Zakres obsługi kadrowo-płacowej przedsiębiorstwa prowadzonej przez zewnętrznego usługodawcę nie musi być wszędzie taki sam, może być ograniczony do podstawowych zadań z tym związanych. Niektórzy pracodawcy nie decydują się na outsourcing dlatego, aby ograniczać etaty, ale chcą, aby ich wewnętrzni specjaliści zajęli się np. rekrutacją, szkoleniami czy systemami ocen. Odciążeni, dzięki przekazaniu na zewnątrz części obowiązków tzw. działów kadr, mogą zająć się kwestiami strategicznymi dla firmy. W konsekwencji nie musi ona nikogo dodatkowo angażować.
— Najczęściej to prostsze i powtarzajcie się czynności są zlecane na zewnątrz, a wymagające większej znajomości potrzeb pracowników oraz podejścia indywidualnego realizowane są wewnątrz firmy — mówi Szymon Churski, partner w MDDP Outsourcing.
Zwraca jednak uwagę, że nawet gdy przedsiębiorca przekaże na zewnątrz wiele obowiązków kadrowo-płacowych, nie zostanie całkowicie uwolniony od czynności, które wiążą się z tymi zadaniami. Powinien np. wyznaczyć kogoś do przekazywania na bieżąco określonych dokumentów firmie obsługującej. Szczegóły trzeba określić w umowie z outsourcerem.
Należy w niej opisać precyzyjnie zakres jego usług, obowiązki stron, terminy wykonywania zadań, dopuszczalne odstępstwa od reguł współpracy. Wcześniej można przeprowadzić także wewnętrzną ankietę dotyczącą zadań planowanych do przekazania na zewnątrz i do pozostawienia w firmie. Pracownicy mieliby w niej wskazać, ile godzin lub dni one im zajmują. To może być wskazówką, jaki wymiar czasu pracy jest potrzebny pracodawcy do realizacji własnych celów.
— Orientacyjnie można przyjąć, że w firmie zatrudniającej od 50 do 250 osób obsługa współpracy z outsourcerem nie powinna przekroczyć jednej czwartej etatu — szacuje Szymon Churski.