Oddając proces archiwizacji w ręce firmy zewnętrznej, warto dobrze poznać jej procedury i technologie. Pomoże to uniknąć przykrych niespodzianek.
Choć archiwizacja i backup to dwa różne procesy, bardzo istotnym elementem każdego z nich jest bezpieczeństwo danych nimi objętych. Chodzi w końcu o to, by w określonej sytuacji można było sięgnąć do zapisanych danych.
Na pewno nie należy więc przechowywać kopii w tym samym miejscu, w którym odbywa się przetwarzanie danych oryginalnych. W przypadku takiego zdarzenia jak pożar utraci się bowiem i oryginały, i kopie, a co za tym idzie — wydatki na choćby najbardziej wyrafinowane systemy archiwizacyjno-backupowe okażą się daremne.
Gdzie trzymać kopie
Miejsce na przechowywanie kopii zapasowych warto zatem wybrać starannie. Wedle najbardziej ortodoksyjnych zaleceń, powinno się wziąć przy tym pod uwagę wilgotność, zakres temperatur, natężenie pół elektromagnetycznych. Możliwości jest naprawdę wiele. Począwszy od deponowania taśmy w skrytce bankowej, przez zakup specjalnego sejfu przygotowanego do przechowywania nośników danych, a nie dokumentów papierowych, aż po skorzystanie z usług firm specjalizujących się w przechowywaniu nośników z danymi i ich papierowych oryginałów.
— Takie firmy mają infrastrukturę zapewniającą bezpieczeństwo, systemy katalogowania i procedury gwarantujące poufność i bezpieczeństwo przechowywania, na które większości przedsiębiorstw po prostu nie stać. I w dodatku ich usługi nie są zbyt drogie — twierdzi Piotr Rogulski z firmy konsultingowej Infovide.
Przemyśleć decyzję
Jednak outsourcing niesie ze sobą niebezpieczeństwo oddania danych na zewnątrz firmy. Dla wielu prezesów to spory dyskomfort. Czasami na przeszkodzie stają też przepisy prawa. Dlatego są i tacy, którzy radzą poważnie się zastanowić nad taką usługą.
— Jeśli jest już zespół informatyków, to dokupienie odpowiedniego sprzętu i oprogramowania jest oczywiście wydatkiem, ale dołożenie niewielkich jednak obowiązków własnym pracownikom nie powinno być problemem. Z podmiotami zewnętrznymi natomiast bywa różnie. Słyszałem, że firma, która świadczyła takie usługi w jakimś przedsiębiorstwie, splajtowała i traf chciał, że ten system wtedy właśnie uległ awarii i trzeba było go odtworzyć. Nośniki udało się bez problemu odzyskać, ale nikt nie wiedział, w jaki sposób i przy użyciu jakiego oprogramowania tworzone były kopie zapasowe — opowiada Wiesław Markowiak ze spółki integratorskiej Computerland.