Poczta Polska zatrudnia pond 80 tys. pracowników, ma przeszło 7,5 tys. placówek, 14 sortowni, a rocznie dostarcza blisko 1,3 mld listów i około 120 mln paczek. Taka skala działania sprawia, że wsparcie IT jest kluczowe dla funkcjonowania biznesu. W firmie działa kilkaset systemów informatycznych i aplikacji, a w pionie informatyki i telekomunikacji pracuje około 850 osób (blisko połowa w terenie).
Wymiana sprzętu czy zakup licencji to operacje warte dziesiątki milionów złotych. Wartość dwóch największych z czterech głównych projektów przewidzianych w pocztowej strategii będzie nawet większa — przekroczy 100 mln zł. Będą łakomym kąskiem dla firm IT, które niebawem staną w szranki w przetargach.
Serce biznesu
Jeden z kluczowych projektów to Nowy System Operacyjny (NSO) — wspierający sprzedaż we wszystkich kanałach. W połowie listopada wystartował dialog konkurencyjny, w którym zostanie wybrane rozwiązanie i dostawca.
— Potrzebujemy rozwiązania, które pozwoli nam szybciej dostarczać nowe produkty i usługi na rynek — mówi Tomasz Jeruzalski, dyrektor zarządzający pionem informatyki i telekomunikacji Poczty Polskiej.
Nowy system zastąpi Pocztę2000, stworzoną i utrzymywaną przez Postdatę (spółkę Poczty Polskiej i Asseco), która jest już prawie pełnoletnia, a także systemy wprost z nią powiązane.
— Obecny system jest rozproszony, a my mamy prawie 50 tys. komputerów, wiec wprowadzanie zmian jest pracochłonne i zajmuje dużo czasu. Wdrożenie NSO zakłada, że większość prac, polegających na konfiguracji, będzie wykonywana przez nas — mówi dyrektor.
Poczta zdecydowała się na formułę dialogu technicznego, bo chce dokładnie poznać rynkową ofertę — dostępne technologie, ich możliwości, wymagania w zakresie baz danych i infrastruktury.
— Elementy te decydują o kosztach wprowadzonej zmiany — nasza skala sprawia, że musimy zastanawiać się nad każdym. W trakcie postępowania rozważamy przeprowadzenie próbkowania, aby sprawdzić proponowane rozwiązania — mówi Tomasz Jeruzalski. Termin rozstrzygnięcia przetargu zależy od liczby i jakości zgłoszeń — jest szansa, że
nastąpi to w pierwszej połowie przyszłego roku. Realizacja całego projektu zaplanowana jest na kilka lat. System będzie musiał zostać zintegrowany z wieloma innymi.
— Obecnie nasi listonosze mają około 22 tys. tabletów i 3 tys. smartfonów, a w firmie jest prawie 50 tys. komputerów. Nowy system musi się z nimi komunikować, a to wymaga czasu — wyjaśnia dyrektor.
Logistyka, HR i billing
Drugi wielki system, który chce kupić Poczta Polska, to TMS, wspierający procesy logistyczne. Nowe rozwiązanie w dużym stopniu zastąpi ZST, kilkunastoletni system utrzymywany i rozwijany przez Sygnity. Trwa przetarg na doradcę technicznego.
— Przetarg na nowy system planujemy ogłosić w przyszłym roku. Formuła — otwarta albo dialogu konkurencyjnego — będzie zależała od naszej wiedzy w zakresie praktycznych rozwiązań — mówi Tomasz Jeruzalski.
Wdrożenie powinno trwać krócej niż w przypadku NSO. Poczta Polska analizuje też wymianę oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi (HR). Obecnie wykorzystywane oprogramowanie HR firma utrzymuje samodzielnie. Nie odpowiada ono jednak w pełni nowym potrzebom. Kupi nowe, jeśli zasoby na to pozwolą.
— Priorytetem są zmiany wynikające z PPK. Jesteśmy największą firmą w Polsce pod względemzatrudnienia i nie wszystkie technologie są w stanie udźwignąć przetwarzanie na taką skalę. Nie wykluczamy mniejszych dostawców, jeśli ich rozwiązania będą odpowiednie do naszych potrzeb — mówi dyrektor.
Poczta potrzebuje też systemu billingowego do rozliczeń z klientami korporacyjnymi.
— Sprawdzamy, co jesteśmy w stanie zrobić sami, a kupować będziemy tylko to, co będziemy musieli. Już nad tym pracujemy — mówi dyrektor.
Niezależność i optymalizacja
Podobnie jak ZUS, w którym szykuje się wymiana potężnego KSI, Poczta Polska chce się uniezależnić od dostawców technologii i wykonawców.
— Chcemy to zrealizować, w większym stopniu inwestując we własne zasoby. Dlatego kładziemy duży nacisk na pozyskiwanie wiedzy od naszych dostawców poprzez szkolenia — mówi Tomasz Jeruzalski.
Pocztowy budżet na inwestycje IT przekracza 100 mln zł rocznie. Dodatkowo firma ponosi koszty utrzymania systemów. Jest miejsce na optymalizację.
— Zadanie naszego głównego architekta polega na zminimalizowaniu liczby rozwiązań. W ostatnich dwóch latach zredukowaliśmy ją prawie o połowę. Staramy się bazować na standardowych i uniwersalnych rozwiązaniach, a unikać przygotowywanych indywidualnie z myślą o bieżących usprawnieniach — mówi dyrektor.
Widoczne ożywienie
Po dość długim zastoju, który położył się cieniem na kondycji wielu polskich firm informatycznych, zamówienia publiczne z obszaru ICT w końcu ruszyły. Od początku roku zostało ogłoszone 2,74 tys. przetargów z obszaru teleinformatyki, czyli o 18 proc. więcej niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. W tym czasie liczba rozstrzygniętych przetargów wyniosła 2,8 tys. vs 1,97 tys., co oznacza wzrost o ponad 42 proc. Od początku czwartego kwartału ogłoszonych przetargów przybyło niewiele — zaledwie 2 proc. Spowolnienie dynamiki może wynikać z wprowadzenia od 18 października elektronizacji przetargów. Wielu zamawiających, chcąc uniknąć zamieszania z nową formą komunikacji, starało się ogłosić postępowanie przed tą datą. Liczba udzielonych zamówień od początku października wzrosła natomiast o 22 proc. do ponad 800. W ostatnich kwartałach duże przetargi z obszaru teleinformatyki ogłosiły m.in. ARiMR, GDDKiA, PGNiG i ZUS. Sporo zamówień ogłaszają samorządy i szpitale, co jest związane z chęcią wykorzystania pieniędzy z UE, których rozdysponowanie było opóźnione.