Działy HR czują się przeciążone. Prawie wszyscy dyrektorzy personalni (94 proc.) twierdzą, że ich zespół zmalał w wyniku oszczędności wprowadzonych przez pracodawców. Trzech na dziesięciu doświadczyło szczególnie ostrych cięć, czyli zwolnienia od 11 do 25 proc. specjalistów ds. zarządzania kadrami — wynika z danych międzynarodowej firmy doradczej Hay Group. Braki kadrowe przynajmniej do pewnego stopnia mogą zrekompensować nowe technologie. A decyzje personalne podjęte z pomocą komputerowych algorytmów bywają podobno trafniejsze niż wynikające z burzy mózgów z udziałem HR-owców i szefów różnych działów.
— Nowe technologie w służbie działów personalnych niosą niezliczone korzyści. Najważniejsze to: monitorowanie realizacji projektów i procesów, dostarczanie informacji w czasie rzeczywistym na temat aktualnej sytuacji, pomoc w przewidywaniu następstw podjętych decyzji — wymienia Witold Moszyński, dyrektor departamentu zarządzania kapitałem ludzkim w PKP.
Człowiek ważniejszy od systemu
W jednym z odcinków „Czterdziestolatka” inżynier Stefan Karwowski został wybrany na dyrektora Przedsiębiorstwa Robót Drogowych przez komputer. A były to lata 70. ubiegłego wieku! Dzisiaj zaawansowane systemy analityki biznesowej coraz częściej znajdują zastosowanie w rekrutacji i przy awansach. Entuzjaści narzędzi IT twierdzą, że wyłonią one lepszego kandydata niż grupa menedżerów, bo — w przeciwieństwie do ludzi — kierują się twardymi danymi, a nie emocjami czy intuicją. Komu jednak nie robi się słabo na myśl, że na bezrobocie wyśle go jakiś bezduszny program? Tak naprawdę chodzi jednak o to, by z kwalifikacji i kompetencji pracowników zrobić jak najlepszy użytek.
— Według badań ponad 40 proc. zatrudnionych mówi o niedopasowaniu do stanowiska, na którym pracują. Cierpią na tym firmy, tracąc miliony złotych, ale i pracownicy,którzy nie są w stanie w pełni rozwinąć skrzydeł — ubolewa Anna Węgrzyn, kierownik projektu mHR w BPSC. Aby każdy robił to, do czego się najlepiej nadaje — taki cel przyświecał warszawskiemu Centrum Nauki Kopernik. Eksperci chorzowskiej spółki BPSC zainstalowali tam program ułatwiający opisywanie stanowisk, organizację szkoleń i opracowywanie ścieżek rozwoju specjalistów. — Użytkownicy naszego systemu mają dostęp do informacji o zadaniach i wymaganiach na każdym stanowisku. Mogą na bieżąco kontrolować, czy pasują do danej funkcji lub projektu. A jeśli stwierdzą, że nie, wybierają szkolenie, aby podnieść swoje kwalifikacje — opisuje Anna Węgrzyn.
Czy jednak technologia nie zdominuje działań HR? W spółce Jurajska (dawniej Jurajska Spółdzielnia Pracy) nie podzielają takich obaw. W 2013 r. ten producent wody mineralnej i napojów owocowych zainwestował w narzędzie, który wspomaga działania personalne od budowania struktury organizacyjnej komórek i stanowisk, przez ich opisy, planowanie zasobów, rekrutacje, oceny efektywności i kompetencji, po rozwój pracowników. Platformę chwali Izabela Bielawska, kierownik działu zarządzania zasobami ludzkimi w myszkowskiej firmie, ale zaznacza, że IT jest dla ludzi, a nie na odwrót. Jej zdaniem wirtualne rozwiązania oferują cenną pomoc: czasem podpowiadają pomysły i sposoby działania, a nawet dyscyplinują. Ostatnie zdanie zawsze jednak należy do użytkownika.
— System informatyczny nie może nami rządzić. Jesteśmy instytucją z wieloletnią tradycją, która ma swoje procedury, uwarunkowania. I to do nich musi być dopasowane rozwiązanie informatyczne — podkreśla Izabela Bielawska. Innowacje technologiczne wspomagają przerzedzone działy kadr. Choćby przez automatyzację pracy. Przykładem mogą być tworzenie i dostarczanie co miesiąc pasków płacowych, zarządzanie dokumentacją kadrową, rozliczanie deklaracji podatkowych.
— Dzięki informatyzacji działania te przestają być uciążliwe. To dobra wiadomość dla specjalistów, którzy tracili na nie wiele energii i czasu. Teraz mogą się zająć zadaniami bardziej rozwijającymi, wymagającymi myślenia koncepcyjnego — mówi Ireneusz Hołowacz, dyrektor ds. produktów Gavdi Polska. Z produktu tej firmy o nazwie eTeczka korzysta m.in. Grupa Żywiec, a ściślej jedna z jej spółek — Centrum Usług HR. O wdrożeniu zadecydowała potrzeba optymalizacji i ujednolicenia procesów kadrowych w przedsiębiorstwie zatrudniającym 4,5 tys. osób.
— Zarządzanie dokumentacją tak wielu pracowników to spore wyzwanie. Do tej pory opieraliśmy się na papierowych wersjach. Dzięki elektronicznym kopiom dział HR ma łatwy dostęp do wszystkich dokumentów przechowywanych w teczce osobowej pracownika, a my zoptymalizowaliśmy koszty związane z ich przetwarzaniem — nie ukrywa zadowolenia Grażyna Rzehak, dyrektor ds. personalnych Grupy Żywiec. Z kolei Witold Moszyński zwraca uwagę, że technologie dla personalnego się demokratyzują. Podkreśla, że zarządzanie
talentami nie może się odbywać za zamkniętymi drzwiami pokoi kadrowców. Za rozwój zawodowy odpowiada sam zainteresowany. Dlatego systemy stworzone z myślą o kadrowcach coraz częściej stają się narzędziami dla każdego pracownika. — Wszystkie moduły wdrażanych systemów HR projektujemy tak, aby były wykorzystywane bezpośrednio przez pracowników i ich przełożonych do podejmowania decyzji kadrowych, biznesowych i zarządczych — informuje dyrektor Moszyński.
Mały też skorzysta
HR uznaje się za jedną z najsłabiej zinformatyzowanych sfer w polskich firmach. Witold Moszyński nie zgadza się jednak z tą opinią. Będąc w stałym kontakcie z dyrektorami personalnymi i zarządami polskich i zagranicznych firm, widzi, ile jest inwestycji w tej dziedzinie. — W pogoni za efektywnością operacyjną i kosztową wiele znanych mi „drużyn HR” od dawna korzysta z różnych systemów informatycznych. Prawdą natomiast jest, że przeważają tzw. twardokadrowe rozwiązania — mówi przedstawiciel PKP.
Tymczasem na zaawansowane rozwiązania usprawniające „miękki” HR mogą sobie pozwolić nawet małe firmy. Najbliższa przyszłość będzie należała do aplikacji w modelu SaaS, czyli oferowanych w formie usługi przez internet. Oznacza to comiesięczny abonament zamiast zakupu licencji. Z takiej okazji biznesowe mikrusy będą korzystały coraz częściej. Zwłaszcza że do inwestycji w HR-ową informatykę zachęcają je także przepisy.
— Nowoczesny software zapewnia nie tylko automatyzację i standaryzację procesów personalnych, ale także ograniczenie kosztów. W znacznym stopniu zwiększa też bezpieczeństwo działań, minimalizując ryzyko kar finansowych lub innych sankcji za niedopełnienia obowiązków ustawowych — tłumaczy Anna Węgrzyn. Za wdrożeniami przemawiają jednak zwłaszcza perspektywy lepszych wyników finansowych. Wskazuje na to m.in. badanie przeprowadzone przez Human Capital Institute na zlecenie SAP. 76 proc. firm, których działy personalne koncentrują się na strategicznych celach i rozwijają tzw. talenty przy wsparciu rozwiązań informatycznych, realizuje lub nawet przekracza cele finansowe.