów jest optymalny pod względem ich wykorzystania. W analizie należy uwzględnić roczne przebiegi każdego pojazdu, bo zależnie od rodzaju silnika (diesel czy benzynowy) różnie kształtują się koszty paliwa. Np. wybór droższego samochodu osobowego z silnikiem Diesla będzie uzasadniony przy rocznych przebiegach powyżej 30 tysięcy — mówi Łukasz Niemczuk.
W wypadku firm produkcyjnych, takich jak Cenos, ważny jest również właściwy dobór samochodów transportowych. Należy je dostosować do częstości przewozu i wielkości partii towaru.
— Jeśli potrzeby firmy pod tym względem są duże, warto kupić samochody droższe, ale o większej ładowności. Dzięki temu ograniczymy liczbę powrotów do magazynu po towar, a tym samym długość pokonywanych przez kierowców tras — dodaje Łukasz Niemczuk.
Paliwo kontrolowane
Dobrym rozwiązaniem ograniczającym koszty jest wprowadzenie kart paliwowych. Za ich pomocą kierowcy dokonują bezgotówkowych transakcji na stacjach benzynowych określonych sieci, z którymi potem rozlicza się firma.
— Taki system umożliwia wychwytywanie podejrzanych transakcji. Korzystanie z kart pozwala firmom zarządzającym flotą na opracowanie średniego zużycia paliwa dla danego modelu auta. Jeśli zużycie odbiega od średniej o 10-20 proc., to mieści się w granicach normy. Może to wynikać na przykład ze stylu jazdy kierowcy. Jeśli jednak jest większa, to sygnał, że samochód jest uszkodzony lub że paliwo tankowane przez kierowcę niekoniecznie trafia do samochodu służbowego — zaznacza Łukasz Niemczuk.
W kontroli i eliminacji zbędnych kosztów może pomóc przedsiębiorcy profesjonalny zarządca. Oczywiście jeśli firma rozważa możliwość skorzystania z outsourcingu.
— Zarządcy zapewniają klientom nieprzerwany dostęp przez internet do wszystkich informacji o pojazdach. Dane są aktualizowane co 24 godziny, dzięki czemu właściciele aut wiedzą, gdzie, za ile, w jakich godzinach są one tankowane i co się z nimi dzieje — mówi Łukasz Niemczuk.
Bardziej zasobne firmy mogą pomyśleć również o zainstalowaniu specjalnych systemów telematycznych, które monitorują samochody w czasie rzeczywistym. Narzędzia te dają m.in. możliwość obserwowania stylu jazdy kierowców i zużycia paliwa w danej chwili.
Kierowca też ważny
Regulamin samochodowy Cenosu zobowiązuje każdego użytkownika służbowego auta do dbałości o powierzone mu mienie przedsiębiorstwa.
— Odpowiada za pilnowanie terminów przeglądów, usuwanie drobnych uszkodzeń wynikających z eksploatacji pojazdu, dbanie o estetyczny wygląd auta. A także za materialne zniszczenia, gdy szkoda wynika z jego winy bądź niedopatrzenia — podkreśla Tomasz Rzeźnik, prezes Cenosu.
Pracownik sam płaci za mandaty.
— W Cenosie mamy koordynatora do spraw utrzymania ruchu. Czuwa on nad realizacją polityki samochodowej. Prowadzi dokumentację środków transportu, rejestrację, organizację przeglądów technicznych oraz nadzoruje przebieg postępowania podczas wypadku drogowego — przyznaje Tomasz Rzeźnik.
Stłuczki i wypadki są nieuniknione przy wielu kilometrach, które przemierzają codziennie służbowe auta. Można jednak ograniczyć ich liczbę, a tym samym wydatki na naprawy z firmowego budżetu.
— Warto zainwestować w szkolenia, które służą poprawieniu techniki jazdy. Kierowców oducza się zbyt brawurowej i agresywnej jazdy. Zwiększa ona prawdopodobieństwo kolizji, przyśpiesza zużycie auta i zwiększa spalanie nawet o 20 proc. — sumuje Łukasz Niemczuk.